Трудовой архив – это совокупность всех кадровых и трудовых документов, которые подлежат длительному хранению в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. Правильно организованный архив обеспечивает:

• Соблюдение требований законодательства;
• Быстрый доступ к необходимой информации;
• Защиту персональных данных сотрудников;
• Снижение рисков штрафов и судебных споров.

Правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие создание и ведение трудового архива:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84);
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минтруда РФ от № 1н «Об утверждении Положения об архиве предприятия»;
• Внутренние нормативные акты организации: Положение о хранении документов, Инструкция по делопроизводству, Положение об экспертной комиссии и др.

Планирование создания архива

Формирование организационной структуры

1. Создать отдельное структурное подразделение – «Отдел архивного дела» или «Отдел кадрового архива».
2. Назначить архивариуса (заведующего архивом) и оформить его должность в штатном расписании.
3. Подготовить должностную инструкцию с чётко определёнными правами и обязанностями (см. раздел 3).
4. Выпустить приказ о создании экспертной комиссии, которая будет оценивать ценность и срок хранения документов.

Подготовка нормативных документов

Для работы архива необходимо актуализировать или разработать следующие регламенты:

• Положение об архиве предприятия;
• Положение о хранении документов (с указанием сроков хранения для разных категорий трудовых бумаг);
• Инструкция по делопроизводству (включающая порядок регистрации, классификации и выдачи документов);
• Положение об экспертной комиссии (критерии оценки ценности документов);
• Регламент работы с электронным архивом (при внедрении СХЭД).

Должностная инструкция архивариуса

Примерный перечень обязанностей и прав:

1. Организация и контроль приёма, регистрации и классификации трудовых документов.
2. Обеспечение соответствия хранения документов установленным срокам (постоянное, промежуточное, временное).
3. Взаимодействие с экспертной комиссией при оценке ценности документов;
4. Контроль за соблюдением требований охраны труда и техники безопасности в архивных помещениях.
5. Обучение сотрудников организации правилам работы с архивом.
6. Подготовка отчётов о состоянии архива для руководства.
7. Требовать создание необходимых организационно‑технических условий (помещение, стеллажи, системы контроля доступа, оборудование для сканирования).

Физический архив: основные этапы

Подготовка помещения

• Выбрать помещение с контролируемой температурой (18‑22 °C) и влажностью (45‑55 %).
• Обеспечить систему пожарной безопасности и видеонаблюдения.
• Установить стеллажи, шкафы и ящики, соответствующие ГОСТ 7.0‑2003 (классификация по срокам хранения).

Приём и регистрация документов

1. Получить оригиналы трудовых документов (трудовые договоры, приказы, справки, табели учёта рабочего времени и т.д.).
2. Внести их в журнал регистрации (бумажный или электронный).
3. Присвоить каждому документу уникальный архивный номер и указать срок хранения.
4. Разместить документы в соответствующих делах (по подразделениям, датам, типу документа).

Хранение и контроль доступа

• Вести реестр доступа – фиксировать, кто и когда получал документ.
• Ограничить доступ только уполномоченным лицам (HR‑специалисты, руководители подразделений).
• Проводить периодические инвентаризации (раз в полгода).

Утилизация просроченных документов

По истечении установленного срока хранения:

1. Экспертная комиссия подтверждает, что документ более не имеет ценности.
2. Подготовить приказ об утилизации с указанием способа уничтожения (шрединг, сжигание).
3. Составить акт утилизации и хранить его в архиве в течение 3 лет.

Электронный архив (ЭАД) – переход к цифровому хранению

Выбор системы СХЭД

Рекомендуется использовать проверенные решения: 1С:Документооборот, КОРУС, ЭДО‑системы от «Тензор», «КОРУС», «Электронный архив» и др. При выборе учитывайте:

• Совместимость с существующими ИТ‑системами;
• Наличие модулей контроля доступа и аудита;
• Поддержку электронных подписей и сертификатов.

Адаптация регламентирующих документов

Все внутренние нормативные акты (положение о хранении, инструкция по делопроизводству и др.) необходимо привести к условиям работы с электронным архивом:

1. Указать форматы электронных копий (PDF/A‑2, TIFF);
2. Определить порядок сканирования и метаданных (дата, тип, подразделение, ответственный);
3. Установить правила электронной подписи и подтверждения подлинности документов.

Процесс оцифровки

• Подготовить пакет сканирования – оригиналы, их регистрационный номер и срок хранения.
• Сканировать документы в разрешении не менее 300 dpi, сохранять в PDF/A.
• Загружать файлы в СХЭД, привязывая к электронному делу (e‑file).
• После успешной верификации оригиналы могут быть переведены в архивный режим (хранение в закрытом помещении) или уничтожены по согласованию с экспертной комиссией.

Обеспечение безопасности

Для электронного архива обязательны:

• Контроль доступа по ролям (администратор, архивариус, пользователь);
• Регулярные резервные копии (не реже одного раза в сутки) и их хранение в отдельном месте;
• Шифрование данных при передаче и хранении;
• Аудит действий пользователей (журнал событий).

Обучение персонала и повышение квалификации

Для эффективной работы архива необходимо:

1. Провести вводный курс для всех сотрудников HR и руководителей о правилах обращения с архивными документами.
2. Организовать ежегодные семинары для архивариуса по изменениям в законодательстве и новым технологиям СХЭД.
3. Включить в план профессионального развития курсы по архивному делу (например, программы ФГБУ «Государственный архив РФ»).

Контроль и аудит

Для поддержания качества архивных процессов рекомендуеться:

• Проводить внутренний аудит раз в год (проверка соответствия регламентам, актуальность реестров, состояние помещений).
• При необходимости привлекать внешних экспертов для оценки ценности документов.
• Вести отчётность перед руководством о состоянии архива, количестве хранимых дел, сроках утилизации.

Краткий чек‑лист «Создание трудового архива с нуля»

1. Сформировать приказ о создании отдела архивного дела.
2. Внести новую должность архивариуса в штатное расписание.
3. Разработать и утвердить должностную инструкцию архивариуса.
4. Подготовить Положение об архиве и Положение о хранении документов.
5. Выпустить приказ о создании экспертной комиссии.
6. Обеспечить помещение, оборудование и системы контроля доступа.
7. Разработать регламент приёма, регистрации и классификации документов.
8. Организовать процесс сканирования и внедрить СХЭД (при необходимости).
9. Обучить персонал и установить график аудитов.
10. Запустить работу архива и вести постоянный мониторинг.

Создание трудового архива – это комплексный процесс, требующий согласования юридических, организационных и технических аспектов. При правильном подходе архив становится надёжным инструментом управления персоналом, помогает избежать правовых рисков и упрощает доступ к историческим данным о сотрудниках; Следуя изложенному алгоритму и учитывая рекомендации по электронному хранению, вы сможете построить современный, безопасный и эффективный архив, отвечающий требованиям российского законодательства.

Дата публикации: