Дата подготовки материала: ․

В современных архивных учреждениях всё большее значение приобретает автоматизация процессов обработки‚ хранения и предоставления документов․ Для обеспечения объективной оценки труда сотрудников‚ работающих с персональными электронно‑вычислительными машинами (ПЭВМ)‚ разработаны типовые нормы времени и выработки․ Они регламентируют‚ сколько времени должно уходить на выполнение типовых операций при работе с архивными фондами в электронном виде․

Нормативная база

• Приказ Росархива от № 111 – утверждение типовых норм времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые государственными и муниципальными архивами․
• СанПиН 2․2․2/‑03 – гигиенические требования к организации труда и отдыха при работе с ПЭВМ; ограничение общей продолжительности работы за компьютером в течение 8‑часового рабочего дня до 4 часов (или 50 % рабочего времени)․
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по применению типовых норм в архивах субъектов РФ․

Цель и область применения

Типовые нормы времени предназначены для:

• планирования труда и расчёта нормативной выработки сотрудников архивов;
• оценки эффективности использования ПЭВМ в архивных процессах;
• формирования бюджетных смет и нормативов финансирования;
• контроля соблюдения санитарно‑эпидемиологических требований при работе за компьютером․

Нормы распространяются на все виды архивных учреждений – федеральные архивы‚ архивы субъектов Российской Федерации‚ а также на архивы различных профилей (управленческая документация‚ личные фонды‚ документы по личному составу и т․д․)․

Основные направления работ с ПЭВМ в архивах

В нормативном сборнике выделены следующие ключевые направления‚ для которых установлены типовые нормы времени:

1. Ввод и обработкаmetadata – создание электронных карточек описания дел‚ заполнение полей классификаторов‚ присвоение уникальных идентификаторов․
2. Цифровое копирование и сканирование – подготовка документов к сканированию‚ настройка оборудования‚ контроль качества полученных изображений․
3. Хранение и резервное копирование электронных фондов – организация структуры хранения‚ проверка целостности файлов‚ выполнение бэкапов․
4. Поиск и выдача электронных документов – формирование запросов в базе данных‚ предоставление пользователям копий в требуемом формате․
5. Администрирование информационных систем – настройка прав доступа‚ обновление программного обеспечения‚ мониторинг работы серверов;
6. Обучение и консультирование пользователей – проведение инструктажей‚ подготовка методических материалов‚ ответы на запросы․

Примеры типовых норм времени

Ниже приведены illustrative значения (в минутах на одну операцию) для типичных задач‚ выполняемых одним работником․ Фактические нормативы могут варьироваться в зависимости отразависимости от сложности документации и используемого программного комплекса․

• Ввод metadata одной единицы хранения – 5–7 мин․
• Сканирование одного листа формата А4 – 1‚5–2 мин (включая подготовку и контроль качества)․
• Контроль целостности электронного файла (контрольная сумма) – 0‚5 мин на файл․
• Формирование запроса и выдача копии документа в PDF – 3–4 мин․
• Ежедневное резервное копирование объёмом до 10 ГБ – 10–12 мин (в зависимости от скорости накопителя)․

Ограничения по продолжительности работы за ПЭВМ

Согласно СанПиН 2․2․2/‑03‚ общая продолжительность работы за персональным компьютером в течение 8‑часового рабочего дня не должна превышать:

• 4 часа чистой работы за экраном;
• эквивалентно 50 % от общего рабочего времени․

Это означает‚ что при планировании смены необходимо чередовать работу за ПЭВМ с другими видами деятельности (работа с бумажными документами‚ консультации‚ перерывы)․ При превышении установленного лимита следует организовывать дополнительные перерывы (микроперерывы каждые 20–30 минут) и проводить профилактику зрительного и опорно‑двигательного аппарата․

Практическое применение норм

Планирование труда

На основе типовых норм рассчитывается нормативная выработка на месяц или квартал․ Например‚ если архивариус должен обработать 200 единиц хранения в месяц‚ то:

200 ед․ × 6 мин․ (среднее время ввода metadata) = 1200 мин․ = 20 ч․

Полученное значение сравнивается с доступным рабочим временем с учётом ограничения в 4 часа в день․
Оценка эффективности внедрения ПЭВМ
Сравнивая фактическое время выполнения операций с типовыми нормами‚ можно выявить узкие места:

Если время сканирования значительно превышает норму – возможно‚ требуется обновление сканера или оптимизация workflow․
Если время ввода metadata ниже нормы – стоит проверить качество заполнения полей (риск поверхностной работы)․

Формирование бюджета
Нормы времени служат основой для расчёта необходимой численности персонала и затрат на обучение‚ обслуживание оборудования и лицензионное ПО․
Типовые нормы времени и выработки на работы архивов с применением ПЭВМ представляют собой важный инструмент управления трудом в архивных учреждениях․ Они позволяют:

обеспечить прозрачность и объективность оценки труда;
соответствовать санитарно‑эпидемиологическим требованиям;
оптимизировать использование технологических ресурсов;
планировать бюджет и кадровые потребности․

При применении норм необходимо учитывать специфику конкретного архива‚ характер обрабатываемых документов и уровень автоматизации процессов․ Регулярный пересмотр и корректировка нормативов в соответствии с изменениями в законодательстве‚ технологическими новинками и обратной связью от сотрудников обеспечат их актуальность и эффективность․

Источники: Приказ Росархива от № 111; СанПиН 2․2․2/‑03; методические материалы Федерального архивного агентства (данные на )․