Государственный архив – это специализированное учреждение, которое осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и иных архивных материалов. Требования к его работе определяются рядом нормативных актов, изданных Федеральным архивным агентством (Росархивом), Министерством культуры РФ и региональными органами контроля.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность государственных архивов, включают:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет правовые основы архивного фонда, функции архивов и их полномочия.
2. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления».
3. Приказ Росархива от 15 июня 2020 г; «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
4. Приказ Росархива от 2 марта 2020 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
5. Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г. № 19 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле».

Ключевые направления требований

Организационные требования

• Создание и поддержание архивных подразделений в государственных органах и муниципальных учреждениях в соответствии с Основами законодательства об Архивном фонде РФ (1993), Положением об Архивном фонде РФ (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998).
• Наличие утверждённого регламента работы (приказов, инструкций) по комплектованию, учёту и использованию архивных документов.
• Назначение ответственного лица (главного архивариуса), который контролирует соблюдение требований законодательства и нормативных актов.
• Обеспечение постоянного профессионального развития персонала (курсы, семинары, аттестация).

Технические и инфраструктурные требования

• Создание физически защищённого помещения (система контроля доступа, охрана, противопожарная защита, поддержание оптимального микроклимата).
• Обеспечение надёжных систем электропитания (источники бесперебойного питания, резервные генераторы).
• Наличие специального оборудования для работы с различными типами носителей (фото, микрофильм, электронные носители).
• Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СЭД‑Э), соответствующих типовым функциональным требованиям, утверждённым приказом от .

Функциональные требования к системам электронного документооборота

Согласно приказу Росархива от 15 июня 2020 г., СЭД и СЭД‑Э должны обеспечивать:

• Полный жизненный цикл документа – от поступления до передачи в архивный фонд и последующего доступа.
• Поддержку метаданных в соответствии с национальными стандартами (ГОСТ Р 7.0.100‑2018).
• Функции контроля доступа (ролевой доступ, журналирование действий).
• Возможность автоматической индексации и классификации документов.
• Гарантированную целостность и подлинность электронных документов (цифровые подписи, хеш‑контроль).
• Обеспечение резервного копирования и восстановления данных в соответствии с требованиями ФЗ‑125.

Требования к комплектованию и учёту архивных документов

1. Комплектование – формирование архивных фондов, делов, деловых единиц в соответствии с классификационной схемой (по субъекту, тематике, хронологии).
2. Учёт – ведение реестров, карточек описания, электронных каталогов, которые отражают:
   • Наименование документа;
   • Уровень ценности (ценностный, административный, юридический);
   • Место хранения (физическое и/или электронное).
3. Регулярный переоценочный контроль (каждые 5–10 лет) для определения необходимости продления срока хранения или уничтожения.

Требования к использованию архивных документов

• Ограничение доступа к документам, содержащим секретную, служебную или персональную информацию, в соответствии с законодательством о защите информации.
• Оформление запросов и выдача копий только уполномоченными лицами.
• Ведение журнала выдачи и отчётности о количестве и типе использованных документов.
• Соблюдение прав интеллектуальной собственности при предоставлении копий.

Требования контроля и надзора

Контроль за соблюдением требований осуществляется:

• Региональными органами государственного контроля (надзора) в соответствии с Руководством, утверждённым приказом от г.
• Федеральным архивным агентством – проведение проверок, выдача рекомендаций и предписаний.
• Внутренний аудит архивных подразделений – проверка соответствия внутренним регламентам и нормативным актам.

Практические рекомендации по внедрению требований

Планирование и подготовка

1. Сформировать комплексный план внедрения нормативных требований (сроки, ответственные, бюджет).
2. Провести анализ текущего состояния инфраструктуры, документооборота и кадрового состава.
3. Разработать политику информационной безопасности для электронных архивов.

Техническая реализация

• Выбрать СЭД/СЭД‑Э, отвечающую типовым функциональным требованиям (поддержка метаданных, цифровая подпись, журналирование).
• Обеспечить многоуровневую резервную копию (локальная + облачная) с периодическим тестированием восстановления.
• Внедрить систему контроля доступа на основе ролей и атрибутов пользователя.

Организационно‑методическое обеспечение

• Разработать инструкцию по комплектованию и учёту архивных документов, согласованную с методическими рекомендациями к Правилам организации хранения.
• Создать каталог нормативных актов (законы, приказы, методические рекомендации) в электронном виде с возможностью быстрого поиска.
• Провести обучающие семинары для архивных работников по работе с новыми системами и требованиям законодательства.

Оценка эффективности

Для контроля эффективности внедрения следует использовать следующие показатели:

• Процент документов, переведённых в электронный архив.
• Сокращение времени обработки запросов (целевое значение – не более 3 рабочих дней).
• Уровень соответствия требованиям (по результатам проверок – «соответствует», «частичное соответствие», «не соответствует»).
• Количество выявленных нарушений в ходе регионального надзора.

Требования государственного архива формируют основу надёжного и законного управления архивными документами в России. Их соблюдение гарантирует сохранность исторического и правового наследия, а также обеспечивает доступ к информации в рамках установленных правовых ограничений. Ключевыми элементами являются:

• Тщательное соблюдение нормативных актов (законы, приказы, методические рекомендации);
• Внедрение современных ИТ‑решений, отвечающих типовым функциональным требованиям;
• Организация эффективного контроля и надзора со стороны региональных и федеральных органов;
• Постоянное повышение квалификации персонала и адаптация к меняющимся технологическим условиям.

Только комплексный подход, объединяющий правовые, организационные и технические меры, позволяет государственному архиву выполнять свою миссию – сохранять, систематизировать и предоставлять доступ к документам, формирующим память и правовую основу государства.