Эффективная деятельность государственных и муниципальных архивов немыслима без обоснованного планирования трудовозатрат․ Нормы времени на работы и услуги служат основой для определения численности персонала, формирования бюджетных заданий, оценки производительности труда и расчета стоимости платных архивных услуг․ На 2026 год основным регулирующим документом в этой сфере является Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами»․
Нормативная база и исторический контекст
Система нормирования труда в архивном деле эволюционировала вслед за изменениями трудового законодательства и внедрением информационных технологий:
- Приказ Росархива от — утвердил «Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ»․ Это был первый масштабный документ, учитывающий компьютеризацию процессов․
- Нормы Росархива от — разработаны в связи с установлением 40-часовой рабочей недели (Закон РФ от № 3543-1) и принятием нового Трудового кодекса РФ․ Документ долгое время оставался базовым нормативным сборником․
- Приказ Росархива от № 111 (зарегистрирован в Минюсте РФ) — действующий на 2026 год основной документ, отменивший нормы 2007 года․ Он приведен в соответствие с современными этапами архивной работы (цифровая трансформация, электронные архивы, новые формы предоставления услуг)․
- Приказ Росархива от № 77 — регулирует вопросы сроков хранения и ведомственных перечней, что неразрывно связано с трудоемкостью процессов формирования и экспертизы фондов․
Структура и состав типовых норм (по Приказу № 111)
Нормативный сборник, утвержденный Приказом № 111, имеет четкую структуру, охватывающую все основные направления архивной деятельности:
Нормативная часть
Содержит методические рекомендации по применению норм, определения основных понятий (норма времени, норма выработки, норма обслуживания, норма численности) и правила их расчета с учетом специфики архивных процессов․
Перечень нормируемых операций (Приложение)
Нормы сгруппированы по ключевым функциональным блокам:
- Прием и регистрация документов: учет входящей документации, экспертиза акта, составление описей к поступающим фондам․
- Фондовая работа (научно-справочный аппарат): систематизация, описание дел (традиционных и электронных), составление указателей, ввод данных в АИС (автоматизированные информационные системы), ретрибуция․
- Хранение и обеспечение сохранности: размещение дел в хранилищах, пересчет фондов, контроль микроклимата, профилактика биологических повреждений, дезинфекция․
- Информационно-справочное обслуживание (ИСО):
- Поиск и выдача документов (в читальном зале, удаленно)․
- Оформление архивных справок, выписок, заверенных копий․
- Работа с электронными запросами (портал «Госуслуги», веб-сайты архивов)․
- Цифровое преобразование и электронное хранение:
- Сканирование документов (различные форматы, разрешение, цветность)․
- Распознавание текста (OCR), верификация образов․
- Формирование электронных архивных фондов, расчет контрольных сумм, передача в доверенное хранилище․
- Реставрация и консервация: нормы на виды реставрационных операций (промывка, склеивание, дублирование, переплет и т․д․)․
- Методическая и контрольная работа: инспекции ведомственных архивов, консультации, обучение кадров․
Ключевые принципы применения норм
Типовый характер и корректировка
Утвержденные нормы имеют типовый (рекомендательный) характер․ Руководители архивов имеют право устанавливать местные нормы времени и выработки с учетом конкретных условий труда:
- Степени оснащения техническими средствами (сканеры высокой производительности, автоматические стеллажи)․
- Сохранности и сложности поступающих документов․
- Специфики фондов (секретные, уникальные, аудиовизуальные, фото/кино/фоно документы)․
- Объема удаленной работы и электронного документооборота․
Местные нормы устанавливаются по результатам хронометража или фотохронометража с участием профсоюза․
Учет времени на отдых и личные нужды
В нормы времени закладываются перерывы на отдых и личные нужды (обычно до 7% от операционного времени), а также время на подготовку рабочего места к началу и концу смены․
Дифференциация по категориям сложности
Для большинства операций (например, описание дел, сканирование, реставрация) установлены коэффициенты сложности (категории I–III или А–В), позволяющие точно учитывать трудоемкость работы с документами разного состояния и вида․
Практическое значение норм для архивной организации
| Сфера применения | Роль норм времени |
|---|---|
| Планирование штата и зарплатного фонда | Обоснование численности сотрудников (нормативная численность) для выполнения госзадания․ Расчет фонда оплаты труда (ФОТ)․ |
| Формирование госзадания | Перевод количественных показателей госзадания (кол-во дел к описанию, кол-во запросов к исполнению) в трудозатраты (человеко-часы/год)․ |
| Контроль производительности труда | Сравнение фактических затрат времени с нормативными для выявления резервов производительности и оценки эффективности внедрения ПО/оборудования․ |
| Расчет стоимости платных услуг | База для определения себестоимости услуг (выдача справок, копирование, оцифровка по запросам граждан и организаций) согласно Приказу Росархива об утверждении методики расчета стоимости․ |
| Мотивация персонала (КПИ) | Основание для установки нормативов выработки при поstückной или сдельно-премиальной системе оплаты труда․ |
Современные вызовы и перспективы развития нормирования
На 2026 год актуальными проблемами, требующими уточнения норм, являются:
- Массовое оцифрование: Внедрение высокопроизводительных сканирующих комплексов и ИИ для автоклассификации требует пересмотра норм на сканирование и верификацию (снижение временных затрат на единицу)․
- Электронные архивы (ЭА): Появление новых операций: инжестинг пакетов (SIP), миграция форматов, контроль целостности (fixity checks), управление метаданными (Dublin Core, EAD, PREMIS)․ Нормы 2022 года заложили основу, но на практике требуют детализации․
- Удаленное обслуживание: Рост доли запросов через «Госуслуги» и порталы архивов меняет структуру времени ИСО-специалиста (меньше контактной работы, больше работы с электронными копиями и цифровой подписью)․
- Интеграция с ЕАИС (Единая архивная информационная система): Нормирование времени на работу в едином федеральном реестре/информационной системе․
Резюме: алгоритм работы архивиста с нормами
- Изучение Приказа № 111: Ознакомление с нормативной частью и приложением (перечнем норм)․
- Анализ условий труда: Оценка оснащенности, квалификации кадров, специфики фондов․
- Принятие локального акта: Утверждение местных норм (при необходимости) или прямого применения типовых норм приказом директора архива․
- Планирование: Расчет плановой трудоемкости работ на год (График выполнения госзадания)․
- Учет и контроль: Ведение табелей учета рабочего времени, отчетов о выполнении нормативов выработки․
- Анализ отклонений: Ежеквартальный/ежегодный анализ факта vs план для корректировки норм или организации труда․
Ключевые нормативные акты для справочной системы архивиста:
- Приказ Росархива от № 111 — Основной документ (Типовые нормы времени и выработки)․
- Приказ Росархива от № 77 — Порядок установления сроков хранения (связан с трудоемкостью экспертизы)․
- ТК РФ (ст․ 160, 163) — Законодательная база нормирования труда․
- Приказ Минтруда России от № 94н — Типовое положение о нормировании труда․
- Методика расчета стоимости архивных услуг (утв․ Росархивом) — для расчета тарифов на платные услуги․