С переходом организаций на электронный документооборот вопрос правильного учета и хранения электронных документов в архиве становится критически важным. Электронный архив — это не просто файловая помойка или сетевая папка, а полноценная Система хранения электронных документов (СХЭД), которая должна обеспечивать правовую силу, читаемость и доступность документов на протяжении всего установленного срока хранения.

Ниже представлен подробный обзор нормативного регулирования, ключевых процессов и требований к учету электронных документов в архиве организации, актуальных на .

Нормативно-правовая база

Деятельность по учету и хранению электронных архивных документов регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17) — устанавливает обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов (в т.ч. по личному составу) в течение нормативных сроков хранения.
• Приказ Министерства культуры РФ (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…) — базовый документ, регламентирующий процедуры передачи, учета и хранения.
• Приказ Росархива от № 77 — утверждает типовые номенклатуры дел, правила формирования дел и составления описей, в т.ч. для электронных документов постоянных и временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
• ГОСТ Р 7.0.8-2025 — актуальный стандарт терминов и определений (вступил в силу ), вводящий понятия: «Формирование электронного дела», «Оформление дела», «Лист-заверитель дела» (адаптированный для электронной среды).
• ГОСТ 2.501-2013 (ЕСКД) — правила учета и хранения конструкторской документации, включая требования к резервному копированию и хранению на неперезаписываемых носителях.
• Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД (Федеральное архивное агентство) — технические требования к программному обеспечению архива.

Ключевые понятия и терминология (по ГОСТ Р 7.0.8-2025)

Для единообразия процессов необходимо оперировать утвержденными терминами:

Формирование электронного дела

Группирование документов в электронное дело и их систематизация в соответствии с номенклатурой дел.

Оформление дела

Подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами (создание описи, листа-заверителя, присвоение архивных шифров).

Лист-заверитель дела (электронный)

Учетный документ, содержащий сведения о количестве документов в деле, их архивных шифрах, заголовках, особенностях физического состояния (форматов, контрольных суммах) и порядке формирования.

СХЭД (Система хранения электронных документов)

Программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий прием, учет, хранение и использование электронных архивных документов без предварительного документирования на бумаге.

Процесс передачи электронных документов в архив

Передача документов из текущего документооборота (СЭД) в архив (СХЭД) — это формализованная процедура, включающая этапы:

1. Отбор и экспертиза стоимости. Определение документов, подлежащих архивному хранению, по номенклатуре дел.
2. Формирование электронных дел. Группировка документов по делам в соответствии с номенклатурой (утвержденной приказом Росархива № 77). Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей.
3. Конвертация в архивный формат. Критически важное требование: передача текстовых электронных документов для хранения в архиве организации-источника комплектования гос/муниципального архива осуществляется только в формате PDF/A (ISO 19005). Это гарантирует воспроизводимость визуального представления на длительный срок.
4. Создание пакета передачи (SIP — Submission Information Package). Включает сами файлы документов, метаданные (атрибуты учета), электронную опись дела и лист-заверитель.
5. Проверка целостности и подлинности. Верификация электронных подписей (ЭП), контрольных сумм (хэшей), соответствия метаданных содержимому файлов.
6. Приемка в СХЭД. Регистрация поступления дел в журнале учета поступления (электронном), присвоение архивных шифров (фонд, опись, дело).

Учет электронных документов в архиве: структура и инструменты

Учет в СХЭД ведется на трех уровнях:

Учет дел (Верхний уровень)

Ведется в Номенклатуре дел и Описях дел. Согласно Приказу Росархива № 77, номенклатура составляет основу для учета дел постоянных и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Учет внутри дела (Внутренняя опись)

Для каждого электронного дела формируется внутренняя опись документов. В ней указываются:

• Порядковый номер документа в деле.
• Архивный шифр документа.
• Заголовок (тема) электронного документа.
• Дата документа.
• Объем (количество файлов/страниц).
• Примечания (наличие ЭП, формат, особенности).

Лист-заверитель электронного дела

Аналог бумажного листа-заверителя. Содержит:

• Сведения о количестве электронных документов и файлов в деле.
• Контрольные суммы (хэши) файлов для контроля целостности.
• Сведения об особенностях формирования дела (например, изъятие единиц хранения на бумажном носителе).
• Важно: В листе-заверителе и во внутренней описи на бумажном носителе (если дела гибридные) указываются архивный шифр и заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из дела на бумажном носителе.

Требования к Системе хранения электронных документов (СХЭД)

Согласно типовым функциональным требованиям Росархива, СХЭД должна обеспечивать:

• Прием электронных архивных документов и электронных копий документов, подлежащих хранению.
• Учет всех поступивших, выданных, изъятых и уничтоженных документов.
• Хранение с гарантированной сохранностью, неизменностью и читаемостью на протяжении всего срока хранения.
• Использование (поиск, просмотр, выдача копий, извлечение сведений об удаленных документах по запросу уполномоченных пользователей).
• Резервное копирование. Правила выполнения (периодичность, регистрацию) устанавливает организация самостоятельно (по ГОСТ 2.501-2013). Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемых электронных носителях (WORM).
• Защиту от несанкционированного доступа и ведение журнала аудита всех действий с документами.

Особенности учета гибридных дел и изъятие документов

Часто дело формируется в гибридном виде (часть документов на бумаге, часть — в электронном виде). Учет таких дел имеет нюансы:

• Нумерация листов в делах на бумажном носителе ведется сквозно (п. 52 Правил).
• Если электронный документ изъят из бумажного дела для хранения в СХЭД (или наоборот), в листе-заверителе и внутренней описи бумажного дела обязательно делается отметка с указанием архивного шифра и заголовка изъятого электронного документа/единицы хранения.
• Электронное дело формируется как самостоятельная единица хранения с собственным шифром.

Чек-лист: правильный учет электронных документов в архиве

1. [ ] Утверждена Номенклатура дел с указанием сроков хранения для электронных документов.
2. [ ] Внедрена СХЭД, соответствующая типовым требованиям Росархива (сертифицированная ФСТЭК/ФСБ при необходимости).
3. [ ] Настроена автоматическая/рутинная конвертация документов в PDF/A при передаче в архив.
4. [ ] Регламентирован процесс формирования электронных дел (группировка, систематизация).
5. [ ] Для каждого дела сформированы: внутренняя опись (XML/PDF) и лист-заверитель с хэш-суммами.
6. [ ] Обеспечена проверка действительности электронных подписей на момент архивирования и их долгосрочная валидация (LTV).
7. [ ] Настроено резервное копирование по стратегии 3-2-1 (минимум), архивные копии на WORM-носителях.
8. [ ] Ведется журнал аудита всех операций в СХЭД (кто, когда, что делал).
9. [ ] Регламентирована процедура уничтожения документов по истечении сроков хранения с составлением акта и отметкой в учете.
10. [ ] Проведено обучение архивистов и администраторов СХЭД работе с электронными делами.

Учет электронных документов в архиве организации — это не просто техническая задача «сохранить файлы», а сложный организационно-технический процесс, жестко регламентированный законодательством (125-ФЗ, Приказ Минкультуры, Приказ Росархива № 77) и стандартами (ГОСТ Р 7.0.8-2025, ГОСТ 2.501-2013).

Ключевые столпы успеха: использование формата PDF/A для текстовых документов, формирование дел строго по номенклатуре, обязательное наличие внутренней описи и листа-заверителя с контрольными суммами, применение сертифицированных СХЭД и организация надежного резервного копирования на неперезаписываемых носителях. Только соблюдение этих условий гарантирует правовую силу электронных архивных документов и прохождение проверок контролирующих органов.