Электронный архив (ЭА) – это специализированное хранилище, в котором сохраняются цифровые копии документов, а также их метаданные, индексы и служебные файлы. Несмотря на отсутствие «бумажных» носителей, требования к помещениям, где размещаются серверы, системы хранения и вспомогательное оборудование, остаются строгими. В статье рассмотрены нормативные основы, ключевые технические параметры и практические рекомендации по организации помещения для электронного архива в России.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Росархива от № … – типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в государственных органах.
• Приказ Министерства культуры РФ (правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ).
• Приказ Минкомсвязи РФ № 221 от – требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – стандарты делопроизводства и архивного дела, включая электронные документы.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по технологическому оснащению хранилищ электронных документов.

Все перечисленные документы регламентируют условия помещения, требования к электроснабжению, климатическому контролю, пожарной безопасности и организационным процессам в электронном архиве.

Основные требования к помещению

Общие характеристики здания

• Помещение должно находиться в здании, отвечающем требованиям к санитарно‑гигиеническим условиям (не в подвалах, чердаках, сырых помещениях, помещениях с общественным питанием).
• Стены, пол и потолок – огнеупорные, без сквозных отверстий, обеспечивающих защиту от проникновения влаги и пыли.
• Отдельные зоны: серверный зал, рабочие помещения персонала, учётно‑информационный участок (читальный зал, зона выдачи документов).

Климатический контроль

• Температура: 18‑22 °C (±2 °C) – оптимальный диапазон для большинства серверных комплектов.
• Относительная влажность: 45‑55 % (±5 %).
• Система кондиционирования с резервированием (двойной цикл) и автоматическим контролем параметров.
• Защита от пыли: фильтрация воздуха (HEPA‑фильтры) и положительное давление в серверном зале.

Электроснабжение и резервирование

• Основная сеть – отдельный ввод, защищённый от коротких замыканий и перепадов напряжения.
• Резервный источник питания – ИБП (Uninterruptible Power Supply) и/или генератор с автоматическим переключением.
• Система мониторинга электропитания (SNMP‑контроллеры, датчики нагрузки).

Пожарная безопасность

• Система автоматической пожарной сигнализации (АПС) и система оповещения.
• Средства пожаротушения: газовые (FM‑200, Inergen) или порошковые системы, совместимые с электроникой.
• Противопожарные двери с сертификатом EN 1634‑1.
• Регулярные проверки и обслуживание согласно ТУ 21‑1‑1310‑03.

Сетевое и коммуникационное оборудование

• Кабельные трассы – кабели категории Cat6a или оптоволокно, проложенные в закрытых кабельных лотках.
• Система управления доступом (Access Control) – карточные считыватели, биометрия.
• Охранная сигнализация и видеонаблюдение (IP‑камеры с хранением записей минимум 30 дней).

Планировка помещения

Расчет площади

Для расчёта площади серверного зала используют коэффициент 0,5–0,7 м² на каждый U (единицу высоты) оборудования. При типичном наборе (2 × 42U серверов, 2 × 24U систем хранения) площадь составляет ≈30–35 м². Дополнительно – 10 % свободного пространства для обслуживания.

Примерная планировка (в квадратных метрах)

1. Серверный зал – 35 м²
2. Рабочие места (4 × 2,5 м²) – 10 м²
3. Читальный зал – 15 м²
4. Технические помещения – 8 м²
5. Коридоры и зоны доступа – 7 м²

Оборудование и мебель (пример от завода АСОКМПЛЕКТ)

• Раздвижные стеллажи для архивных носителей (ленточные, оптические диски) – позволяют экономить площадь.
• Мебель для архивов (рабочие столы, кресла, шкафы с замками) – из антивибрационных материалов, устойчивых к статическому электричеству.
• Серверные стойки с системой распределения питания (PDU) и вентиляции.
• Системы пожаротушения – газовые установки FM‑200, поставляемые напрямую с завода.
• Услуги по проектированию и консультированию – бесплатные при заказе оборудования у АСОКМПЛЕКТ.

Для организаций с ограниченным бюджетом рекомендуется использовать модульные решения – они позволяют расширять ёмкость без капитального переустройства помещения.

Технологический процесс организации электронного архива

Приём и первичная обработка документов

1. Сканирование/цифровка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8‑2025 (разрешение 300 dpi, формат PDF/A‑2).
2. Присвоение метаданных (дата, тип, уровень доступа) согласно Типовым функциональным требованиям СХЭД.
3. Верификация целостности (контрольные суммы SHA‑256).

Хранение и резервное копирование

• Основное хранилище – RAID‑6 массивы с ёмкостью, рассчитанной на 3‑5 лет роста документооборота.
• Резервные копии – только офлайн (ленточные библиотеки LTO‑9) и облачные репозитории (с соблюдением требований к локализации данных).
• Периодичность проверок целостности – ежемесячно, автоматизированные скрипты.

Управление доступом и аудит

Система должна поддерживать роли:

• Администратор – полный доступ.
• Архивариус – доступ к метаданным и выдаче документов.
• Пользователь – просмотр только разрешённых документов.

Все действия фиксируются в журнале аудита (логирование событий, хранение минимум 2 года).

Ошибки, которые часто допускают при организации ЭА

1. Недостаточный контроль климата – приводит к деградации носителей (SSD, HDD) и повышенному уровню отказов.
2. Отсутствие резервного питания – риск потери данных при отключении электроэнергии;
3. Неправильная классификация доступа – может привести к утечке конфиденциальных сведений.
4. Отсутствие регулярных проверок целостности – ошибки обнаруживаются слишком поздно.
5. Экономия на пожаротушении – газовые системы могут быть заменены на водяные, но это недопустимо для электроники.

Как избежать

• Проводить аудит помещения перед вводом в эксплуатацию (проверка изоляции, вентиляции, электропитания).
• Внедрять политику резервного копирования 3‑2‑1 (три копии, два разных носителя, одна копия офлайн).
• Обучать персонал правилам информационной безопасности и работе с системой доступа.
• Заключать договоры с проверенными поставщиками (например, АСОКМПЛЕКТ) для получения технической поддержки и гарантийного обслуживания.

Помещение для электронного архива – это специализированный объект, который должен отвечать ряду строгих требований, определённых нормативными актами РФ и рекомендациями Федерального архивного агентства. Ключевые аспекты:

• Соответствие санитарно‑гигиеническим и противопожарным нормам.
• Надёжный климатический контроль (температура, влажность, фильтрация воздуха).
• Резервирование электроснабжения и системы хранения.
• Продуманная планировка с разделением серверного зала, рабочих и читальных зон.
• Использование сертифицированного оборудования и мебели, например, от завода АСОКМПЛЕКТ.
• Внедрение политик доступа, аудита и резервного копирования в соответствии с ГОСТ и Приказами Росархива.

Тщательное соблюдение этих требований позволяет создать надёжный, безопасный и масштабируемый электронный архив, который будет соответствовать как текущим, так и будущим потребностям организации.

Контактная информация для получения консультаций и заказа оборудования

АО «АC Комплект»
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@ac-komplekt.ru
Сайт: www.ac-komplekt.ru