Эффективная деятельность любого архивного учреждения невозможна без обоснованного планирования трудозатрат. Нормы времени служат основным инструментом для определения трудоемкости операций, расчета штатной численности, планирования загрузки сотрудников и формирования тарифов на платные архивные услуги. Для муниципальных архивов в Российской Федерации система нормирования имеет свою специфику, определяемую как федеральным законодательством, так и нормативными правовыми актами субъектов РФ.

Правовая база: от отраслевых рекомендаций к типовым нормам

Долгие годы основным документом, регулирующим вопросы нормирования труда в архивах, был сборник «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (утв. Росархивом, редакция от ). Он содержал разделы по описанию документов, научно-справочному аппарату, использованию документов и комплексные нормы на подготовку публикаций.

Однако ключевым современным документом, действующим на текущий момент, является Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципаальными архивами» (зарегистрирован в Минюсте РФ).

• Важное изменение: В названии и тексте Приказа № 111 прямо закреплено применение норм как для государственных, так и для муниципальных архивов.
• Документ вступил в силу с года, отменяя предыдущие отраслевые нормативы в части норм времени и выработки.
• Нормы утверждены в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 163) и Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сфера действия и категории архивов

Согласно Методическим рекомендациям к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом), термин «архивы» используется в обобщенном значении и распространяется на:

1. Государственные архивы (федеральные, региональные).
2. Муниципальные архивы (архивы органов местного самоуправления, муниципальных учреждений).
3. Архивы музеев, библиотек, научных организаций (в части, не противоречащей их профилю).

Специфика применения в муниципальных архивах:

• Нормы Приказа № 111 являются типовыми. Муниципальные архивы применяют их с учетом законов субъектов Российской Федерации, регулирующих организацию местного самоуправления и архивное дело на уровне региона.
• Для архивов, хранящих специфические фонды (научно-техническая документация, кинофотофоно документы, документы по личному составу), допускается использование специализированных укрупненных норм (например, Межотраслевые нормы 1993 г. по НТД, Укрупненные нормы по документам личного происхождения) в качестве дополнения или уточнения типовых норм.

Структура типовых норм времени (по Приказу № 111)

Нормы времени классифицируются по основным архивным процессам. В типовый перечень входят нормы на следующие группы работ и услуг:

Прием, учет и размещение документов

• Прием документов от образующих организаций (перепись, осмотр, составление актов).
• Государственная регистрация фондов (присвоение индексов, ведение учетных журналов);
• Размещение дел в хранилищах (комплектация стеллажей, адресное хранение).

Описание архивных документов и создание научно-справочного аппарата (НСА)

Это наиболее трудоемкий раздел. Нормы дифференцированы по видам описания:

• Фондовое описание (описание дела в составе фонда).
• Экспертная оценка документов (подготовка к отбору/уничтожению, работа с экспертной комиссией).
• Создание путеводителей, обзоров, указателей (систематические, алфавитно-хронологические, именные).
• Автоматизация: ввод данных в АИС (Автоматизированные информационные системы), сканирование, привязка электронных копий.

Обеспечение сохранности документов (физическое хранение и восстановление)

• Санитарная обработка, сушка, дезинфекция, дезинсекция.
• Ремонт и восстановление документов (разглаживание, дублирование, переклеивание, перешивка).
• Консервация, ламинация, микрофильмирование/оцифровка в целях сохранения оригиналов.

Использование документов (информационно-справочное обслуживание)

• Прием и регистрация запросов (письменных, устных, электронных через порталы Госуслуг/региональные порталы).
• Поиск документов по описям и базам данных (нормы на единицу поиска).
• Выдача документов в читальный зал (подготовка, инструктаж пользователя, контроль).
• Подготовка копий (ксерокопирование, цифровое копирование, заверение копий).
• Подготовка архивных справок (стандартных и нестандартных), выписок, заверенных копий.
• Организация выставок, публикаций, оцифровка для удаленного доступа.

Комплексные нормы на подготовку публикаций

Отдельно выделены нормы на работы по подготовке к печати сборников документов, справочников, путеводителей по фондам (редактирование, верстка, корректура, взаимодействие с типографией).

Методика расчета и обоснования норм

Типовые нормы времени не являются догмой для каждого конкретного архива. Методика их расчета (заложенная в основу Приказа № 111 и описанная в Методике расчета штатной численности Росархива) предполагает:

1. Хронометражные наблюдения за работой квалифицированных архивистов.
2. Фотохронометрия (самофотография рабочего времени) для выявления структуры рабочего дня.
3. Расчет нормативов оперативного времени (время на основные и вспомогательные операции).
4. Установление норм обслуживания и выработки (объем работы в единицу времени).
5. Применение формулы расчета нормы времени (Нвр) на основе нормативов оперативного времени (Н) с учетом коэффициентов на отдых, личные нужды, подготовку рабочего места и т.д.

Формула (упрощенно): Нвр = Н × (1 + α + β + …), где α, β — коэффициенты на вспомогательное время, отдых и т.п.

Практическое применение норм в муниципальном архиве

Планирование деятельности и отчетность

Нормы времени являются базой для составления плана работы архива на год (п. 10.2 Методических рекомендаций). Руководитель архива рассчитывает трудоемкость плановых мероприятий (например, описание 500 дел фонда № Х, оцифровка 10 000 л.д., обслуживание 2000 запросов) и сопоставляет их с фондом рабочего времени штата.

Расчет штатной численности

На основе норм времени и плановых объемов работ рассчитывается потребность в архивистах, старших архивистах, научных сотрудниках, реставраторах, техническом персонале. Это обосновывает штатное расписание перед учредителем (муниципалитетом).

Оценка эффективности труда и оплата

• Внедрение норм выработки (объем работы за смену/час) позволяет переводить сотрудников на сдельную или сдельно-премиальную форму оплаты труда.
• Нормы времени используются для установления локальных нормативов труда (ЛНТ) в рамках коллективного договора или локального нормативного акта архива.

Формирование цен на платные услуги

Муниципальные архивы оказывают платные услуги (поиск сведений, выдача справок, копирование) не входящие в гарантированный объем. Себестоимость таких услуг рассчитывается на основе затрат рабочего времени (по нормам) и тарифных ставок сотрудников.

Особенности адаптации норм на местном уровне

Приказ Росархива № 111 устанавливает типовые нормы. Муниципальный архив имеет право (и часто обязанность) разработать местные нормы времени с учетом:

• Специфики фондов (преобладание дел дореволюционного периода, советского времени, современных электронных документов).
• Технического оснащения (наличие планетарных сканеров, АИС «Архив», систем электронного документооборота).
• Квалификации кадров.
• Условий хранения (состояние хранилищ, необходимость предварительной подготовки дел к выдаче).

Процедура утверждения местных норм:

1. Проведение хронометража/фотохронометрии по методике Росархива.
2. Обработка данных, расчет гармонических средних величин.
3. Согласование с профсоюзным органом (при наличии).
4. Утверждение приказом директора архива как локального нормативного акта.

Нормы для специальных групп документов

Если муниципальный архив хранит специфические фонды, к типовым нормам Приказа № 111 применяются дополнительные нормативы:

Контроль и актуализация

Федеральное архивное агентство (Росархив) осуществляет контроль за соблюдением норм времени в ходе проверок состояния архивного дела в субъектах РФ. Муниципальные архивы должны:

• Иметь на руках актуальную версию Приказа № 111 и приложения к нему.
• Вести учет фактических трудозатрат (табели учета рабочего времени, отчеты по этапам работ) для сравнения с нормами.
• Своевременно пересматривать местные нормы при введении новых технологий (например, массового внедрения ИИ для распознавания текстов, новых сканеров).

Нормы времени на работы и услуги, выполняемые муниципаальными архивами, — это не просто бюрократическая формальность, а управленческий инструмент. Переход к Приказу Росархива № 111 от года унифицировал подходы для гос- и мунитархивов, заложив أساس для прозрачного планирования, обоснованного финансирования с местных бюджетов и качественного оказания архивных услуг гражданам и организациям. Ключевым условием эффективности является грамотная адаптация типовых норм к реальным условиям конкретного муниципального архива через процедуру установления местных норм труда.

Основные нормативные правовые акты для работы:

1. Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципаальными архивами».
2. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Трудовой кодекс РФ (гл. 22 «Нормирование труда»).
4. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом).
5. Постановление Минтруда РФ от № 153 (по НТД) — по мере необходимости.
6. Законы субъектов РФ об архивном деле и местном самоуправлении.