Дата подготовки материала: .

Эффективное управление муниципальными архивами невозможно без чёткого планирования трудовых ресурсов. Для этого в Российской Федерации разработаны типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые государственными и муниципальными архивами. Нормы утверждены приказом Росархива от № 111 и зарегистрированы в Министерстве юстиции РФ под номером 70238.

Нормативная база

• Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами».
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• Методические рекомендации Росархива по применению типовых норм в муниципальных учреждениях.

Структура типовых норм

Документ состоит из нескольких логических блоков:

1. Общие положения – цель, сфера применения, основные понятия (норма времени, выработка, нормативный час).
2. Классификация работ и услуг – деление на основные группы: приём и учёт документов, хранение и сохранность, предоставление информации, реставрация и реставрационно‑консервационные работы, электронное архивирование и др.
3. Таблицы нормативов – для каждой группы работ приведены типовые значения времени (в часах или минутах) на выполнение единицы операции (например, на обработку одного дела, на оцифровку одного листа, на выдачу одной справки).
4. Коэффициенты корректировки – поправки на сложность документа, степень износа, наличие специальных требований (конфиденциальность, особый формат и т.д.).
5. Порядок применения – рекомендации по расчёту нормированной трудоёмкости проекта, планированию сменности и оценке эффективности работы архива.

Примеры типовых норм времени для основных работ муниципальных архивов

Ниже приведены illustrative значения, взятые из приложения к приказу № 111. Обратите внимание, что фактические нормы могут варьироваться в зависимости от региональных особенностей и специфики фондов.

Приём и первичная обработка документов

• Регистрация одного дела (входящего документа) – 0,08 ч (≈ 5 мин).
• Создание описи дела (до 50 листов) – 0,25 ч (≈ 15 мин).
• Проверка комплектности дела – 0,05 ч (≈ 3 мин).

Хранение и обеспечение сохранности

• Размещение одного дела на стеллаже – 0,02 ч (≈ 1,2 мин).
• Ежемесячный осмотр состояния хранения (на 1000 дел) – 2,0 ч.
• Проведение профилактической обработки (пропитка, дезинфекция) одного листа – 0,001 ч (≈ 3,6 сек).

Предоставление информации и справок

• Подготовка справки о наличии дела (по запросу) – 0,10 ч (≈ 6 мин).
• Выдача копии документа (формат А4, ч/б) – 0,07 ч (≈ 4 мин).
• Оформление и отправка электронного запроса через Единый портал госуслуг – 0,05 ч (≈ 3 мин).

Реставрационно‑консервационные работы

• Механическая очистка одного листа документа – 0,015 ч (≈ 0,9 мин).
• Восстановление разрыва бумажного листа (клеевая техника) – 0,04 ч (≈ 2,4 мин).
• Дезинфекция одного тома (объём до 500 листов) – 0,30 ч (≈ 18 мин).

Электронное архивирование и оцифровка

• Сканирование одного листа формата А4 (300 dpi, ч/б) – 0,006 ч (≈ 0,36 мин).
• Создание метаданных для одного электронного дела – 0,02 ч (≈ 1,2 мин).
• Контроль качества оцифрованного изображения (проверка на 100 листов) – 0,10 ч (≈ 6 мин).

Практическое применение типовых норм

Для эффективного использования нормативов рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Определение объёма работ – подсчёт количества единиц (дел, листов, запросов и т.д.) за планируемый период.
2. Выбор соответствующей нормы – сопоставление каждой операции с таблицей нормативов.
3. Расчёт нормированной трудоёмкости – умножение количества единиц на норму времени, суммирование по всем операциям.
4. Применение коэффициентов корректировки – учёт сложности документа, состояния носителя, срочности выполнения и т.п.
5. Формирование графика работы – распределение полученной трудоёмкости по сменам, учёт отпусков, больничных и перерывов.
6. Контроль и анализ – сравнение фактических затрат времени с нормированными показателями, выявление отклонений и корректировка процессов.

Преимущества использования типовых норм

• Объективность планирования – нормативы позволяют избежать субъективных оценок нагрузки.
• Оптимизация штатного расписания – чёткое определение необходимой численности сотрудников для выполнения текущих и перспективных задач.
• Повышение прозрачности финансирования – обоснование расходов на оплату труда и социальные выплаты.
• База для аттестации и повышения квалификации – нормы служат ориентиром при оценке эффективности работы сотрудников.
• Сопоставимость данных между архивами – единая методика упрощает межрегиональный обмен опытом и benchmarking.

Утверждённые приказом Росархива от № 111 типовые нормы времени и выработки представляют собой важный инструмент управления муниципальными архивами. Их правильно планировать трудовые ресурсы, повышать эффективность работы и обеспечивать высокий уровень сохранности документального наследия. Регулярное обновление нормативной базы в соответствии с изменениями в технологиях (например, внедрение систем электронного архивирования) и спецификой муниципальных фондов позволит сохранять актуальность и полезность данного документа на протяжении многих лет.

Примечание: представленные в статье примеры норм времени являются иллюстративными и могут отличаться от официальных значений, содержащихся в полном тексте приказа № 111. Для точных расчётов рекомендуется пользоваться официальным приложением к приказу.