Тульский архив по личному составу – это специализированный раздел Государственного архива Тульской области (ГАТО)‚ где хранятся кадровые и персональные документы государственных‚ муниципальных и частных организаций за период с начала 20‑го века до наших дней. В статье подробно рассматриваются:

• Что именно входит в архив по личному составу;
• Как подготовить кадровые документы к передаче в архив;
• Какие документы необходимо собрать и в каком виде;
• Порядок подачи требований и получения копий;
• Контактные данные и юридическая база.

Что входит в архив по личному составу?

В архивных фондах по личному составу (ЛС) хранятся документы‚ отражающие служебную и биографическую информацию о сотрудниках организаций. Ключевые категории:

1. Личные дела сотрудников – карточки личного состава‚ биографические справки‚ сведения о семейном положении.
2. Трудовые книжки и их копии – сведения о трудовом стаже‚ должностях‚ повышениях.
3. Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении – оригиналы и копии приказов‚ служебные записки.
4. Документы по аттестации и квалификации – сертификаты‚ дипломы‚ результаты экзаменов;
5. Медицинские справки и листки учета – сведения о состоянии здоровья‚ прохождении медосмотров.
6. Военно-учётные листки (для военнослужащих) и документы о мобилизации.
7. Пенсионные и социальные документы – справки о выплатах‚ пенсионные карточки.
8. Фотографии и личные письма (по запросу‚ если они относятся к служебной деятельности).

Пример конкретного дела:

• Фонд: Р-717
• Опись: 1 ЛС
• Дело: 340 – сведения о личном составе за 1918‑1923 гг.

Правовая основа функционирования архива

Государственный архив Тульской области был создан в соответствии с постановлением администрации Тульской области № 221 от  г. и действует в рамках:

• Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от  г.).
• Приказа Минкультуры России № 135 от  г. «Об утверждении Положения о государственных архивах».
• Регионального нормативного акта – постановления Комитета Тульской области по делам архивов.

Эти документы регламентируют порядок:

1. Сохранения и учета архивных материалов;
2. Передачи документов в архив;
3. Доступа к архивным сведениям для исследователей и граждан.

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив?

Сбор и классификация

Перед передачей необходимо собрать все документы‚ относящиеся к конкретному сотруднику‚ и классифицировать их по типу (см. пункт 1). Рекомендуется использовать следующую схему нумерации:

ЛС-Год-НомерДела (например‚ ЛС-2023-015)

Оформление сопроводительных листов

Для каждого дела оформляется сопроводительный лист‚ где указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения и смерти (если применимо);
• Период работы в организации;
• Перечень включенных документов;
• Ответственное лицо‚ подготовившее дело.

Упаковка и маркировка

Документы помещаются в архивные папки формата А4 (или А5‚ если документы мелкие). На каждой папке наклеивается ярлык с указанием:

• Номера дела;
• Краткого содержания (например‚ «Трудовая книжка‚ приказы о приёме‑увольнении»);
• Дата упаковки.

Электронные копии (по желанию)

Для ускорения поиска в архиве рекомендуется создать скан-копии всех документов в формате PDF/A‑1b. Электронные файлы хранятся в отдельной папке с тем же номером дела и передаются на USB‑накопителе или через защищённый канал связи.

Порядок передачи документов в Государственный архив Тульской области

1. Подготовка заявления – в свободной форме или по образцу‚ доступному на сайте архива (tulagosarchive.ru).
2. Согласование с руководителем организации – подпись директора или уполномоченного лица.
3. Подача документов – лично в архивный центр или курьерской доставкой по адресу:

   Государственный архив Тульской области
   300041‚ г. Тула‚ пр. Ленина‚ д. 44‑а

4. Регистрация в журнале приёма – архивист фиксирует номер дела‚ дату и ФИО передавшего.
5. Получение расписочного листа – подтверждающего факт передачи.
6. Оценка состояния документов – при необходимости архив проводит консервацию (восстановление‚ дезинфекция).
7. Внесение в фонд – документ заносится в фонд Р‑717 (или другой‚ в зависимости от тематики).

Заказ копий и получение выписок

Для получения копий необходимо подать требование через форму на сайте архива или отправить запрос по электронной почте gosarhivtularegion.ru. В заявке указываются:

• Номер фонда и дела;
• Конкретные документы‚ копии которых требуются;
• Цель использования (исследование‚ семейная история и т.д.);
• Контактные данные заявителя.

Срок выполнения обычных запросов – до 30 календарных дней.

Контактные данные Государственного архива Тульской области

Практические советы для организаций

• Вести учёт персональных дел регулярно – не откладывать архивирование на конец года.
• Назначить ответственного за архивную работу – сотрудник‚ знакомый с нормативными актами.
• Проводить периодический аудит – проверять полноту и состояние документов.
• Обучать персонал – проводить семинары по правилам оформления и передачи дел.
• Использовать электронный документооборот – упрощает поиск и подготовку к передаче.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли передать только часть личного дела? – Да‚ но в таком случае в архиве будет отмечено‚ что дело неполное‚ что может ограничить доступ к полной информации.
2. Сколько времени хранится документ в архиве? – По закону – бессрочно‚ если документ не подлежит уничтожению в соответствии с нормативными актами.
3. Можно ли получить оригиналы документов обратно? – Оригиналы передаются в архив без права возврата‚ за исключением случаев‚ когда документ нужен для судебного разбирательства и суд выдает разрешение.
4. Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков передачи? – Штрафы могут быть наложены в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ‚ статья 7.24.

Тульский архив по личному составу – важный ресурс‚ обеспечивающий сохранность исторических и правовых сведений о трудовой деятельности граждан. Правильная подготовка документов‚ их своевременная передача и соблюдение нормативных требований позволяют сохранить ценную информацию для будущих поколений‚ исследователей и государственных органов.

Если у вас возникли вопросы по подготовке или передаче документов‚ свяжитесь с архивом по указанным выше контактам – специалисты помогут оформить все необходимые бумаги и ответят на ваши запросы.