Дата подготовки материала: .

Муниципальные архивы выполняют широкий спектр функций: приём‚ хранение‚ учёт‚ комплектование‚ экспертизу ценности документов‚ обеспечение доступа к ним и многие другие. Для эффективного планирования труда‚ определения нормативной нагрузки сотрудников и бюджетирования необходимо иметь чётко установленные нормы времени на каждую из выполняемых работ и услуг.

В Российской Федерации нормативная база для определения таких норм формируется на уровне федерального архивного агентства (Росархив) и дополняется региональными актами субъектов РФ. Наиболее актуальным документом являются Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами‚ утверждённые приказом Росархива от № 111.

Правовая основа

• Приказ Федерального архивного агентства от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами» (зарегистрирован в Минюсте России № 70238).
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ от .
• Нормативные акты субъектов РФ‚ уточняющие применение типовых норм в муниципальных архивах с учётом местного законодательства и специфики хранимых документов.

Цель и задачи типовых норм

Типовые нормы времени предназначены для:

1. Определения нормативной трудоёмкости типовых операций (приём документов‚ их описание‚ реставрация‚ оцифровка‚ предоставление справок и т.д.).
2. Планирования рабочего времени сотрудников архива и расчёта необходимой численности штата.
3. Оценки эффективности работы архивных подразделений и выявления резервов повышения производительности.
4. Формирования смет расходов на содержание архива и обоснования финансирования из муниципального бюджета.
5. Обеспечения сопоставимости показателей деятельности различных архивов на региональном и федеральном уровнях.

Структура документа

Типовые нормы включают две основные части:

• Нормативная часть – перечень видов работ и услуг с указанием единицы измерения (человек‑час‚ человек‑день) и нормативного времени на выполнение одной единицы операции.
• Методическая часть – рекомендации по применению норм‚ учету специфических условий (тип хранимых документов‚ уровень автоматизации‚ квалификация персонала) и корректировке нормативов в зависимости от сложности задачи.

Основные направления деятельности и примеры нормативов

Ниже приведены примеры типовых норм времени для наиболее типичных операций в муниципальных архивах (данные взяты из приложения к приказу № 111 и адаптированы под муниципальный уровень).

Приём и первичная обработка документов

• Приём документов на бумажном носителе (до 100 листов) – 0‚25 чел‑час на партию.
• Регистрация поступивших документов в электронную систему учёта – 0‚10 чел‑час на документ.
• Предварительная оценка состояния документов (выявление повреждений) – 0‚05 чел‑час на документ.

Хранение и обеспечение сохранности

• Размещение документов на стеллажах (стандартный ящик) – 0‚02 чел‑час на ящик.
• Проведение профилактического осмотра фонда (визуальный контроль) – 0‚5 чел‑час на 1000 единиц хранения.
• Контроль микроклимата (проверка показаний датчиков) – 0‚1 чел‑час в сутки на один климатический блок.

Описание и cataloguing

• Создание библиографического описания документа (уровень «единица хранения») – 0‚20 чел‑час на документ.
• Ввод описания в электронный каталог (включая проверку) – 0‚15 чел‑час на запись.
• Классификация по системе РКД (Российская классификация документов) – 0‚10 чел‑час на документ.

Комплектование и экспертиза ценности

• Проведение предварительной экспертизы ценности (по критериям исторической‚ научной‚ социальной значимости) – 0‚30 чел‑час на документ.
• Принятие решения о включении в фонд или отказе – 0‚05 чел‑час на документ.

Реставрация и консервация

• Механическая очистка поверхности документа (мягкая щётка) – 0‚10 чел‑час на лист.
• Укрепление разрывов японской бумагой с клейстером ПВА – 0‚40 чел‑час на разрыв.
• Дезинфекция паром или УФ‑облучением – 0‚20 чел‑час на 100 листов.

Оцифровка и предоставление электронных копий

• Сканирование документа формата А4 в режиме 300 dpi‚ ч/б – 0‚05 чел‑час на лист.
• Обработка полученного изображения (обрезка‚ коррекция контраста) – 0‚03 чел‑час на файл.
• Загрузка в электронный фонд и формирование метаданных – 0‚07 чел‑час на файл.
• Подготовка и выдача электронной копии пользователю (включая оформление сопроводительного письма) – 0‚15 чел‑час на запрос.

Консультационно‑справочная работа

• Подготовка справки по запросу (поиск в каталоге‚ выбор документов‚ оформление) – 0‚50 чел‑час на справку средней сложности.
• Проведение экскурсии для группы посетителей (до 15 человек) – 1‚0 чел‑час на группу.
• Консультация по работе с электронным каталогом (обучение) – 0‚25 чел‑час на человека.

Особенности применения норм в муниципальных архивах

При использовании типовых норм необходимо учитывать следующие факторы:

• Тип хранимых документов – муниципальные архивы часто содержат большое количество управленческой документации‚ документов личного происхождения и по личному составу‚ что может влиять на трудоёмкость операций (например‚ более сложная экспертиза ценности личных дел).
• Уровень автоматизации – наличие современных систем электронного учёта и сканирования позволяет снизить нормативы на ввод данных и оцифровку.
• Квалификация персонала – нормы рассчитаны на среднестатистического специалиста с соответствующей профессиональной подготовкой; при наличии стажёров или недостаточно квалифицированных сотрудников нормативы могут быть увеличены.
• Региональное законодательство – некоторые субъекты РФ устанавливают дополнительные требования к срокам хранения‚ форме предоставления справок и т.д.‚ что может потребовать корректировки нормативов.

Порядок обновления и корректировки норм

Типовые нормы подлежат периодическому пересмотру не реже одного раза в пять лет. Основания для внесения изменений:

1. Изменения в нормативной базе (новые приказы Росархива‚ изменения в Федеральном законе «Об архивном деле»).
2. Техническое перевооружение архивов (внедрение новых сканеров‚ систем управления документами).
3. Накопление практического опыта и выявление системных отклонений от нормативных показателей.
4. Изменения в структуре хранимого фонда (например‚ рост доли электронных документов).

Инициаторами корректировки могут выступать как федеральные органы (Росархив)‚ так и региональные архивные управления‚ которые направляют предложения в установленном порядке.

Нормы времени на работы и услуги‚ выполняемые муниципальными архивами‚ являются важным инструментом управления трудом и ресурсами. Их правильное применение позволяет:

• Обеспечить прозрачность и обоснованность расходов на архивную деятельность;
• Повысить эффективность использования рабочего времени сотрудников;
• Сопоставить показатели деятельности различных муниципальных архивов на региональном и федеральном уровнях;
• Своевременно выявлять резервы для оптимизации процессов и внедрения инновационных технологий.

С учётом актуального нормативного акта приказа Росархива от № 111 и рекомендаций по адаптации под муниципальные условия‚ архивные учреждения могут эффективно планировать свою деятельность‚ обеспечивая сохранность documentalного наследия и качественное предоставление услуг гражданам и организациям.

---

Подготовлено на основе информации из открытых источников и нормативных актов‚ актуальных на .