Учет архивных документов – одна из ключевых функций государственных и муниципальных архивов. Он обеспечивает сохранность, доступность и контроль над документами Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и другими архивными материалами. Данная статья подробно рассматривает нормативную основу, принципы, виды учетных документов, порядок их ведения и современные электронные решения.

Нормативно‑правовая база

Основные правовые акты, регламентирующие организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, включают:

• Приказ Росархива от 02 марта 2026 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства к вышеуказанным Правилам (выпуск 2025 г.).
• Регламент государственного учёта документов АФ РФ, утверждённый Министерством культуры РФ.
• Решение Коллегии Росархива от  г. «Общие требования к учёту документов в архивах организаций».

Все перечисленные документы образуют единую систему, обеспечивающую преемственность учёта на всех стадиях работы с архивными материалами.

Принципы учёта архивных документов

Согласно пункту 3.12 Правил, учёт документов в архиве организации‑источнике (централизованный государственный учёт) основывается на следующих принципах:

1. Централизация. Учёт и сохранность ведутся специально выделенным сотрудником (или группой сотрудников, если архив имеет несколько хранилищ).
2. Унификация. Состав, методика составления и ведения учётных документов едины для всех архивов, что упрощает обмен информацией.
3. Динамичность. Учётные сведения своевременно обновляются при поступлении, перемещении, выбытии или реструктуризации документов.
4. Прозрачность. Все операции фиксируются в журнале учёта, что обеспечивает контроль со стороны надзорных органов.

Основные учетные документы архива

Перечень обязательных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определён Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ. К ним относятся:

• Паспорт архива‑организации. Составляется по установленной форме и фиксирует общие сведения о фонде, структуре и объёме документов.
• Сдаточная опись. Оформляется при поступлении документов в архив; включает сведения о подразделении‑источнике, типе и количестве документов.
• Опись дел (деловая опись). Систематизирует документы по делам, темам, датам и уровням доступа.
• Журнал учёта поступления и выбытия электронных документов (ЭД). (Приложение 33 к Правилам).
• Журнал учёта миграций и перезаписей ЭД. (Приложение 34).
• Книга учёта депозитарного хранения. Ведётся для документов, находящихся в долгосрочном хранении у сторонних организаций.
• Учетные базы данных. Электронные реестры, реализованные в информационных системах архива (например, «Электронный архивный фонд»).

Порядок ведения основных учетных документов

Поступление документов

Основанием каждой записи в учётных документах является сдаточная опись (пункт 6.4.1.1 Правил). При поступлении документов в архив необходимо выполнить следующие шаги:

1. Получить сдаточную опись от структурного подразделения‑источника.
2. Проверить соответствие документов заявленным в описи (полнота, состояние, соответствие классификации).
3. Внести запись в журнал учёта поступления (для бумажных и электронных документов).
4. Обновить электронную базу данных (если используется).

Комплектование и систематизация

После приёма документы комплектуются в соответствии с установленной схемой архивного описания (по уровням: фонд → серия → дело → документ). На этом этапе формируются:

• Описи дел (деловые описи).
• Краткие описания (аннотации) для облегчения поиска.

Выбытие и передача документов

Выбытие может быть обусловлено:

• Сроком хранения (истечение срока юридической значимости).
• Переводом в другой архив (например, в центральный ГАРФ).
• Продажей, уничтожением или передачей в музей/библиотеку.

Для каждого случая оформляется соответствующая запись в журнале учёта выбытия и, при необходимости, в книге учёта депозитарного хранения.

Миграция электронных документов

При переносе ЭД между системами (например, из локального хранилища в облачную платформу) необходимо вести журнал учёта миграций и перезаписей ЭД. Запись включает:

• Идентификатор документа.
• Дата и время миграции.
• Новый идентификатор (если изменился).
• Ответственное лицо.

Электронные системы учёта

В последние годы большинство государственных архивов переходит на автоматизированные решения. Ключевые функции современных систем:

• Создание и хранение электронных копий документов (сканирование, оцифровка).
• Поддержка электронных журналов и реестров (автоматическое формирование записей).
• Контроль доступа (ролевые модели, цифровые подписи).
• Интеграция с государственными информационными системами (ЕГРН, ФГИС «Архив»).
• Отчётность в реальном времени (генерация статистики по поступлению, хранению, выбытие).

Примером такой системы является «Электронный архивный фонд» (ЭАФ), разработанный Федеральным архивным агентством. Он соответствует требованиям Регламента государственного учёта и позволяет вести:

1. Электронные паспорта архивов.
2. Онлайн‑описи дел.
3. Автоматизированные журналы поступления/выбытия.
4. Контрольные списки миграций ЭД.

Ответственность и контроль

За ведение учётных документов отвечает специально назначенный сотрудник (учётный специалист) или отдел учёта. В случае нарушения требований:

• На уровне архива – дисциплинарные меры в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
• На уровне государства – административная ответственность, предусмотренная законодательством о государственных архивах.

Контроль осуществляеться:

1. Внутренними аудитами (периодические проверки соответствия учётных документов установленным формам).
2. Внешними проверками со стороны Росархива и органов государственной инспекции.

Практические рекомендации для архивных работников

• Стандартизируйте формы. Используйте только утверждённые формы (паспорт архива, сдаточная опись, журнал учёта).
• Обучайте персонал. Регулярные семинары по методическим рекомендациям и работе с электронными системами.
• Внедряйте автоматизацию. Переход на электронные журналы сокращает риск ошибок и ускоряет поиск.
• Контролируйте сроки. Своевременно проверяйте документы на предмет истечения срока хранения.
• Ведите резервные копии. Для электронных учётных баз создавайте резервные копии и храните их в разных географических точках.
• Документируйте изменения. Любая корректировка в учётных документах должна сопровождаться подписью ответственного лица и датой.

Ведение учётных документов в государственном архиве – это сложный, но систематизированный процесс, основанный на чётко регламентированных правилах и принципах. Соблюдение нормативных актов, применение унифицированных форм и внедрение современных электронных систем позволяют обеспечить надёжную сохранность архивных материалов, их доступность для исследователей и контроль со стороны надзорных органов.

Тщательное соблюдение всех этапов – от поступления и комплектования до выбытия и миграции – гарантирует преемственность архивного учёта и способствует сохранению исторической памяти государства.

Дата публикации: 08:08:15