Деятельность любого архива — будь то государственный, муниципальный или корпоративный — строится на двух фундаментальных столпах: грамотном учете документов и обеспечении их сохранности. Эти процессы неразрывно связаны: без точного учета невозможно контролировать наличие дел, а без сохранности теряется сама ценность архивного фонда. В статье подробно рассматриваются нормативные основы, технологические приемы учета на различных этапах и система мероприятий по защите документов от порчи, утраты и несанкционированного доступа.

Нормативно-правовая база: фундамент архивной работы

Основным документом, регламентирующим деятельность архивов в РФ, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утверждены Росархивом, действующая редакция с учетом Приказа № 236 от и последующих изменений, в т.ч. Приказ № 77 от ).

Ключевые определения, закрепленные в нормативных актах:

• Обеспечение сохранности — комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению режимов хранения, надлежащей организации хранения, исключающих хищение и утрату документов, и поддержанию их в нормальном физическом состоянии.
• Хранение документов — деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов.
• Учет, система регистрации сведений о количестве, составе, месте хранения и перемещении единиц хранения.

Этапы учета документов: от поступления к постоянному хранению

Учет архивных документов — это непрерывный процесс, охватывающий весь жизненный цикл дела в архиве. Методические рекомендации Росархива выделяют ключевые этапы:

Прием документов на хранение (Входной контроль)

Это критический момент, когда ответственность за документы переходит к архиву. Процедура включает:

1. Экспертизу ценности документов (для определения сроков хранения и категории ценности).
2. Сверку с сдаточными описями и актами приема-передачи, представленными держателем (передающим организацией).
3. Осмотр физического состояния каждого дела на предмет повреждений, загрязнений, биологических поражений (плесень, насекомые).
4. Акклиматизацию — временное размещение в специальных помещениях для адаптации документов к микроклимату архива (температура 18±2°С, влажность 50±5%).
5. Регистрацию в журнале приема (учетной документации формы № 1 или аналогичной внутренней форме) с присвоением учетного номера.

Важно: Все дела с выявленными дефектами подлежат обязательной регистрации в картотеке учета физического состояния документов с указанием вида необходимой обработки (реставрация, переплет, дезинфекция, оцифровка).

Научная обработка и комплектование (Внутренний учет)

После приема документы проходят стадии научной обработки: разбор, упорядочение, описание. Учет на этом этапе ведется через:

• Описи дел (инвентаризационные книги), основной учетный документ фонда. Нумерация единиц хранения должна быть сквозной по описи.
• Книги учета описаний (формы № 3, № 4) — для контроля наличия и движения описаний.
• Внутренние перемещения — фиксируются в журналах выдачи/возврата дел из архивохранилища в читальный зал или на реставрацию.

Автоматизированный учет (Электронные архивы и АИС)

Современные стандарты (в т.ч. требования к электронным архивам) требуют внедрения автоматизированных информационных систем (АИС). При переносе документов в электронный вид или ведении учета бумажных фондов в АИС:

• Присваиваются метаданные (по ГОСТ Р 7.0.99-2018 / ISO 16175), необходимые для полноценного поиска и идентификации.
• Ведется электронный журнал учета с историей всех операций (кто, когда, какое дело переместил).
• Обеспечивается контроль целостности электронных копий (хеш-суммы, электронные подписи).

Обеспечение сохранности: системный подход

Сохранность — это не просто «хранение в сухом месте». Это целостная система, включающая организационные, технические, физико-химические и правовые меры.

Организационные меры

• Назначение ответственных лиц: закрепление за сотрудниками зон ответственности (архивариусы фондов, кладовщики, реставраторы, администраторы АИС). Обязанности фиксируются в должностных инструкциях и локальных нормативных актах (ЛНА).
• Режим доступа: разграничение зон (помещения приема, архивохранилища, читальные залы, реставрационные цеха). Доступ в архивохранилища имеют только уполномоченные лица.
• Инструктажи и обучение: регулярное проведение инструктажей по технике безопасности, пожарной безопасности и правилам обращения с документами.
• Планирование проверок: утверждение графиков плановых инвентаризаций и проверок состояния фондов.

Обеспечение нормативных условий хранения (Микроклимат и защита)

Согласно Правилам и санитарным нормам (СанПиН), в помещениях основного назначения (архивохранилищах) должны поддерживаться:

Стеллажное оборудование должно быть металлическим, неподвижным или подвижным (компактными), обеспечивающим вертикальное хранение дел в коробках/обертках. Запрещается хранение документов на полу, подтекающих трубах, рядом с отопительными приборами.

Контроль физического состояния (Мониторинг)

Регулярная диагностика состояния фондов позволяет выявлять угрозы на ранней стадии:

• Ежедневный визуальный осмотр кладовщиком/архивариусом помещений (температура, влажность, признаки протечек, грызунов, насекомых).
• Плановая инвентаризация (проверка наличия и состояния): проводится не реже 1 раза в 5 лет (для фондов постоянного хранения) или по графику. Включает:
  1. Выверку учетных документов: сверку описей, книг учета, справочных приборов между собой.
  2. Натурную пересчетку единиц хранения по описям.
  3. Оценку физического состояния (целостность переплетов, качество бумаги, наличие загрязнений, биоповреждений).
• Составление Акта проверки наличия и состояния архивных документов по итогам инвентаризации.

Профилактика и реставрация

• Пылеудаление и санитарная обработка помещений и стеллажей (в т.ч. влажная уборка с дезинфектантами, разрешенными для архивов).
• Дерратизация и дезинсекция (борьба с грызунами и насекомыми) по контрактам с лицензированными СЭС/ДЕЗ.
• Реставрационные работы: на основе картотеки учета физического состояния формируется план реставрации (плановый/текущий/капитальный). После реставрации дела повторно осматриваются, регистрируются в журнале приема после реставрации и возвращаются в хранилище.

Особенности учета и сохранности электронных документов

С переходом на электронное делопроизводство (Приказ Минцифры, ФЗ-63, ФЗ-149) к классическим приемам добавляются специфические требования:

• Жизненный цикл ЭД: учет начинается на этапе создания/поступления в СЭД/АИС, а не только при передаче в архив.
• Целостность и подлинность: использование квалифицированных электронных подписей (КЭП), штампов времени, хеш-контроля (ГОСТ Р 34.11-2012).
• Миграция форматов: плановое преобразование устаревших форматов в актуальные (PDF/A, XML, TIFF) для обеспечения читаемости.
• Резервное копирование (Backup): правило 3-2-1 (3 копии, 2 разных носителя, 1 удаленная). Географически распределенные ЦОД.
• Информационная безопасность: защита от НСД (СЗИ, межсетевые экраны, DLP-системы), разграничение прав доступа по ролевой модели (RBAC).

Работа с читателями: контроль сохранности при использовании

Использование документов, зона повышенного риска. Обеспечение сохранности при выдаче включает:

• Выдачу только против подписи в учетной карточке читателя или журнале выдачи (форма № 10) / через АИС.
• Предварительный осмотр дела архивариусом перед выдачей и после возвращения (фиксация новых повреждений).
• Выдачу в читальный зал только в обертках/папках, запрет на использование ручек, еды, напитков.
• Ограничение выдачи уникальных/истощенных оригиналов — предоставление копий (цифровых или ксерокопий).
• Контроль сроков выдачи и своевременного возвращения (автоматические напоминания в АИС).

Чрезвычайные ситуации и план реагирования

Каждый архив обязан иметь План действий при чрезвычайных ситуациях (ЧС) (пожар, наводнение, террористическая угроза, сбой АИС). План включает:

1. Список приоритетных фондов для эвакуации (фундаментальные, уникальные, личные дела).
2. Места временного размещения (резервные хранилища, партнерские архивы).
3. Средства и способы транспортировки (упаковочные материалы, транспорт).
4. Порядок оповещения руководства, МЧС, Росархива, правоохранительных органов.
5. Процедуры восстановления доступа к АИС и электронным фондам (Disaster Recovery).

Приемы учета и обеспечение сохранности документов в архиве — это не набор разрозненных инструкций, а единая технологическая цепочка. Качественный входной учет и экспертиза при приеме несут в себе залог будущей сохранности. Автоматизация учета (АИС, метаданные) повышает скорость поиска и исключает ошибки ручного труда. Системный мониторинг микроклимата, регулярные инвентаризации и плановая реставрация позволяют перевести работу из режима «тушения пожаров» в режим управляемого сохранения.

Ключевой принцип: «Учет без сохранности бессмыслен, сохранность без учета неконтролируема». Только их синергия, закрепленная в локальных нормативных актах архива и обеспеченная квалифицированными кадрами и современным оборудованием, гарантирует передачу документарного наследия будущим поколениям в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».