Трудовой фонд архив – это совокупность документов, отражающих историю формирования, движения и использования персонала организации, которые после завершения делопроизводства передаются в архив для постоянного хранения. Такие документы являются ценным историческим источником, позволяют проследить развитие предприятия, а также выполнять требования законодательства о хранении кадровой документации.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие создание и хранение трудового фонда, включают:
- Федеральный закон «Об архивных фондах» и подзаконные акты;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённые Федеральным архивным агентством;
- Статья 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение» (КонсультантПлюс);
- Приказы Минтруда РФ о сроках хранения кадровых документов;
- Методические рекомендации по работе с электронными документами (ЭДО).
Что входит в трудовой фонд архив
В трудовой фонд включаются следующие категории документов:
- Трудовые договоры (в т.ч. дополнительные соглашения);
- Личные дела работников (включая справки о доходах, медицинские справки, аттестационные листы);
- Документы по движению трудовых книжек (приём, перевод, увольнение, возврат);
- Штатные расписания, приказы о приёме, переводе и увольнении;
- Исторические справки к фонду (в двух экземплярах);
- Проекты перечней объектов, проблем/тем, научно‑технической документации, подлежащей передаче (в трёх экземплярах после первой экспертизы ценности);
- Документы, связанные с коллективными договорами и соглашениями.
Порядок комплектования и учёта
Согласно правилам ФАА, комплектование трудового фонда должно осуществляться следующим образом:
- Экземпляры: большинство документов передаётся в архив в трёх экземплярах (основной, копия для контроля, копия для восстановления); историческая справка – в двух экземплярах.
- Сортировка: документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела (например, документы со сроком 5 лет, 3 года, 1 год).
- Подготовка дел: перед передачей в архив необходимо:
- освободить листы от скрепок, скоб, файлов;
- оформить ьный лист с указанием периода, тематики и перечня документов;
- составить акт приёма‑передачи.
- Учёт: каждый комплект фиксируется в журнале учёта архивных фондов, где указываются:
- наименование документа;
- количество экземпляров;
- дата завершения делопроизводства;
- срок хранения.
Сроки хранения трудовых документов
Сроки хранения зависят от даты создания документа и его юридической значимости. Ниже представлена типовая таблица, согласованная с рекомендациями ФАА и КонсультантПлюс (данные актуальны на 2026 год).
| Тип документа | Срок хранения (при завершении делопроизводства) | Примечание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, дополнительные соглашения | 50 лет (если заключены после ) / 75 лет (если до ) | Хранятся до истечения срока, после чего допускается уничтожение; |
| Личные дела работников (включая аттестационные листы) | 50/75 лет в зависимости от даты создания | В случае прекращения трудовых отношений – передача в архив через 3 года после завершения делопроизводства. |
| Штатные расписания, приказы о приёме/увольнении | 50 лет (после 2003) / 75 лет (до 2003) | Отражают структуру организации, важны для исторических исследований. |
| Заявления работников (отпуск, перевод, изменение условий труда) | 3 года | После истечения срока – уничтожаются, если не включены в личное дело. |
| Документы, связанные с коллективными договорами | 5 лет после окончания действия договора | Если договор продлевается – срок пересчитывается. |
| Электронные версии документов (ЭДО) | Сохраняются в соответствии с теми же сроками, что и бумажные аналоги | Требуется обеспечение целостности и доступности электронных файлов. |
Передача в архив: порядок и сроки
Согласно Статье 22 Правил организации хранения, документы, завершившие делопроизводство, находятся в временном хранении не более трёх лет. По истечении этого срока они подлежат передаче в архив для постоянного хранения. Процедура включает:
- Подготовку актов о завершении делопроизводства;
- Создание списка документов и их классификацию по срокам хранения;
- Формирование комплектов в требуемом количестве экземпляров;
- Передачу дел в архивный отдел (внутренний или государственный) с подписанием акта приёма‑передачи.
Уничтожение и утилизация документов
Уничтожать трудовые документы можно только после истечения установленного срока хранения и при условии, что они не включены в архивный фонд. Процедура утилизации должна быть документально оформлена (приказ об уничтожении, акт утилизации) и выполнена в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивных фондах». Уничтожение до окончания срока хранения запрещено и влечёт административную ответственность.
Практические рекомендации для организаций
- Автоматизация процессов: внедрите систему электронного документооборота (ЭДО), которая автоматически рассчитывает сроки хранения и формирует напоминания о предстоящей передаче в архив.
- Разделение дел по срокам: формируйте отдельные папки/дела для документов с различными сроками (1, 3, 5, 50, 75 лет) – это упрощает контроль и уменьшает риск ошибочного уничтожения.
- Контроль качества: перед передачей в архив проверяйте документы на наличие скрепок, скоб, загрязнений; при необходимости – проводите их очистку.
- Регулярный аудит: раз в год проводите проверку соответствия фактического состояния дел установленным срокам хранения.
- Обучение персонала: проводите инструктажи для сотрудников кадровой службы о правилах формирования, учёта и передачи трудовых документов в архив.
Трудовой фонд архив – важнейший элемент корпоративного наследия и юридической безопасности организации. Правильное формирование, учёт и соблюдение сроков хранения позволяют не только выполнить требования законодательства, но и сохранить ценные исторические сведения о развитии предприятия. Следуя установленным правилам и используя современные инструменты автоматизации, компании могут эффективно управлять кадровой документацией, минимизировать риски и обеспечить её надёжную сохранность на протяжении десятков лет.
Дата актуализации: 09:02:12