Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Трудовые архивы играют ключевую роль в подтверждении трудового стажа, расчете пенсий и защите трудовых прав граждан. В условиях современной Украины, включая вызовы оцифровки и военное время, понимание механизмов работы с архивами становится особенно актуальным. Данная статья основана на актуальном законодательстве, типовых положениях и практике обращения в архивные учреждения на .

Нормативная база и порядок хранения трудовых книжек

Основным документом, регулирующим хранение трудовых книжек у работодателя, является Постановление Кабинета Министров Украины (пункты 40 и 43).

Обязанности работодателя (п. 40 Постановления)

Работодатель (предприятие, учреждение, организация, физическое лицо-предприниматель) обязан вести учет трудовых книжек, которые находятся у него на хранении. Это включает:

Ведение журнала учета трудовых книжек.
Обеспечение сохранности документов в специально отведенных местах (сейфах, металлических шкафах).
Своевременную выдачу книжек при увольнении под роспись в журнале.

Что происходит с невостребованными книжками? (п. 43 Постановления)

Если при увольнении сотрудника трудовая книжка не была выдана, а в случае смерти работника, близкие родственники не запросили её, документ обязательно сохраняется в архиве работодателя (предприятия или ФЛП). Уничтожать такие документы недопустимо — они передаются в архив для длительного хранения.

Куда попадают документы при ликвидации предприятия?

Когда юридическое лицо прекращает деятельность, его архивные фонды (в т.ч. трудовые книжки, лицевые счета, приказы о приеме/увольнении, ведомости зарплаты) подлежат передаче в государственные архивы. Структура хранения выглядит так:

Областные государственные архивы — документы ликвидированных государственных предприятий, крупных организаций областного подчинения.
Городские и районные архивы (архивные отделы горсоветов/РГА) — документы небольших предприятий, колхозов, кооперативов, организаций местного подчинения.
Центральный государственный электронный архив Украины — формирует единую электронную базу данных для удаленного доступа к справкам.

Важно: Передача документов в архив оформляется по актам приема-передачи с составлением описей. Это гарантирует возможность последующего поиска.

Документы, подтверждающие трудовой стаж (основание для архивной справки)

Согласно информации Центрального государственного электронного архива Украины, для оформления архивной справки о подтверждении трудового стажа используются следующие первичные документы:

Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, увольнении (по личному составу или по основной деятельности).
Лицевые счета работников (форма Т-54/а или аналогичные).
Ведомости на выдачу заработной платы.
Трудовые договоры и соглашения с отметками об исполнении.
Удостоверения, характеристики и иные документы с отметками о периодах работы.

Архивная справка, выданная на основании этих документов, имеет равную юридическую силу с трудовой книжкой для пенсионного обеспечения и иных социальных выплат.

Процедура восстановления трудовой книжки через архив

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или никогда не была выдана, алгоритм действий следующий:

Этап 1: Поиск архивного фонда

Уточните, существует ли предприятие. Если да — обратитесь в его кадровый отдел/архив.
Если предприятие ликвидировано — определите правопреемника или архив, куда передано дело (областной, городской, районный архив).
Воспользуйтесь официальным веб-порталом Державної архівної служби України для поиска контактов нужного архивного учреждения.

Этап 2: Подача запроса

Запрос можно подать:

Лично в читальне архива (необходимо иметь паспорт/ИД-карту и копию трудовой книжки, если есть остатки).
По почте (заказным письмом с описью вложения).
Электронно, через портал «Дія» или сервисы вроде НТидея (бюро архивных запросов).
Через Пенсионный фонд Украины (ПФУ) при оформлении пенсии, они направляют межведомственный запрос.

Этап 3: Получение выписки/справки

На основании найденных документов (приказов, лицевых счетов) архив выдает архивную справку (или выписку из лицевого счета/приказа). С этим документом вы обращаетесь:

В ПФУ — для зачисления стажа в Единый реестр застрахованных лиц.
В центр занятости / административно-службу (ЦНАП), для оформления дубликата трудовой книжки (если требуется бумажный носитель).
Через «Дію» — для внесения данных в электронную трудовую книжку.

Оцифровка и электронные сервисы (актуально на 2026 год)

Украина активно переходит к безбумажному документообороту. Ключевые моменты:

Электронная трудовая книжка: Ведется Пенсионным фондом. Работодатели обязаны передавать данные о приеме/увольнении электронно (СЗВ-ТД / СЗВ-Стаж).
Портал «Дія»: Позволяет просматривать свой страховой стаж, заказывать справки из ПФУ и, в перспективе, инициировать запросы в архивы.
Централизованный поиск: Развивается интерархивный поисковый портал (Interarchival search portal), объединяющий описи фондов разных архивов страны.
Сроки оцифровки: Ранее устанавливались дедлайны (например, до 10 июня определенных лет) для перевода бумажных архивов в электронный вид, однако процесс идет поэтапно. Для граждан это означает, что часть старых документов уже доступна онлайн, а по части — все еще нужен физический запрос в архив.

Специфические ситуации и сложные случаи

Архивы в зонах боевых действий / временно оккупированных территориях (ВОТ)

Если предприятие находилось в зоне боевых действий или на ВОТ и архивы утеряны/уничтожены, законодательство предусматривает альтернативные способы подтверждения стажа:

Показания минимум двух свидетелей (судовый порядок установления факта трудовой деятельности).
Обращение в суд с заявлением об установлении факта трудовой деятельности (ст. 245 ГПК Украины).
Использование любых сохраненных личных документов: талончики зарплаты, удостоверения, фото на рабочем месте, медицинские справки с указанием профессии, письма от руководства.

Запрос архивной справки на умершего родственника

Наследники или иждивенцы имеют право запросить архивную справку для о трудовой деятельности умершего для оформления пенсии по случаю потери кормильца или наследственных прав. Необходимо предъявить:

Свидетельство о смерти.
Документ, подтверждающий родственные отношения (свидетельство о рождении, браке).
Свидетельство о праве на наследство или нотариальное удостоверение (если требуется архивом).
Паспорт заявителя.

Частные архивные бюро

Существуют коммерческие организации (например, «Межрегиональный коммерческий архив»), которые оказывают услуги по поиску и получению архивных справок за плату. Это удобно, если вы находитесь в другом городе/стране, но юридическая сила справки у них та же, что и у государственных архивов (они запрашивают оригиналы в госархивах). Перед оплатой проверяйте лицензию и отзывы.

Контакты и полезные ресурсы

Официальный портал Державної архівної служби України: archives.gov.ua (реестр архивов, контакты, нормативная база).
Пенсионный фонд Украины (ПФУ): pfu.gov.ua — личный кабинет, электронные услуги, контакты территориальных органов.
Портал «Дія»: diia.gov.ua — профиль гражданина, стаж, заказ справок.
Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов (для периодов до 1991 г.): помощь в поиске документов в архивах РФ, если работа была на территории РСФСР/СССР.

Чек-лист: что взять с собой при личном визите в архив

Оригинал паспорта гражданина Украины (или ИД-карта) + копия.
Оригинал трудовой книжки (если есть) + копии заполненных разворотов.
Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если работала под другой фамилией.
Заявление на имя директора архива (форму можно взять на месте или скачать с сайта архива).
Документы, подтверждающие полномочия (доверенность, свидетельство о смерти/рождении) — если запрашиваете не для себя.

Работа с трудовыми архивами в Украине — это структурированный процесс, закрепленный законодательно. Главные принципы: документы не пропадают бесследно (они переходят в госархивы при ликвидации фирм), архивная справка равносильна трудовой книжке для пенсионных целей, и цифровизация постепенно упрощает доступ к информации.

Рекомендация: Не откладывайте восстановление стажа «на потом». Обратитесь в архив или ПФУ заранее, особенно если у вас есть периоды работы на ликвидированных предприятиях или в 80-90-х годах. Чем раньше вы начнете, тем проще будет найти первичные документы (приказы, лицевые счета), так как бумажные носители со временем изнашиваются, а очереди в архивы могут быть большими.

Статья подготовлена на основе открытых данных Государственной архивной службы Украины, Пенсионного фонда Украины, нормативных актов (Постановление КМУ, Приказ Минюста 864/5) и судебной практики по состоянию на ноябрь 2026 года.