Современные организации всё чаще переходят на электронный документооборот, однако требования к сохранности и доступности электронных архивных документов остаются столь же строгими, как и к бумажным фондам. Ниже представлен подробный обзор нормативных требований, практических рекомендаций и organisational‑мер, необходимых для обеспечения долговременного и юридически значимого хранения электронных архивов.
Нормативная база
- Приказ Министерства культуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
- Правила Росархива (пункт 143) – регламентирует включение электронных архивных документов в Систему хранения электронных документов (СХЭД).
- Федеральное архивное агентство – рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.
- КонсультантПлюс – разделы 6.1, X и др., содержащие нормативные условия хранения электронных документов.
- Делис Архив, Atlas‑soft, Диадок, SL Soft – практические пособия и комментарии к применению вышеуказанных нормативов.
Все перечисленные документы устанавливают обязательные требования к:
- срокам хранения (постоянный, временный >10 лет, временный ≤10 лет);
- способам и условиям размещения (СХЭД, физические носители);
- техническому обеспечению (средства чтения, копирования, перезаписи, контроля состояния файлов);
- защите от внешних воздействий (влажность, температура, пыль, электромагнитные помехи);
- организационным мерам (запрет на верхнюю одежду, мокрую и грязную обувь, посторонние предметы, пищевые продукты в архивохранилище).
Основные условия хранения электронных документов
Дублирование на разных носителях
Каждый электронный документ должен храниться в двух экземплярах на разных физических носителях информации (например, на магнитных лентах и оптических дисках, либо на двух отдельных серверах). Это обеспечивает resilience против отказа одного носителя.
Техническое обеспечение
В архиве должны быть доступны:
- устройства для чтения и записи данных, совместимые с форматами носителей;
- средства копирования и перезаписи (для обновления резервных копий);
- системы контроля целостности файлов (контрольные суммы, хеш‑функции, журналы изменений).
Использование СХЭД
Согласно п. 143 Правил Росархива, электронные архивные документы при передаче в архив должны включаться в СХЭД. Дальнейшее хранение только на физическом носителе допускается, если:
- документы не требуются в качестве юридически значимых;
- они предназначены для ограниченного круга лиц (кадровый, бухгалтерский отделы);
- их невозможно разместить в СХЭД из‑за технических ограничений.
Защита от внешних воздействий
Федеральное архивное агентство подчеркивает, что условия хранения должны обеспечивать защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. К таким мерам относятся:
- поддержание стабильной температуры (18‑22 °C) и относительной влажности (45‑55 %);
- фильтрация воздуха от пыли и частиц;
- защита от электромагнитных помех и статического электричества;
- системы пожаротушения, не повреждающие электронные носители (например, инертные газы).
Организационные требования к помещению
По Приказу Минкультуры РФ в архивохранилище запрещается:
- находиться в верхней одежде;
- использовать мокрую или грязную обувь;
- хранить посторонние предметы, имущество и оборудование;
- употреблять пищевые продукты.
Эти меры направлены на предотвращение механического загрязнения и короткого замыкания оборудования.
Сроки хранения и виды документов
Постоянного срока хранения
Документы, отнесённые к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче на постоянное хранение после завершения их текущего использования.
Временного срока хранения (>10 лет)
К этой категории относятся, например, документы по личному составу, бухгалтерские записи с длительным сроком давности и другие материалы, требующие сохранения более десяти лет.
Временного срока хранения (≤10 лет)
Документы с краткосрочным сроком хранятся до истечения установленного периода, после чего могут быть уничтожены по решению руководителя организации.
Документы, не вошедшие в Архивный фонд РФ
Электронные документы, не имеющие статуса архивного фонда, могут храниться в организации в соответствии с внутренними нормативными актами, но при этом должны соблюдаться все технические и организационные условия, указанные выше.
Практические рекомендации по организации архива
- Определить типы документов и присвоить каждому соответствующий срок хранения.
- Выбрать систему хранения (СХЭД – предпочтительный вариант для юридически значимых документов; резервные физические носители – для дублирования).
- Обеспечить техническую инфраструктуру: серверы с RAID‑массивами, ленточные библиотеки, оптических дисководы, системы контроля целостности.
- Создать регламенты доступа: роли и права пользователей, журнал операций, аудит изменений.
- Проводить периодическую проверку состояния носителей (чтение тестовых файлов, проверка контрольных сумм) не реже одного раза в год.
- Обучить персонал правилам обращения с электронными носителями и требованиям к архивохранилищу (запрет на верхнюю одежду, еду и т.д.).
- Документировать все процедуры: прием‑передачу, инвентаризацию, уничтожение (если применимо).
Ответственность и контроль
Нарушение условий хранения электронных архивов может повлечь:
- административную ответственность в соответствии с КоАП РФ (ст. 19.7 – нарушение правил ведения архивного дела);
- потерю юридической силы документов (например, невозможность подтвердить факт сделки в суде);
- риски утечки конфиденциальной информации из‑за недостаточной защиты носителей.
Для минимизации рисков рекомендуется назначить ответственного за электронный архив (архивариуса или специалиста по ИТ‑безопасности) и проводить внутренние аудиты не реже одного раза в два года.
Условия хранения электронных архивов формируються на пересечении законодательных требований, технических возможностей и организационной дисциплины. Соблюдение дублирования на разных носителях, использования СХЭД, обеспечения соответствующей климатической и технической среды, а также строгого контроля доступа и состояния файлов позволяет гарантировать:
- долговременную сохранность информации;
- её доступность для юридически значимых целей;
- соответствие нормативным актам РФ и минимизацию рисков штрафов и репутационного ущерба.
Применяя изложенные выше рекомендации, организации смогут построить надёжную и соответствующую государственным стандартам систему хранения электронных архивных документов.