Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Нотариальный архив – это специально оборудованное изолированное помещение, предназначенное для длительного хранения нотариальных документов, как в бумажной, так и в электронной форме․ Правила формирования, хранения и использования архивов закреплены федеральным законом и нормативными актами (п․п․ б п․ 77 и п․ 78 Правил)․ Ниже подробно рассмотрены требования, которые должны соблюдаться при организации помещения нотариального архива․

Правовая основа

Федеральный закон определяет понятие нотариального архива, порядок его формирования, хранения и использования․
В соответствии с пунктом 77 Правил архивохранилище – это специально оборудованное изолированное помещение․
Требования к условиям хранения изложены в пункте 78 Правил (темнота, температура, влажность, защита от доступа посторонних лиц)․
Документы передаются в архив по истечении 10 лет с даты завершения производства по делу (с 1 января года, следующего за годом окончания производства)․

Общие требования к помещению

Расположение и изоляция

Помещение должно находиться в здании, отвечающем требованиям пожарной безопасности и санитарных норм․
Необходимо обеспечить полную изоляцию от внешних воздействий (шум, вибрация, загрязнение воздуха)․
Помещение не должно иметь прямого доступа к улицам, общественным коридорам и другим зонам с высоким уровнем проходимости․

Конструктивные характеристики

Стены, пол и потолок – из несгораемых материалов (железобетон, кирпич, гипсокартон с огнезащитным покрытием)․
Отсутствие окон или их закрытие светонепроницаемыми ставнями/засветами․
Отделка должна быть гладкой, без трещин и щелей, через которые может проникнуть пыль или влага․

Климатический режим

Для сохранения бумажных и электронных документов необходимо поддерживать стабильный микроклимат:

Показатель	Оптимальный диапазон
Температура	18 – 22 °C
Относительная влажность	45 % – 55 %
Вентиляция	Постоянный приток свежего воздуха, без сквозняков

Освещение

Документы хранятся в полной темноте․ При необходимости доступа используется локальное освещение с регулируемой яркостью․
Освещение должно быть светонепроницаемым (LED‑лампы с защитой от ультрафиолетового излучения)․

Защита от пожара и стихийных бедствий

Установка автоматических систем пожаротушения (спринклерные системы, газовые системы)․
Наличие датчиков дыма, температуры и утечки воды․
План эвакуации и регулярные учения персонала․

Система безопасности и контроля доступа

Только уполномоченные лица могут находиться в архиве:

Посторонние лица допускаются только с разрешения руководителя архива (или его заместителя) и в присутствии работника архива․
Контроль доступа реализуется с помощью:
- Электронных замков с индивидуальными пропусками;
- Систем видеонаблюдения (камеры с записью 30 дней);
- Журнала входов‑выходов, подписываемого каждым посетителем․

Оборудование для хранения

Стеллажи из металла или пластика, не подверженные коррозии, с регулируемыми полками․
Системы фиксации тяжёлых коробов (подвесные конструкции, ролики)․
Для электронных носителей – герметичные шкафы с контролем температуры и влажности․

Организационные требования

Учет и комплектование

Все документы, поступающие в архив, должны быть оформлены в соответствии с установленными формами:

Составление аннотации к документу (описание, дата, номер дела, срок хранения)․
Регистрация в журнале учёта архивных документов (электронный или бумажный)․
Размещение в соответствующих номенклатурных делах (постоянный, временный срок хранения)․

Периодический контроль состояния

Ежегодный осмотр состояния документов, проверка уровня влажности и температуры․
Проверка работоспособности систем пожаротушения и видеонаблюдения․
Обновление списка уполномоченных лиц и их доступа․

Обучение персонала

Работники нотариального архива обязаны проходить обучение по:

Требованиям к хранению документов;
Порядку доступа посторонних лиц;
Действиям в случае пожара или утечки воды․

Хранение электронных документов

Согласно последним изменениям в нормативных актах, документы, созданные в электронной форме, также подлежат хранению в архивохранилище․ Для этого требуется:

Серверные стойки с резервным питанием (ИБП) и системой охлаждения․
Защита от электромагнитных помех и кибератак (физический доступ ограничен, используется шифрование данных)․
Регулярное создание резервных копий и их размещение в отдельном защищённом месте․

Требования к помещению нотариального архива охватывают широкий спектр вопросов: от архитектурных и конструктивных особенностей до систем безопасности, контроля микроклимата и организации документооборота․ Соблюдение всех перечисленных норм гарантирует сохранность нотариальных документов на протяжении десятилетий и обеспечивает их доступность только уполномоченным лицам․