Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Трудовой договор – основной правовой документ, регулирующий отношения между работодателем и работником, выполняющим функции архивариуса (архивиста). В нём фиксируются не только общие условия труда, но и специфические требования, связанные с хранением, учётом и предоставлением документальных материалов организации.

Нормативная база

При составлении трудового договора сотрудника архива необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Локальные нормативные акты организации (положение об архиве, инструкция по делопроизводству, внутренний трудовой распорядок);
Коллективный договор (если имеется);
Письмо Роструда № 3042‑6‑0, подчеркивающее, что должностная инструкция архивариуса – не просто формальная бумага, а документ, регламентирующий организационно‑правовой статус специалиста.

Стороны договора

В трудовом договоре указываются:

Работодатель – полное наименование организации, её юридический адрес, ИНН/КПП, должность лица, уполномоченного подписывать договор (директор, генеральный директор и т.п.);
Работник – фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные, должность (архивариус, ведущий архивист, специалист архива и т.д.).

Предмет договора

Предметом трудового договора является выполнение работником функций, связанных с:

сбором, систематизацией, хранением и предоставлением документов организации;
ведением архивного фонда, обеспечением его сохранности и доступности;
составлением описей, актов приёма‑передачи, справок и справок‑выписок;
обеспечением соблюдения требований нормативных актов в области архивного дела и конфиденциальности информации;
участием в разработке и внедрении мер по улучшению условий хранения документов (климат‑контроль, противопожарная защита и т.д.).

Срок действия договора

Трудовой договор может быть заключён:

на неопределённый срок (стандартный вариант);
на определённый срок (например, на период реализации конкретного архивного проекта или замещение отсутствующего ведущего архивиста).

В случае временного отсутствия работника (болезнь, отпуск и др.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей (см. п. 1.6 должностной инструкции).

Права и obligations сторон

Права работника

Требовать от руководства организации оказания содействия, включая обеспечение организационно‑технических условий и оформление установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
Получать информацию о состоянии архивного фонда, планируемых работах и изменениях в нормативной базе;
Использовать предоставленные материально‑технические ресурсы (сканеры, архивные шкафы, климатическое оборудование) в соответствии с их назначением;
Пользоваться иными правами, установленными действующим трудовым законодательством, коллективным договором и локальными нормативными актами.

Обязанности работника

Выполнять трудовые функции, предусмотренные должностной инструкцией архивариуса;
Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, включая режим работы и перерывы;
Обеспечивать бережное отношение к имуществу работодателя (в т.ч. к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за его сохранность);
Соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах;
Не допускать нарушений трудовой дисциплины, а также административного, гражданского и уголовного законодательства;
В случае выявления недостатков в работе архива – своевременно информировать непосредственного руководителя и предлагать меры по их устранению.

Права работодателя

Требовать от работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу;
Привлекать работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
Назначать ответственного за хранение документов и выдавать соответствующие приказы;
Требовать соблюдения установленных сроков предоставления документов и отчётности.

Обязанности работодателя

Обеспечить специальное помещение, отвечающее требованиям по хранению архивных документов (влажность, температура, защита от света и пожара);
Назначить работника ответственного за хранение документов и оформить это приказом;
Предоставить необходимые материально‑технические средства и обеспечить их исправное состояние;
Обеспечить соблюдение норм охраны труда и техники безопасности при работе с архивными материалами;
Оплачивать труд в соответствии с установленной системой оплаты труда и своевременно производить выплаты;
Информировать работника о изменениях в нормативной базе, касающихся архивного дела.

Ответственность сторон

Ответственность архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей не может выходить за рамки, определённые трудовым законодательством. Она может выражаться в:

дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор, увольнение);
материальной ответственности за причинённый ущерб имуществу работодателя (в пределах, установленных ТК РФ);
административной, гражданской или уголовной ответственности в случае нарушения соответствующих норм (например, незаконное разглашение конфиденциальной информации).

Работодатель несёт ответственность за:

необеспечение надлежащих условий хранения документов;
нарушение сроков выплаты заработной платы;
невыполнение обязательств по предоставлению необходимых средств защиты и охраны труда.

Конфиденциальность и охрана информации

В трудовом договоре рекомендуется включить отдельный пункт о конфиденциальности:

Работник обязуется не разглашать без согласия работодателя сведения, constituting архивный фонд, а также иную конфиденциальную информацию, полученную в ходе исполнения трудовых функций. Нарушение данного обязательства влечёт дисциплинарную и, при наличии оснований, материальную ответственность.

Оплата труда

Размер и порядок оплаты труда определяются:

штатным расписанием организации;
коллективным договором (если имеется);
локальными нормативными актами (положение об оплате труда).

Оплата может включать:

оклад (тарифную ставку);
надбавки за вредность, особые условия работы (например, работа с документами особой ценности);
премии за качественное выполнение плана архивных работ, внедрение улучшений в систему хранения;
компенсации за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни.

Режим работы и время отдыха

Режим работы устанавливается в соответствии с внутренним трудовым распорядком организации и может быть:

стандартным пятидневным (40 часов в неделю);
сменным (при необходимости обеспечения круглосуточного доступа к архиву);
гибким (с учётом специфики архивных процессов).

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска определяется ТК РФ и не может быть менее 28 календарных дней.

Изменение и расторжение договора

Изменения в трудовом договоре возможны только по соглашению сторон и оформляются дополнительным соглашением. Расторжение договора осуществляется в соответствии с главой 13 ТК РФ:

по инициативе работника (заявление с двухнедельным предупреждением);
по инициативе работодателя (по основаниям, предусмотренным ст. 81 ТК РФ, например, сокращение штата, несоответствие занимаемой должности, нарушение трудовой дисциплины);
по соглашению сторон;
в связи с истечением срока действия договора (если он заключён на определённый срок).

Заключительные положения

В трудовом договоре сотрудника архива следует также предусмотреть:

ссылку на должностную инструкцию, которая является неотъемлемой частью договора;
условия о предоставлении дополнительного отпуска за выслугу лет или за работу в особых условиях;
порядок уведомления о изменениях в законодательстве, влияющих на архивную деятельность;
гарантии сохранения рабочего места при реорганизации организации (при соблюдении условий ст. 75 ТК РФ).

Правильно составленный трудовой договор обеспечивает прозрачность трудовых отношений, защищает интересы обеих сторон и способствует эффективной работе архивного подразделения организации.