Учет архивных документов — это фундаментальный процесс, обеспечивающий сохранность, контроль и доступность документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации. Система учетных документов строго регламентирована нормативными правовыми актами и служит основой для централизованного государственного учета. Ниже представлен подробный обзор состава, форм и назначения учетных документов, действующих на .
Нормативная правовая основа
Основным документом, регулирующим порядок организации хранения, комплектования, учета и использования документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее — Правила), утвержденные приказом Росархива. Данные Правила распространяются на государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные организации.
Ключевые принципы учета (согласно п. 1.8 Правил):
- Централизация, учет и сохранность учетных документов осуществляется специально выделенным сотрудником (сотрудниками при наличии нескольких хранилищ).
- Автоматизация — по мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет осуществляется на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий с сохранением установленного Регламентом порядка работы.
Классификация учетных документов
Вся система учетных документов архива делится на две большие категории:
- Основные (обязательные) учетные документы — их ведение строго обязательно для всех архивов, формы утверждены нормативными актами.
- Вспомогательные учетные документы — их состав и формы определяет архив организации самостоятельно, исходя из специфики фондов и удобства внутренней работы.
Основные (обязательные) учетные документы
К этой группе относятся документы, фиксирующие факты поступления, выбытия, состав, количество, наличие и состояние архивных дел, а также их особую ценность и уникальность.
Книга учета поступления и выбытия дел, документов (Приложение 11 к Правилам)
Это главный синтезирующий журнал архива. Она ведется для учета:
- Поступления (выбытия) документов в архив организации;
- Количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период;
- Состояния их описания (наличие/отсутствие описи, стадия оформления).
Реестр описей (Журнал регистрации описей)
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов. Обязательные реквизиты записи:
- Номер фонда;
- Номер описи;
- Количество единиц хранения в описи;
- Количество листов в описи и ее экземпляров.
Листы фондов (Описи фондов)
Являются первичными учетными документами, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета. Они содержат подробное описание состава дел фонда (перечень дел с указанием заглавий, дат, количества листов, сроков хранения).
Паспорт архива организации (п. 3.12 Правил)
Составляется архивом организации-источником комплектования государственного (муниципального) архива по установленной форме. Является ключевым документом для централизованного государственного учета Архивного фонда РФ.
Документы по учету особо ценных и уникальных документов
- Опись особо ценных документов или перечень номеров особо ценных дел — обязательны для выделения объектов, требующих особого режима хранения и учета.
Номенклатура дел
Хотя номенклатура является документом по управлению документацией в действующем делопроизводстве, она неразрывно связана с учетом в архиве как систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Она служит базой для формирования архивных фондов.
Учет электронных документов (ЭД)
Согласно п. 6.3.5 Правил, учет электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями Правил и по установленным учетным формам. Особенности учета ЭД:
- Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (Приложение 31).
- ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения.
Вспомогательные учетные документы
Их состав и формы архив организации определяет самостоятельно (согласно Методическим рекомендациям к Правилам, п. 6.3). Примеры таких документов:
- Карточки учета единиц хранения (для оперативного контроля мест хранения);
- Журналы выдачи документов в читальный зал / на временное хранение;
- Схемы размещения фондов в хранилищах;
- Внутренние справки и реестры для контроля оформления дел (проверка нумерации, скрепления, опечаток).
Документы инвентаризации и проверки (Выверка)
Периодическая проверка наличия и состояния архивных документов — обязательная процедура. Порядок фиксации результатов:
- Начало проверки: проводится выверка учетных документов (сверка данных учетных документов с реальным состоянием фондов) — п. 10.3 Правил.
- Фиксация результатов: оформляются Листы проверки наличия и состояния архивных документов (п. 10.4 Правил).
Упрощенный порядок: при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов.
Категории архивных документов для учета
При ведении учета необходимо четко разграничивать категории документов, так как от этого зависит порядок их описания и сроки хранения:
- Документы Архивного фонда РФ (п. 1.2 Правил): архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.
- Иные архивные документы (п. 1.3 Правил): документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.
Состав учетных документов государственного архива представляет собой многоуровневую систему, обеспечивающую непрерывность учета от момента поступления документов в архив организации-источника до их передачи в государственный архив и включения в Архивный фонд РФ. Строгое соблюдение форм основных документов (Книга учета, Реестр описей, Паспорт архива, Листы фондов, Учетная карточка ЭД) и грамотная организация системы вспомогательных документов гарантируют сохранность национального documentalного наследия и эффективность информационно-справочной работы архива.
Статья подготовлена на основании действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и информации из открытых источников на дату .