Трудовой архив – это совокупность всех документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем, которые находятся в распоряжении организации (предприятия, учреждения, ИП) после того, как они перестали находиться в непосредственном обороте (выдача трудовой книжки, увольнение, смерть сотрудника и т․п․)․ В архиве хранятся как бумажные, так и электронные носители․

Правовая основа формирования трудового архива

• Постановление Правительства РФ № 43‑м от (пункт 40) – обязывает работодателя вести учёт и хранение трудовых книжек и сопутствующей документации․
• Пункт 43‑м – регламентирует порядок хранения книжек, если они не были выданы сотруднику при увольнении или в случае смерти работника․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 80, 81) – определяет, какие документы являются доказательством трудового стажа․
• Федеральный закон «Об архивном деле» № 125‑ФЗ – устанавливает требования к срокам и условиям хранения архивных документов․

Основные категории документов, находящихся в трудовом архиве

Трудовые книжки и их бланки

В архиве хранятся:

1. Бланки трудовых книжек, оставшиеся у работодателя после выдачи оригиналов․
2. Вкладыши (страницы‑вкладыши) и листы с исправлениями․
3. Книга учёта движения бланков и вкладышей (обязательная в соответствии с пунктом 40‑м)․

Приказы и распоряжения

• Приказы о приёме на работу․
• Приказы о переводе, повышении, понижении, изменении условий труда․
• Приказы об увольнении (в бумажном виде – обязательный документ)․
• Приказы о предоставлении отпусков, командировок, отгулов․

Трудовые договоры и соглашения

Все версии трудовых договоров (основные, дополнения, соглашения о частичной занятости, о дистанционной работе и т․д․)․

Личные карточки и личные дела

Содержат сведения о:

• Образовании, квалификации, профессиональном стаже․
• Семейном положении, наличии детей (для расчёта льгот)․
• Воинском учёте и статусах (военнослужащие, резервисты)․

Документы по начислению заработной платы

• Лицевые счета (расчётные листки, справки 2‑НДФЛ)․
• Ведомости начислений и удержаний․
• Справки о доходах для банков, налоговых органов и социальных фондов․

Медицинские и социальные документы

• Больничные листы, справки о временной нетрудоспособности․
• Справки о прохождении медосмотра при приёме и увольнении․
• Документы по пенсионному страхованию, страхованию от несчастных случаев․

Электронные документы

С 2020‑х годов многие организации переводят кадровую документацию в электронный вид (ЭДО, СЭД)․ В электронных архивах могут находиться:

• Электронные версии трудовых книжек (в формате PDF/ЭДО)․
• Электронные приказы, заявления, согласия․
• Метаданные о перемещении и хранении документов (журналы регистрации)․

Сроки хранения трудовых документов

Как получить документы из трудового архива

Обращение к работодателю

Если документ нужен в бумажном виде, работник (или его законный представитель) подаёт письменный запрос в отдел кадров с указанием:

• ФИО, даты рождения, даты трудового стажа․
• Конкретный перечень требуемых документов (трудовая книжка, справка о стаже, приказы и т․д․)․
• Основание запроса (потребность в подтверждении стажа, оформление пенсии, наследственные вопросы)․

Запрос в архивное учреждение

Если работодатель более не существует (ликвидация, банкротство) или документ находится в государственном архиве, следует:

1. Определить регион, где находилось предприятие (например, через Сайт Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов)․
2. Подать заявление в соответствующий региональный архив (Центральный государственный архив документов по личному составу, архивы муниципальных образований и т․п․)․
3. Указать в заявлении: ФИО, даты работы, номер (если известен) трудовой книжки, цель получения (пенсия, суд, наследство)․
4. Оплатить государственную пошлину (если требуется) и ждать выдачи архивной справки о трудовом стаже, которая имеет юридическую силу, равную трудовой книжке․

Электронный запрос

В некоторых регионах (например, в Санкт‑Петербурге) реализованы онлайн‑сервисы:

• Портал государственных услуг (Госуслуги) – запрос «Справка о трудовом стаже»;
• Системы электронного документооборота (ЭДО) – возможность получить копию электронного приказа или трудовой книжки в формате PDF․

Особенности архивирования в современных организациях

• Электронный кадровый архив (например, saby‑sbis․ru) позволяет хранить приказы, трудовые книжки, больничные в цифровом виде, минимизируя риск потери․
• Для бумажных документов обязательна книга учёта движения бланков – без неё невозможно подтвердить, что книжка была передана в архив․
• При передаче документов в архив оформляется акт приёма‑передачи, который подписывают обе стороны (работодатель и архив)․
• Согласно аналитическим материалам Гарант․ру, ошибки в определении сроков хранения могут привести к лишним расходам или к утрате важной информации․

Что делать, если трудовая книжка «застряла» в архиве

1. Проверить наличие записи в книге учёта․ Если запись есть, значит книжка официально передана в архив․
2. Составить запрос в письменной форме (по почте с заказным письмом или через электронную почту) к работодателю с требованием выдать книжку․
3. Если работодатель отказывается, обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о возврате документа․
4. В случае смерти сотрудника – родственники могут запросить архивную справку о трудовом стаже в архиве, где хранилась книжка․

Трудовой архив – это важный элемент кадровой документации, который гарантирует сохранность сведений о трудовом стаже, заработке и социальных правах работников․ В архиве находятся:

• Трудовые книжки и их бланки;
• Приказы, трудовые договоры, личные дела;
• Документы по начислению заработной платы и социальным выплатам;
• Медицинские справки и документы о временной нетрудоспособности;
• Электронные версии всех вышеуказанных документов․

Соблюдение правовых сроков хранения, правильный учёт перемещения документов и своевременный запрос в архив позволяют работникам и их наследникам получить необходимые справки и избежать проблем при оформлении пенсии, наследства или при решении судебных споров․

Дата актуализации информации:  20:06:14