Дата актуализации: 11 июля 2026 г.

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Основные принципы организации учета
3. Этапы учета документов
4. Классификация и систематизация
5. Организация хранения
6. Электронный учет и оцифровка
7. Ответственность и контроль
8. Список использованных источников

Учет документов архивного фонда – ключевая часть архивного дела, обеспечивающая сохранность, доступность и правовую определённость архивных материалов. С 2015 года в России действует единый нормативный документ – Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Их цель – унифицировать подходы к работе с архивными документами в государственных, муниципальных и научных учреждениях.

В статье рассмотрены:

• история и правовая основа правил;
• основные принципы и этапы учёта;
• требования к классификации, систематизации и хранению;
• особенности электронного учёта и оцифровки;
• механизмы контроля и ответственности.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие учёт архивных документов:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет правовой статус архивов, их функции и общие требования к работе с архивными документами.
• Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № … – утверждает «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов».
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 2 марта 2020 г. № 24 – вводит уточнения и дополнения к правилам, адаптируя их к современным требованиям цифровой среды.
• Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 – актуализирует правила, учитывая опыт их применения в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.

Все перечисленные акты доступны в открытом доступе на официальных порталах Министерства культуры РФ и Федерального архивного агентства.

Основные принципы организации учёта

В соответствии с правилами, учёт документов должен опираться на следующие принципы:

• Законность. Все действия с документами должны соответствовать действующему законодательству.
• Системность. Документы учитываются в единой системе, включающей классификацию, систематизацию и регистрационные формы.
• Непрерывность. Учёт ведётся от момента поступления документа в архив до его окончательного уничтожения (если это предусмотрено).
• Доступность. Информация о документе должна быть доступна уполномоченным лицам в любой момент.
• Сохранность. Учетные действия не должны ухудшать физическое или электронное состояние документа.
• Прозрачность и контроль. Процедуры учёта подлежат внутреннему и внешнему аудиту.

Этапы учёта документов

Приёмка и регистрация

При поступлении документа в архив осуществляется:

1. Проверка правоустанавливающих документов (акт передачи, справка о праве собственности и т.д.).
2. Определение категории (документ государственного, муниципального, научного или частного архива).
3. Внесение сведений в регистрационную форму № 1 (реестр поступивших документов).

Оценка и комплектование

Документ оценивается по:

• исторической и культурной ценности;
• правовой значимости;
• техническому состоянию.

На основании оценки формируется комплект – совокупность документов, относящихся к одному делу, событию или периоду.

Систематизация

Документы распределяются по систематическому справочнику (раздел, подраздел, файл). Система построена на основе:

• отраслевого классификатора;
• хронологической и тематической группировки;
• установленных в архиве правил нумерации.

Ведение учётных регистров

Для каждого комплекта создаются:

• Регистрационный лист (форма № 2) – фиксирует основные сведения о комплекте.
• Картотека (электронная или бумажная) – обеспечивает быстрый поиск.
• Отчётные формы по использованию (выдача, возврат, копирование).

Хранение и контроль состояния

После систематизации документы помещаются в специальные архивные помещения, соответствующие требованиям по температуре, влажности и защите от внешних воздействий (см. раздел 5. Организация хранения).

Классификация и систематизация

Классификационные группы

Согласно правилам, документы делятся на следующие группы:

Систематический справочник

Справочник строится по принципу «от общего к частному»:

1. Раздел (например, «Государственное управление»).
2. Подраздел («Министерства и ведомства»).
3. Файл (конкретный орган – «Министерство культуры РФ»).
4. Опись (документы, относящиеся к определённому периоду или делу).

Каждому элементу присваивается уникальный классификационный код, который фиксируется в учётных карточках.

Организация хранения

Физическое хранение

Требования к помещениям архивов (пункт 6.1 Правил):

• Температура – + 18 ± 2 °C;
• Относительная влажность – 45 ± 5 %;
• Отсутствие прямого солнечного света и ультрафиолетового излучения;
• Защита от пыли, загрязнений, механических повреждений;
• Система пожарной и охранной сигнализации.

Хранение электронных документов

Электронные архивные материалы размещаются в специализированных серверных помещениях с:

• Резервным копированием (минимум — три копии в разных географических точках);
• Контролем доступа (аутентификация, авторизация);
• Регулярной проверкой целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).

Оценка состояния и консервация

Регулярные осмотры (не реже одного раза в год) включают:

1. Проверку физического состояния (разрывы, пятна, плесень).
2. Оценку условий хранения (измерение температуры и влажности).
3. Принятие мер консервации (переплет, дезинфекция, пересмотр упаковки).

Электронный учёт и оцифровка

Система электронного учёта (СЭУ)

Для автоматизации учёта рекомендуется использовать специализированные программные комплексы, соответствующие требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный архив». Основные функции СЭУ:

• Ввод и хранение метаданных (автор, дата, классификационный код, состояние).
• Поиск и формирование отчётов.
• Контроль доступа и журналирование действий.
• Интеграция с системами документооборота государственных органов.

Оцифровка бумажных документов

Процесс оцифровки включает:

1. Подготовку оригиналов (удаление скрепок, защита от повреждений).
2. Сканирование в формате TIFF (без сжатия) для долгосрочного хранения и PDF/A для доступа.
3. Создание описательной мета‑информации (по стандарту ISAD(G)).
4. Связывание цифровой копии с оригиналом в учётной системе.

Оцифрованные материалы подлежат тем же требованиям по учёту, что и бумажные, но дополнительно контролируються на предмет цифровой целостности.

Ответственность и контроль

Ответственные лица

Внутренний и внешний контроль

Контроль осуществляется в два уровня:

• Внутренний аудит – периодические проверки (ежеквартально) со стороны руководства архива.
• Внешний аудит – проверка со стороны Федерального архивного агентства (не реже одного раза в два года).

Результаты аудитов фиксируются в протоколе проверки и служат основанием для корректирующих действий.

Ответственность за нарушения

Согласно статье 13.2 Федерального закона № 125‑ФЗ, за нарушение правил учёта и хранения могут быть применены:

• дисциплинарные взыскания (выговор, увольнение);
• административные штрафы (до 500 000 руб. для юридических лиц);
• уголовная ответственность в случае умышленного уничтожения или искажения архивных документов.

Правила организации учёта документов архивного фонда РФ и других архивов представляют собой комплексный нормативный инструмент, объединяющий правовые, технические и организационные аспекты работы с архивными материалами. Их правильное применение гарантирует:

• сохранность исторического и культурного наследия;
• доступность информации для исследователей, государственных органов и граждан;
• соответствие международным стандартам архивного дела.

Внедрение современных ИТ‑решений, регулярный контроль и постоянное повышение квалификации персонала позволяют эффективно адаптировать традиционные методы учёта к требованиям цифровой эпохи.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № … «О Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ».
3. Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении методических рекомендаций к Правилам».
4. Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов».
5. Грошев А.В., Романова Е.А. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ» – Портал «Архивы России».
6. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный архив. Общие требования».
7. Методические рекомендации по оцифровке архивных документов (Федеральное архивное агентство, 2022).

Информация актуальна на 11 июля 2026 г. и может быть изменена в соответствии с новыми нормативными актами.