Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить, подготовить и передать в архив трудовые договоры и связанные с ними документы. В материале использованы актуальные нормы законодательства, а также практические рекомендации, проверенные в работе с архивными службами.
Общие положения
Трудовые договоры относятся к кадровым документам, которые подлежат обязательному архивному хранению. Их сохранность важна как для подтверждения прав работников, так и для защиты интересов работодателя в случае судебных споров.
- Документы хранятся в архиве в течение установленного срока, после чего могут быть уничтожены.
- Сроки хранения зависят от даты заключения договора (до 2002 года включительно – 75 лет, после 2002 года – 50 лет).
- При ликвидации или банкротстве предприятия документы передаются в муниципальный архив в обработанном виде.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок архивирования трудовых договоров:
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» (зарегистрировано в Минюсте РФ № 57449). В перечне указаны конкретные сроки хранения кадровых документов.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 67) – определяет обязательность ведения личных дел сотрудников;
- Федеральный закон «Об архивном деле» от № 73‑ФЗ – устанавливает общие принципы архивного хранения.
- Приказ Росархива № 77 (2025 г.) – правила хранения электронных и бумажных архивных документов.
Сроки хранения трудовых договоров
Таблица ниже суммирует основные сроки, указанные в Приказе № 236 и подтверждённые последними изменениями законодательства.
| Тип документа | Дата заключения | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор (первичный) | до | 75 лет | Считается от даты заключения договора. |
| Трудовой договор (первичный) | с | 50 лет | Считается от даты заключения договора. |
| Соглашения об изменении/расторжении договора | любая дата | Не менее 50 лет | Хранятся совместно с основным договором. |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | любая дата | 50 лет | Относится к разделу 7 «Трудовые отношения». |
Порядок подготовки и сшивания бумажных трудовых договоров
Для сдачи в архив бумажные документы необходимо оформить согласно требованиям архивных правил (п. 4.34 Правил архивного хранения).
- Сортировка – документы группируются по сотрудникам, внутри группы – по хронологии (договор, изменения, расторжение).
- Сшивание – используется двойное сшивание (два одинаковых комплекта). Применяются:
- Клейкие листы (клей‑картон) шириной не менее 2 см.
- Скобы (не более 10 мм) в случае небольших пакетов.
- Обложка – каждый комплект помещается в картонную обложку с указанием:
- Наименования организации.
- Раздела архива (7 – Трудовые отношения).
- Диапазона дат (например, 1998‑2005).
- Маркировка – на каждой обложке ставится штрих‑код или QR‑код, соответствующий реестру архивных дел.
Электронный архив: передача и хранение в электронном виде
С 2024 года всё больше организаций переводят кадровые документы в электронный вид. При этом необходимо соблюдать требования к электронному документу:
- Электронная подпись – каждый документ (договор, изменение, расторжение) должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя и/или работника.
- Формат файлов – предпочтительно PDF/A‑2 или PDF/A‑3, обеспечивающие долгосрочную сохранность.
- Метаданные – к каждому файлу необходимо добавить метаданные (дата, номер договора, ФИО сотрудника, подразделение).
- Дублирование – согласно п. 4.34, электронный архив требует две идентичные копии, хранящиеся в разных носителях (например, локальный сервер + облачное хранилище).
- Передача в архив – может осуществляться через защищённые каналы (VPN, SFTP) либо через специализированные системы электронного документооборота (ЭДО), поддерживающие формат «архивный пакет».
Процедура передачи трудовых договоров в архив
Стандартный порядок действий выглядит так:
- Подготовка реестра – формируется таблица (Excel/CSV) со следующими колонками:
- № дела
- ФИО сотрудника
- Дата заключения договора
- Срок хранения
- Наличие электронных копий
- Физическая подготовка – комплектование, сшивание и маркировка (см. раздел 4).
- Создание электронного пакета – сканирование (300 dpi, чёрно‑белый или цветной в зависимости от оригинала), подпись, добавление метаданных.
- Согласование с архивом – передача реестра и электронных пакетов в архивную службу, получение акта приёма.
- Контроль – хранение копий реестра и подтверждения приёма в течение минимум 5 лет (по требованиям к документам‑основаниям).
Особенности при ликвидации, банкротстве и реорганизации предприятия
В случае прекращения деятельности организации:
- Все кадровые документы, включая трудовые договоры, передаются в муниципальный архив в обработанном виде.
- Сроки хранения сохраняются (не менее 50/75 лет) независимо от статуса предприятия.
- Если предприятие переходит в новую юридическую форму, документы могут быть переданы в архив нового юридического лица, но с обязательным оформлением акта передачи.
Практические рекомендации и контрольный список
Для упрощения работы с архивом рекомендуется использовать следующий чек‑лист:
| Этап | Что проверять | Ответственный |
|---|---|---|
| Сбор документов | Наличие оригинального договора, всех изменений и расторжений | HR‑отдел |
| Сортировка и маркировка | Группировка по сотрудникам, правильные обложки, штрих‑коды | Отдел архивного обеспечения |
| Электронное сканирование | Качество 300 dpi, формат PDF/A, подпись КЭП | ИТ‑служба |
| Составление реестра | Полнота полей, соответствие реестра физическим пакетам | Контролёр документооборота |
| Передача в архив | Подтверждение получения (акт), копии реестра хранятся 5 лет | Главный бухгалтер / Руководитель отдела |
Часто задаваемые вопросы (FAQ) Нужно ли хранить трудовые договоры, если сотрудник уволен?
Да. Договор и все связанные с ним документы (изменения, расторжение) хранятся в течение того же срока, что и договор, независимо от статуса сотрудника.
Можно ли уничтожить оригиналы после сканирования?
Только после получения официального акта об уничтожении от архивной службы. До этого оригиналы остаются в архиве в бумажном виде.
Какой срок хранения у копий договоров, сделанных в электронном виде?
Электронные копии хранятся столько же, сколько и бумажные оригиналы (не менее 50/75 лет). При этом необходимо обеспечить их целостность и доступность в течение всего срока.
Что делать, если срок хранения договора уже истёк?
По истечении установленного срока документ может быть уничтожен, но только после оформления акта об уничтожении и согласования с архивом.
Трудовые договоры – один из ключевых кадровых документов, требующих строгого соблюдения сроков и правил архивного хранения. Правильная подготовка (сшивание, маркировка), своевременная цифровизация и точное соблюдение нормативных сроков позволяют избежать юридических рисков и обеспечить надёжную защиту интересов как работников, так и работодателя.
Помните: соблюдение требований Приказа Росархива № 236 и актуальных правил электронного документооборота – залог безупречной работы с архивом;
Дата публикации: 10 июля 2026 г.