Дата подготовки материала: (по информации из открытых источников).
Нормативная база
Учет документов в муниципальных архивах регламентируется рядом нормативных правовых актов, основными из которых являются:
- Приказ Росархива от 02 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от № 526);
- Методические рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов (проект рекомендаций, разработанный Федеральным архивным агентством);
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД).
Эти документы определяют порядок ведения основных и вспомогательных учетных документов, требования к их форме и содержанию, а также особенности учета электронных документов (ЭД).
Состав основных учетных документов
Согласно пункту 6.1 Правил, в архиве ведутся:
- Основные (обязательные) учетные документы:
- Номенклатура дел;
- Описи дел;
- Паспорт архивохранилища (его форма не регламентируется Правилами, но является обязательной);
- Журнал регистрации поступления документов;
- Карточки учета единиц хранения (карточки фондов, коллекций, отдельных документов).
- Вспомогательные учетные документы:
- Ведомости движения документов;
- Акты проверки состояния хранения;
- Справки о предоставлении копий и выписок;
- Журналы учета запросов и предоставления документов для использования.
Формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) утверждены Правилами и обязательны для всех муниципальных архивов.
Учет электронных документов
С развитием цифровых технологий особое внимание уделяется учету электронных документов. Согласно пункту 6.3.5 Правил:
Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в электронную систему управления архивом.
Основные этапы учета ЭД:
- Прием электронного документа в архив (регистрация в журнале поступления ЭД).
- Формирование метаданных (наименование, дата создания, автор, формат, уровень доступа и т.д.).
- Ввод сведений в учетную базу данных электронных документов.
- Размещение документа в надежном хранилище (сервер, облачное решение, магнитная лента) с соблюдением требований по резервному копированию и integrity control.
- Периодическая проверка актуальности и доступности ЭД (аудит, контроль целостности).
Методические рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов предоставляют детальные указания по выбору форматов, схемам именования файлов и обеспечению долгосрочной сохранности.
Процедуры учета в муниципальных архивах
Прием и регистрация документов
При поступлении документов (бумажных или электронных) в муниципальный архив осуществляются следующие действия:
- Проверка комплектности и соответствия описи;
- Присвоение индекса хранения (шифра фонда, дела, листа);
- Внесение сведений в журнал регистрации поступления;
- Создание карточки учета единицы хранения (или записи в БД ЭД).
- Наименование дела;
- Индекс хранения;
- Количество листов;
- Даты создания документов;
- Краткое содержание (аннотация).
- Журнал выдачи документов (с указанием даты, фамилии получателя, цели использования);
- Акты о состоянии хранения (проверка условий температуры, влажности, наличия повреждений);
- Справки о предоставлении копий (с указанием количества и формата копий).
- Разработке типовых форм учетных документов, утвержденных на уровне муниципального образования;
- Обучении сотрудников архива работе с электронными системами учета (например, «АРКАД», «Электронный архив»);
- Внедрении систем штрих‑кодирования и RFID‑меток для автоматизации инвентаризации;
- Создании электронных каталогов, доступных через портал местной администрации.
- Полноту и достоверность сведений о фондах;
- Быстрый поиск и предоставление документов для служебного и научного использования;
- Долгосрочную сохранность архивного наследия муниципального образования.
Формирование номенклатуры и описей
Номенклатура дел утверждается руководителем муниципального архива и утверждается органом местного самоуправления. Описи дел составляются на основе номенклатуры и содержат:
Ведение вспомогательных учетных документов
Для обеспечения контроля за движением и использованием документов ведутся:
Методические рекомендации и практические примеры
Методические рекомендации, issued by Федеральное архивное агентство и ВНИИДАД, помогают муниципальным архивам адаптировать общие положения Правил к специфике местного самоуправления. На практике это проявляется в:
Пример: Администрация Полевского городского округа Свердловской области внедрила электронную систему учета, где каждая единица хранения имеет уникальный QR‑код, сканирование которого автоматически фиксирует факт выдачи и возврата документа.
Учет документов в муниципальных архивах – это сложная, но четко регламентированная деятельность, основанная на федеральных нормах и методических указаниях. Соблюдение требований к основным и вспомогательным учетным документам, правильная работа с электронными документами и использование современных технологий позволяют обеспечить:
Следуя представленным рекомендациям и постоянно совершенствуя учетные процессы, муниципальные архивы способны эффективно выполнять свою миссию – сохранять документальную память региона и обеспечивать доступ к ней для нынешних и будущих поколений.