Учет в государственном архиве – это система мероприятий, направленных на регистрацию, хранение, контроль и использование архивных документов, а также на обеспечение их достоверности и сохранности․ С 1 января 2026 года бюджетные учреждения, органы государственной власти и местного самоуправления начали работать в условиях нового учетного регламента, который существенно изменил подходы к ведению архивного учета․

Правовое регулирование

Основой для организации учета в государственных архивах являются следующие нормативные акты:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 2025 г․) – определяет статус архивов, их функции и порядок работы с документами․
• Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе» – регулирует учет и хранение договорных документов․
• Федеральный закон № 6‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – устанавливает требования к финансовому учету архивных фондов․
• Постановление Правительства РФ от № 345 «О новых правилах бухгалтерского и материального учета в бюджетных учреждениях» – вводит единый учетный регламент, действующий с 1 января 2026 года․
• Приказы Минкультуры РФ и Приказы ФНС, регламентирующие электронный документооборот и цифровую подпись․

Эти документы определяют требования к государственному учету, в т․ч․ к учету архивных материалов, их классификации и оценке․

Основные принципы учета в архиве

1. Принцип законности – все действия с архивными документами должны соответствовать действующему законодательству․
2. Принцип достоверности – информация о каждом документе должна быть точной, проверяемой и неизменяемой․
3. Принцип системности – учет ведётся в единой системе, объединяющей финансовый, материальный и информационный учёт․
4. Принцип экономии – рациональное использование ресурсов (площадей, средств, персонала) при хранении и обработке документов․
5. Принцип открытости и доступа – обеспечение прав граждан и организаций на получение информации в соответствии с законодательством․

Виды учета в государственном архиве

3․1 Финансовый учет

Отражает затраты на:

• закупку и обслуживание архивных помещений;
• приобретение оборудования (сканеры, серверы, системы климат-контроля);
• оплату труда сотрудников архива․

3․2 Материальный учет

Включает регистрацию:

• физических носителей (бумажных документов, микрофильмов, фотокопий);
• технических средств (шкафы, стеллажи, системы охраны);
• износа и списания материалов․

3․3 Информационный (оперативный) учет

Состоит из:

• регистрации входящих и исходящих документов;
• создания и поддержания электронных каталогов (ЭКС);
• учёта доступа к документам (журналы выдачи, запросов)․

Документооборот и регистрация

С 2026 года введена единая электронная система регистрации (ЕЭСР), которая обеспечивает:

• автоматическую генерацию регистрационных номеров по единой схеме;
• привязку к бюджетным кодам в соответствии с новым регламентом;
• контроль сроков хранения и автоматическое формирование заявок на списание․

Процедура регистрации выглядит следующим образом:

1. Получение документа от подразделения‑источника․
2. Проверка соответствия нормативным требованиям (подписи, печати, метаданные)․
3. Ввод данных в ЕЭСР: дата, номер, тип, классификационный код, стоимость․
4. Присвоение физического места хранения (шкаф, ящик, полка)․
5. Создание электронного образа (скан) и привязка к физическому объекту․
6. Регистрация в журнале доступа и уведомление ответственного лица․

Электронный учет и автоматизация

Внедрение цифровых технологий позволяет решить ряд задач:

• Сократить время поиска документов (поиск по метаданным, полнотекстовый поиск)․
• Обеспечить сохранность оригиналов за счёт создания резервных копий․
• Повысить прозрачность доступа через электронные запросы и автоматические отчёты․

Ключевые инструменты:

Особенности нового учетного регламента с 2026 года

Новый регламент, действующий с 1 января 2026 г․, вводит следующие ключевые изменения:

• Объединённый код классификации (ОКК) – заменил прежние разрозненные классификаторы; теперь каждый документ получает один уникальный код, отражающий как тематическую, так и финансовую принадлежность․
• Единый бюджетный план архивных расходов – все затраты фиксируются в единой смете, что упрощает контроль со стороны ФНС․
• Обязательная цифровая копия – каждый бумажный документ должен быть оцифрован в формате PDF/A‑2b в течение 30 дней с момента поступления․
• Сроки хранения – установлены чёткие нормативные сроки (от 3 до 100 лет) в зависимости от категории документа; система автоматически генерирует уведомления о предстоящем списании․
• Контроль доступа – внедрена многоуровневая система прав (публичный, ограниченный, конфиденциальный), интегрированная с ЕГИСЗ․

Практические рекомендации для архивных подразделений

7․1 Организационные меры

• Назначить ответственного за соответствие новому регламенту и проводить ежеквартальные аудиты․
• Разработать внутренний регламент работы с ЕЭСР и обучить персонал․
• Внедрить систему постоянного мониторинга состояния архивных помещений (температура, влажность)․

7․2 Технические меры

• Обеспечить резервное копирование электронных архивов в два независимых места (облачный сервис + локальный сервер)․
• Использовать сканеры с разрешением не менее 300 dpi и поддержкой PDF/A‑2b․
• Регулярно проводить калибровку и обслуживание оборудования (шкафов, систем климат‑контроля)․

7․3 Финансово‑материальные меры

• Включать в бюджетные заявки расходы на цифровизацию и обновление программного обеспечения․
• Оптимизировать пространство за счёт перехода на гибридный (бумажно‑цифровой) архив․
• Вести детализированный учёт расходов в ERP‑системе для последующего анализа эффективности․

Учет в государственном архиве – это сложный, но критически важный процесс, который обеспечивает сохранность исторических и правовых документов, а также их доступность для граждан и государственных органов․ С введением нового учетного регламента с 1 января 2026 года система стала более единой, прозрачной и цифровой․ Соблюдение правовых требований, внедрение современных ИТ‑решений и постоянное повышение квалификации персонала позволяют архивным учреждениям эффективно выполнять свои функции и отвечать на вызовы современного общества․

Для успешного внедрения всех нововведений рекомендуется:

1. Тщательно изучить нормативные акты и разработать внутренние инструкции․
2. Обеспечить техническую базу (оборудование, программное обеспечение)․
3. Постоянно контролировать соответствие процессов установленным требованиям․
4. Вести диалог с контролирующими органами и обмениваться лучшими практиками․

Только комплексный подход гарантирует надёжный и эффективный учёт в государственных архивах, способствующий сохранению культурного наследия и поддержанию правовой прозрачности․