В современном деловом мире электронные документы (ЭД) становятся основной формой делопроизводства. Их долговременное и надёжное хранение в архиве регулируется рядом нормативных актов, технических стандартов и методических рекомендаций. Ниже представлена подробная статья, в которой собраны основные правовые, функциональные и технические требования к организации хранения электронных документов (ЭД) в архиве.

Правовая база

Ключевые нормативные документы, определяющие порядок хранения ЭД в России:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (от ) – статья 17 обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. электронных, в течение нормативных сроков.
2. Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. № … «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
3. Приказ ФНС России № … (2025) – требования к хранению электронных документов с электронной подписью.
4. Приказ Федерального архивного агентства № 77 (от 17 сентября 2023) – новые правила комплектования, учёта и хранения электронных архивных документов (ЭАД).
5. ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – стандарты делопроизводства и архивного дела, учитывающие особенности электронных документов.
6. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены приказом Минкультуры РФ).

Все перечисленные акты требуют от организации разработки локального нормативного акта, регламентирующего порядок управления электронными документами и их архивного хранения.

Функциональные требования к системе хранения электронных документов (СХЭД)

Согласно типовым требованиям, предъявляемым к СЭД и СХЭД, система должна обеспечивать:

• Информационную и функциональную совместимость с другими системами электронного документооборота (СЭД) и с государственными информационными системами.
• Обеспечение передачи на хранение электронных документов из СЭД в СХЭД без потери целостности и подлинности.
• Соответствие процессам и процедурам управления документами, установленным Правилами делопроизводства и правилами обмена документами в электронном виде.
• Поддержку электронной подписи (ЭП) и хранение открытых сертификатов ключей проверки ЭП.
• Возможность комплектования (формирование архивных единиц), учёта (реестры, метаданные) и использования (поиск, выдача) документов.
• Наличие не менее двух экземпляров каждой единицы хранения (основной и резервный).
• Гарантированный доступ к документам только уполномоченным пользователям (разграничение прав доступа).
• Поддержка долговременного хранения (минимум 30 лет) с учётом требований к миграции форматов.

Технические требования к инфраструктуре

Оборудование и помещения

• Помещения архива должны соответствовать общим требованиям к зданиям и помещениям архивного назначения (температурный режим, влажность, защита от электромагнитных излучений, пожарной безопасности).
• Необходимо обеспечить защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды (вибрация, пыль, статическое электричество).
• Серверные стойки и системы хранения данных (NAS, SAN, объектные хранилища) должны иметь резервирование питания (ИБП, генераторы) и каналов связи.

Программное обеспечение

• Поддержка открытых и закрытых форматов файлов, а также их конвертации в архивные форматы (PDF/A, XML, TIFF).
• Автоматическое формирование и проверка метаданных (дата создания, автор, классификатор, срок хранения).
• Механизмы контроля целостности (контрольные суммы, цифровые подписи, хеш‑функции).
• Функции мультиверсии – хранение нескольких версий одного документа.
• Поддержка механизмов миграции данных при устаревании носителей или форматов.

Безопасность

• Шифрование данных в покое и при передаче (AES‑256, TLS).
• Аудит доступа: журналирование всех операций (создание, изменение, удаление, просмотр).
• Регулярные резервные копии (полные и инкрементные) с хранением резервов в географически разнесённых местах.
• Контроль сроков хранения и автоматическое уничтожение документов по истечении нормативных сроков.

Организационно‑управленческие требования

Ответственность

Согласно методическим рекомендациям, ответственность за сохранность электронных архивных документов несёт:

• Руководитель архива (лицо, ответственное за архив) – общая ответственность за соответствие нормативным требованиям.
• Администратор СХЭД – техническое обслуживание, контроль доступа, резервное копирование.
• Специалисты по документообороту – правильное формирование и передача документов в архив.

Порядок формирования архивных единиц

1. Идентификация документа (уникальный номер, классификатор).
2. Проверка наличия всех обязательных метаданных (дата, автор, срок хранения, подпись).
3. Создание архивной единицы (файл, набор файлов, база данных) с указанием формата хранения (PDF/A‑3, XML, etc.).
4. Регистрация единицы в реестре электронных архивных документов.
5. Перенос в резервный носитель (второй экземпляр) и размещение в отдельном физическом месте.

Учёт и контроль

• Ведение реестра ЭАД с указанием сроков хранения, места размещения, статуса (активен/архивирован/уничтожен).
• Периодический аудит (не реже одного раза в год) на соответствие требованиям (целостность, доступность, соответствие срокам).
• Отчётность перед контролирующими органами (Росархив, ФНС) – предоставление выписок из реестра и журналов доступа.

Чек‑лист создания и поддержания электронного архива

Для удобства внедрения системы хранения электронных документов предлагаем готовый чек‑лист.

1. Определить нормативную базу – собрать все применимые законы, приказы, ГОСТы;
2. Разработать локальный нормативный акт (ПОЛИТИКА УПРАВЛЕНИЯ ЭД).
3. Выбрать СХЭД, отвечающую функциональным требованиям (совместимость, подпись, метаданные).
4. Оценить техническую инфраструктуру (серверы, помещения, резервные каналы).
5. Настроить контроль доступа и аудит действий пользователей.
6. Определить правила комплектования и форматы архивных единиц.
7. Обеспечить двухкратное хранение (основной и резервный экземпляр).
8. Внедрить процедуру резервного копирования и хранить копии в разных географических точках.
9. Настроить механизмы контроля целостности (контрольные суммы, подписи).
10. Обучить персонал (архивариусов, администраторов, пользователей) правилам работы с системой.
11. Провести пилотный запуск и протестировать все сценарии (поиск, выдача, уничтожение).
12. Ввести регулярный аудит и корректировать процесс по результатам проверок.

Практические рекомендации

• Интеграция с другими системами (бухгалтерия, CRM, СЭД) – упрощает автоматическое формирование архивных единиц.
• При хранении в облачных сервисах убедиться, что оператор находится на территории РФ и соблюдает требования к локализации данных.
• Для долговременного хранения использовать форматы, одобренные ГОСТ (PDF/A‑3, XML‑архив).
• Регулярно проводить миграцию на новые носители и форматы, чтобы избежать технологической устарелости.
• Не забывать о бумажных оригиналах – они должны храниться до истечения законного срока, даже если электронный аналог уже находится в архиве.

Организация хранения электронных документов в архиве – это комплексный процесс, который включает соблюдение законодательных требований, внедрение функционально‑технически зрелой системы и построение эффективных управленческих процедур. При правильном подходе электронный архив обеспечивает:

• Гарантированную сохранность и подлинность документов;
• Быстрый и удобный доступ к архивным материалам;
• Соответствие требованиям контролирующих органов;
• Снижение рисков потери данных и их порчи.

Следуя изложенным в статье требованиям и рекомендациям, организация сможет построить надёжный электронный архив, который будет отвечать как текущим, так и будущим задачам управления информацией.