Учет архивных документов – это комплекс мероприятий, направленных на определение количества, состава и местонахождения документов, а также на фиксацию их принадлежности к определённому архивному фонду. Правильный учет обеспечивает государственный контроль за сохранностью архивных материалов, упрощает их использование и гарантирует соблюдение требований законодательства.
Нормативно‑правовая база - Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной правовой акт, регламентирующий порядок ведения архивов.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов (утверждены приказом Минкультуры России от № 526).
- Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ (Федеральное архивное агентство).
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (в т.ч. по электронным документам).
Все перечисленные документы обязательны для применения как в государственных, так и в муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.
Основные понятия Архивный фонд
Собрание всех архивных документов, отнесённых к постоянному хранению после экспертизы их ценности. Делится на:
- Государственную часть – документы, принадлежащие государству.
- Негосударственную часть – документы, полученные от организаций, физических лиц и т.п.
Учетные документы архива
Разделяются на основные (обязательные) и вспомогательные. Основные фиксируют факты поступления, перемещения и выбытия документов, а вспомогательные – служат для контроля качества и аналитики.
Система учетных документов Основные учетные регистры
| Регистратор | Назначение | Периодичность заполнения |
|---|---|---|
| Паспорт архивохранилища | Общее описание помещения, условий хранения, системы охраны. | Раз в 5 лет (пересмотр) |
| Книга учёта поступления и выбытия дел (КУПВД) | Фиксация всех приходов и расходов документов. | Ежедневно |
| Опись дел (опись архивных фондов) | Перечень всех дел, их состав, сроки хранения. | При формировании нового фонда и при каждой реинвентаризации. |
| Инвентаризационный лист | Подтверждение наличия конкретных единиц хранения. | Раз в 3‑5 лет (плановая инвентаризация). |
| Книга учёта электронных архивных документов | Регистрация цифровых файлов, их формата, контрольных сумм, места хранения. | При каждом добавлении/удалении электронных материалов. |
Вспомогательные документы - Отчёты о проведённой экспертизе ценности.
- Акты приёма‑передачи единиц хранения.
- Протоколы контроля доступа и охраны.
- Методические указания и инструкции для сотрудников.
Порядок ведения учёта Приём документов в архив - Проверка правоустанавливающих документов. Убедиться, что переданные материалы действительно подлежат архивированию.
- Проведение экспертизы ценности (если это требуется по закону).
- Оформление акта приёма‑передачи и внесение записи в КУПВД.
- Назначение единицы учёта (дело, файл, коробка, электронный архив).
- Внесение данных в опись дел и, при необходимости, в паспорт архивохранилища.
Хранение и комплектование
Приём документов в архив - Проверка правоустанавливающих документов. Убедиться, что переданные материалы действительно подлежат архивированию.
- Проведение экспертизы ценности (если это требуется по закону).
- Оформление акта приёма‑передачи и внесение записи в КУПВД.
- Назначение единицы учёта (дело, файл, коробка, электронный архив).
- Внесение данных в опись дел и, при необходимости, в паспорт архивохранилища.
Хранение и комплектование
Документы размещаются в соответствии с их условиями хранения (температура, влажность, защита от света). При комплектовании дел формируются:
- Физические комплекты (коробки, папки).
- Электронные комплекты (структурированные базы данных, метаданные).
Использование архивных документов - Запрос пользователя фиксируется в журнале выдачи.
- Сотрудник проверяет наличие и состояние документа.
- Оформляется акт выдачи и вносится запись в КУПВД (выдача/возврат).
- При работе с электронными документами фиксируются лог‑файлы доступа и контрольные суммы.
Выбытие документов
Выбытие может быть:
- Ликвидационным (уничтожение после окончания срока хранения).
- Переводным (перемещение в другой архив).
- Продажным (реализация в случае правомочия).
Для каждого случая оформляется акт выбытия и соответствующая запись в КУПВД.
Электронный учёт документов
С 2020‑х годов в большинстве государственных и муниципальных архивов внедряется электронный документооборот; Ключевые элементы:
- Электронный реестр архивных фондов (ЭРФ) – база данных, содержащая метаданные всех электронных и оцифрованных документов.
- Контрольные суммы (MD5, SHA‑256) для подтверждения целостности файлов.
- Система управления доступом (RBAC) – разграничение прав пользователей.
- Автоматизированные отчёты о поступлении, использовании и выбытии.
Методические рекомендации Федерального архивного агентства предписывают использовать стандарты:
- ISO 15489‑1 «Управление документами»;
- ISO 14721 «OAIS – открытая архивная информационная система»;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронные архивные документы».
Ответственность и контроль
Согласно 125‑ФЗ и Правилам организации учёта, за ведение учётных регистров отвечают:
- Главный архивариус – общая ответственность за соблюдение нормативных требований.
- Специалист по учёту – ведение КУПВД, описи, инвентаризационных листов.
- Сотрудники охраны – контроль доступа к физическим хранилищам.
- ИТ‑служба – поддержка электронных систем учёта и резервного копирования.
Контроль осуществляется:
- Внутренними проверками (ежеквартальные ревизии).
- Государственным надзором (Федеральное архивное агентство, региональные органы культуры).
- Аудитами по ISO 9001 (при наличии сертификата качества).
Практические рекомендации по организации учёта - Стандартизировать формы всех учетных документов (использовать утверждённые шаблоны).
- Вести единую электронную базу, синхронизированную с бумажными реестрами.
- Регулярно проводить инвентаризацию (плановую – раз в 3‑5 лет, внеплановую – при подозрении в утрате).
- Обеспечить резервное копирование электронных архивов и хранить копии в отдельном месте.
- Обучать персонал методическим рекомендациям и правилам обращения с документами.
- Внедрять автоматизированные системы (например, «Электронный архивный фонд» – ЕАФ) для ускорения регистрации и поиска.
Учет документов в архивах РФ – это фундаментальная часть архивного дела, обеспечивающая сохранность, доступность и законность обращения с историческим и правовым наследием страны. Соблюдение нормативных актов, использование единой системы учетных документов и внедрение современных электронных решений позволяют архивам эффективно выполнять свою миссию и отвечать требованиям государства и общества.
Автор статьи: виртуальный помощник, 2026 год.