Третий уровень организации архивных документов – это система, которая связывает отдельные дела с их описями и формирует единые единицы хранения внутри архивного фонда. На этом уровне реализуется детальная систематизация, позволяющая быстро находить, контролировать и использовать документы.

Правовая и методологическая база

Все действия по организации, хранению, учёту и использованию архивных документов регулируются следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Правила).
3. Методические рекомендации к Правилам, утверждённые в 2025 г.

В приложениях к Правилам (раздел 77) содержатся образцы обязательной документации: книги учёта поступления и выбытия дел, листы‑заветители, реестры описей, номенклатуры, листы фондов и др.

Структурные уровни архивного фонда

Третий уровень (опись) обеспечивает микросистему учёта и служит основой для формирования единиц хранения (томов, коробок, электронных архивов);

Содержание и оформление описи (третий уровень)

Основные реквизиты описи

• Номер описи – уникальный идентификатор, формируемый по схеме: Фонд‑Дело‑Опись (например, F-12-03).
• Дата составления – фиксирует момент создания документа.
• Наименование единицы хранения – том, коробка, электронный файл и т.п.
• Перечень документов – заголовок, дата, автор, количество листов/страниц.
• Состояние документа – оригинал, копия, микрофильм, электронный образ.
• Примечания – сведения о реставрации, ограничениях доступа, особенностях хранения.

Пример заполнения описи

Опись № F-12-03

Фонд: 12 – «Документы муниципального управления», Дело № 45 – «Строительство детского сада»

ТОМ 1 (коробка № 1) -.1. Письмо № 12/2024 от г. – 2 листа
 1.2. Протокол заседания Совета г. – 5 листов
 1.3. План строительства – 12 листов, чертежи (формат А1)
ТОМ 2 (коробка № 2) -.1. Договор № 2024‑07 от г. – 3 листа
 2.2. Акт приемки работ от г. – 4 листа
 2.3. Фотографии объекта – 25 листов, формат 10×15 см

Примечание: ТОМ 2 хранится в условиях повышенной влажности (см. протокол № 2025‑01).

Внесение изменений

При любой операции с документом (поступление, перемещение, изъятие) архивариус обязан:

1. Внести запись в книгу учёта поступления/выбытия дел (см. приложение к Правилам).
2. Обновить соответствующую опись, указав дату и характер изменения.
3. При перемещении между единицами хранения – добавить строку «Перемещено в/из» с указанием нового номера тома.

Раз в год проводится сверка данных и составляется акт проверки архивного фонда, где фиксируются расхождения и их устранение.

Практические рекомендации по организации третьего уровня

Выбор схемы нумерации

• Использовать фиксированную структуру (Фонд‑Дело‑Опись‑Том) для автоматизации поиска.
• Пример: 12‑45‑03‑01 (Фонд 12, Дело 45, Опись 03, Том 01).

Формирование единиц хранения

• Оптимальный объём тома – не более 500 листов или 1 м³ в случае коробок.
• Для электронных архивов использовать контейнеры ISO‑2022 с метаданными, соответствующими описи.

Обеспечение сохранности

• Контроль микроклимата: температура 18‑20 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Регулярная проверка целостности упаковки (коробок, папок, файлов).
• Создание резервных копий электронных томов не реже чем раз в полгода.

Автоматизация учёта

Для упрощения работы с описями рекомендуется использовать специализированные программные комплексы (например, «ЭРА», «АИС Архив»). Основные функции:

• Автоматическое генерирование номеров описи.
• Поиск по метаданным (дата, автор, ключевые слова).
• Контроль выполнения обязательных записей в книге учёта.
• Экспорт данных в форматы CSV/Excel для подготовки актов проверки.

Примеры типовых ситуаций и их отражение в описи

Наличие нескольких архивных фондов в одной организации

Если у организации два фонда (например, фонд «Документы управления» и фонд «Благотворительная деятельность»), каждая запись в описи начинается с кода соответствующего фонда:

Опись № F‑01‑02‑01 (Фонд 1 – Управление)
Опись № F‑02‑07‑03 (Фонд 2 – Благотворительность)

Смена наименования организации

При изменении названия организации (например, из «Городская администрация» в «Городской совет») в описи указывается:

• «Наименование организации (по состоянию на дату описи)» – новое название.
• «Примечание» – ссылка на акт о переименовании (№ 2025‑12).

Поступление новых видов документов (сводные отчёты)

Для новых форматов (например, электронные сводные отчёты в формате PDF) в описи добавляются дополнительные столбцы:

• Формат файла – PDF, DOCX, XML.
• Контрольная сумма (MD5) – для проверки целостности.
• Дата цифровой подписи – если документ подписан электронно.

Третий уровень организации – опись дел – является краеугольным камнем эффективного архивного управления. Правильное оформление, систематическое обновление и строгий контроль за изменениями позволяют:

• Обеспечить быстрый поиск нужных документов.
• Снизить риск утраты или порчи материалов.
• Упростить процесс проведения проверок и составления актов.
• Подготовить архив к цифровой трансформации и интеграции с электронными системами.

Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, архивные сотрудники смогут построить надёжную и прозрачную систему учёта, отвечающую требованиям современных нормативных актов и практик.

Полезные ссылки

• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ
• Методические рекомендации к Правилам (2025 г.)
• Образцы документов (книги учёта, листы‑заветители, реестры описей)

Дата публикации: