В эпоху цифровизации культурного наследия создание и развитие автоматизированных информационных систем (АИС) становится приоритетной задачей для архивных учреждений России. Государственный архив Томской области (ОГКУ ГАТО) — один из старейших и крупнейших архивов Сибири — активно внедряет современные информационные технологии для обеспечения сохранности документов и предоставления открытого доступа к архивным фондам для широкой общественности и исследователей.

Общая характеристика учреждения

Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Томской области» (ОГКУ ГАТО) является методологическим центром системы архивных органов и учреждений Томской области. Архив расположен по адресу: г. Томск, Водяная улица, 78.

История архива уходит корнями в дореволюционное время; К 1890 году в нем уже хранилось 320 тысяч дел, а к 1896 году по распоряжению губернатора Т.А. Тобизена архив значительно расширился. Сегодня ГАТО является правопреемником исторических традиций хранения документов, включая фонды, ранее входившие в состав Центрального государственного архива РСФСР Дальнего Востока (созданного в 1940-х годах в Томске), куда перешли документы Дальневосточной народной республики.

Назначение и функции АИС ГАТО

Автоматизированная информационная система Государственного архива Томской области предназначена для решения комплекса задач:

• Учет и описание фондов: Ведение электронных описей, путемников и карточек хранения (ф. 1, оп. 1, д. 1 и т.д.).
• Обеспечение поискового доступа к сведениям о документах через Электронный каталог.
• Автоматизация процессов социально-правового и справочного обслуживания граждан (выдача справок, копий документов).
• Интеграция с федеральными ресурсами: портал «Архивы России» (archives.gov.ru), Национальная электронная библиотека (РусНеб), Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСА).
• Мониторинг состояния сохранности документов и управление депонированием.

Ключевые модули и сервисы АИС

Электронный каталог (ЭК), «Входная дверь» для исследователя

Основным публичным интерфейсом АИС является Электронный каталог ГАТО, доступный на официальном сайте учреждения и через портал «Архивы России». Он позволяет:

• Искать дела по фондам, описям, годам, названиям дел и ключевым словам.
• Просматривать сканированные копии документов (цифровые копии), внесенные в базу данных.
• Формировать заказы на выдачу дел в читальный зал или на получение копий дистанционно.

Важно: По состоянию на 2025–2026 годы в Электронный каталог активно вносятся данные по фондам периода Великой Отечественной войны (1941–1945 гг.), поступившим из военных комиссариатов области в 2023 году. Это позволяет родственникам участников войны находить сведения о призывниках, эвакуированных и тружениках тыла.

Модуль «Социально-правовые запросы»

Данный подсистема автоматизирует работу Отдела социально-правовых запросов (ул. Источная, 2а). Она обеспечивает:

1. Регистрацию входящих обращений (почта, портал Госуслуги, личный прием).
2. Трекинг этапов поиска документов (метрические книги, личные дела, служебные списки, домовые книги).
3. Формирование готовых архивных справок с электронной подписью.
4. Контроль сроков исполнения запросов (законодательно установлено до 30 дней).

Система управления цифровыми активами (Цифровой репозиторий)

В рамках национального проекта «Культура» и федерального проекта «Цифровая культура» ГАТО ведет массовую цифровизацию уникальных фондов. АИС включает репозиторий для хранения:

• Высококачественных TIFF-мастер-копий (для вечного хранения).
• WEB-версий (JPEG/PDF) для публикации в Электронном каталоге и на портале «Архивы России».
• Метаданных по стандартам Dublin Core / EAD (Encoded Archival Description) для межведомственного обмена.

Интеграция с федеральными и региональными платформами

АИС ГАТО не работает изолированно. Ключевые точки интеграции:

Платформа / Система	Роль интеграции
Портал «Архивы России» (archives.gov.ru)	Единая точка входа в фонды всех гос. архивов РФ. Данные ЭК ГАТО выгружаются сюда для федерального поиска.
ЕГАИСА (Единая гос. АИС архивного дела)	Федеральная система учета фондов, контроля сохранности и отчетности перед Росархивом.
Национальная электронная библиотека (РусНеб / RusNeb.ru)	Публикация оцифрованных уникальных документов (старопечатные книги, рукописи, фотофонды) с открытым доступом.
ИС «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ)	Прием заявок на архивные справки в электронном виде и выдача результата в личный кабинет гражданина.
ЦДНИ ТО (Центр документации новейшей истории)	Обмен данными по фондам партийных, комсомольских и советских органов власти (ул. Источная, 2а).

Технологический стек и безопасность

Современная АИС ГАТО строится на принципах импортозамещения и соответствия требованиям ФСТЭК и ФСБ:

• ОС: ОС семейства Linux (Астра Линукс, Ред ОС) или Windows (в сегментах, не требующих высокой секретности).
• СУБД: PostgreSQL / Postgres Pro (сертифицированные версии).
• Веб-сервер: Nginx + сертифицированные средства криптографической защиты (КриптоПро CSP) для TLS и ЭЦП.
• Защита ПДн: Соответствие 152-ФЗ, разграничение доступа по ролям (архивист, научный сотрудник, администратор, читатель);
• Резервное копирование: Регламентированное ежедневное/недельное копирование на автономные носители и в ДЦ обработки данных регионального уровня.

Перспективы развития (2026–2030 гг.)

На основе стратегии развития архивного дела Томской области и задач нацпроекта «Цифровая культура», планируется:

1. Внедрение ИИ-модулей для автоматического распознавания рукописного текста (HTR — Handwritten Text Recognition) в метрических книгах и делопроизводстве XIX–начала XX в., что кардинально ускорит ввод данных в ЭК.
2. Расширение «Виртуального читального зала»: возможность удаленной работы с оцифрованными делами с водяными знаками и контролем скачивания для зарегистрированных пользователей.
3. Создание тематических цифровых коллекций (например, «Томск в 1917–1920 гг.», «Эвакуация в Томскую область», «История Томского университета») с семантической разметкой для образовательных порталов.
4. Мобильное приложение для мониторинга состояния заказа справки и просмотра анонсов выставок (например, выставки «Вспомним их сегодня всех до одного», открытой в феврале 2025 г. к 80-летию Победы).

Практическая информация для пользователей АИС

Как пользоваться Электронным каталогом ГАТО:

1. Перейдите на официальный сайт ОГКУ ГАТО или на портал archives.gov.ru.
2. Выберите раздел «Электронный каталог» / «Поиск по фондам».
3. Используйте расширенный поиск: укажите номер фонда (если известен), диапазон лет, ключевые слова (фамилия, название организации, населенный пункт).
4. При необходимости закажите дело в читальный зал (ул. Водяная, 78) или оформите запрос на копирование через личный кабинет на Госуслугах.

Контакты для технической поддержки АИС и консультаций:

• Адрес читального зала: 634050, г. Томск, ул. Водяная, 78.
• Отдел социально-правовых запросов: г. Томск, ул. Источная, 2а.
• Телефон справки: Уточняйте на актуальном сайте (обычно +7 (3822) XX-XX-XX).
• E-mail: Официальный адрес указан на сайте gatomo.ru (или аналогичном домене ведомства).

---

АИС Государственного архива Томской области — это не просто база данных, а сложный программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий выполнение главной миссии архива: сохранение документального наследия и обеспечение конституционного права граждан на доступ к информации. Интеграция в федеральное цифровое пространство («Архивы России», ЕГАИСА, Госуслуги) и внедрение передовых технологий (цифровизация, ИИ-распознавание) делают уникальные фонды ГАТО — от дел Томской губернской администрации XIX века до документов военкоматов периода ВОВ — доступными для исследователя из любой точки страны и мира.

Помните: Электронный каталог отражает не 100% фондов архива. Если поиск не дал результатов, обязательно обратитесь к архивистам читального зала или направьте письменный запрос — в описях (путемниках), еще не внесенных в АИС, может находиться искомая вами информация.