В условиях стремительного перехода к цифровому документообороту каждая организация сталкивается с задачей
правильного учета электронных архивных документов. Ключевым понятием в этой сфере является
учетная единица – элемент, позволяющий измерять, классифицировать и отслеживать документы в архиве.
В статье рассмотрены нормативные основы, принципы формирования учетных единиц, их роль в шифровании дел
и практические рекомендации по внедрению системы учета в организации.
Нормативно-правовая база
Для организации хранения, комплектования и учета электронных документов в России действуют следующие
основные стандарты и методические рекомендации:
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 – «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- ГОСТ Р 7.0.8-2025 – обновлённая версия, уточняющая понятие учетной единицы и требования к её использованию.
- ГОСТ Р 7.0.95-2015 – «Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики» (раздел 3.7 – идентификация).
- ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492 – регламентирует правила направления электронных документов в архивную библиотеку.
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов.
Что такое учетная единица?
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025, учетная единица – это:
«Единица измерения количества архивных документов, используемая для их учета, имеющая учетный номер и являющаяся составной частью архивного шифра».
В контексте электронных документов учетная единица может представлять:
- Один файл (PDF, DOCX, XML и др.).
- Набор файлов, объединённых в один логический документ (например, скан‑копия многополосного листа, где каждый лист – отдельный файл).
- Электронный архивный «дело», включающее несколько связанных документов.
Структура архивного шифра и роль учетной единицы
Шифр – это уникальный идентификатор, позволяющий быстро находить и классифицировать документ в архиве.
Он формируется по следующей схеме (пример упрощённого шифра):
[Код организации] – [Код подразделения] – [Год] – [Тип документа] – [Учетный номер]
Учетный номер – это именно та часть шифра, которая относится к учетной единице. Он присваивается
при поступлении документа в архив и фиксируется в метаданных.
Пример формирования шифра
| Элемент | Значение |
|---|---|
| Код организации | 001 |
| Код подразделения | 12 |
| Год | 2026 |
| Тип документа | ЭД (Электронный документ) |
| Учетный номер | 000145 |
Процедура присвоения учетных номеров
Для обеспечения единой методологии необходимо разработать регламент, включающий следующие шаги:
- Регистрация поступления документа. При загрузке в систему электронного архива фиксируется дата, источник и тип документа.
- Определение учетной единицы. На основании содержания и объёма определяется, будет ли документ
представлять одну учетную единицу или набор. - Присвоение учетного номера. Номер генерируется автоматически (последовательный счётчик) или
вручную в соответствии с внутренними правилами (например, с учётом классификатора дел). - Формирование полного шифра. Учетный номер включается в архивный шифр, который записывается в
метаданные документа. - Нанесение шифра на физический носитель. При необходимости (например, при хранении на оптических
дисках) шифр печатается на вкладыш‑футляр цифрового носителя. - Ввод в реестр. Документ регистрируется в реестре электронных архивных документов (ЭАР), где
фиксируются все атрибуты: шифр, метаданные, срок хранения, статус (активен/выведен).
Метаданные учетной единицы
Для эффективного управления электронными документами необходимо обеспечить полноту и корректность
метаданных. Согласно ГОСТ Р 7.0.95-2015 и ГОСТ Р 7.0.109-2024, в набор метаданных входят:
- Уникальный идентификатор (UID) – GUID или UUID.
- Шифр документа – сформированный согласно пункту 3.
- Автор (создатель) и ответственный за хранение.
- Краткое содержание (аннотация).
- Ключевые слова (теги) – согласно классификатору дел.
- Срок хранения – нормативный (например, 10 лет) и/или постоянный.
- Технические характеристики файла – формат, размер, контрольные суммы (MD5/SHA‑256).
Практические рекомендации по внедрению учётных единиц
Создание регламентов и инструкций
Разработайте внутренний документ «Порядок формирования и присвоения учетных единиц электронных
документов», где будут описаны:
- Алгоритм генерации учетного номера.
- Шаблоны шифров для разных типов дел.
- Ответственные лица за каждый этап.
- Периодичность контроля и аудита.
Автоматизация процесса
Для снижения риска ошибок рекомендуется использовать специализированные системы электронного архива
(ЭЭА) с функциями:
- Автоматической генерации шифра и учетного номера.
- Контроля целостности файлов (контрольные суммы).
- Поддержки стандартов метаданных (ISO 15489, ГОСТ Р 7.0.109).
- Интеграции с системами документооборота (ЭДО, ERP).
Обучение персонала
Проведите тренинги для сотрудников, отвечающих за ввод и контроль документов. Особое внимание
нужно уделить:
- Пониманию значения шифра и учетного номера.
- Требованиям к заполнению метаданных.
- Процедурам миграции и конвертации старых бумажных документов в электронный вид.
Аудит и контроль качества
Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводите проверку соответствия реестра требованиям ГОСТов.
Контрольные точки:
- Уникальность учетных номеров.
- Полнота метаданных.
- Соблюдение сроков хранения.
- Отсутствие «мертвых» ссылок и повреждённых файлов.
Пример оформления учетной единицы в реестре
| Поле | Значение |
|---|---|
| UID | e3f9c2a1‑4b6d‑11ee‑b2c2‑0242ac130003 |
| Шифр | 001‑12‑2026‑ЭД‑000145 |
| 2026‑07‑10 | |
| Дата поступления | 2026‑07‑11 |
| Автор | Иванов И.И. |
| Ответственный за хранение | Петров П.П., отдел архивного дела |
| Краткое содержание | Отчет о проведении аудита финансовой деятельности за 2025 год. |
| Ключевые слова | аудит, финансовый отчет, 2025 |
| Срок хранения | Постоянный |
| Формат файла | PDF/A‑2b |
| Размер | 2,3 МБ |
| Контрольная сумма (SHA‑256) | 9f2c1e8b5d6a7c9e… (полный хеш) |
Особенности учета электронных документов с длительным сроком хранения
Для документов, подлежащих хранению более 10 лет (например, кадровые, налоговые, юридические), необходимо
учитывать дополнительные требования:
- Поддержка форматов, гарантированных к долгосрочному хранению (PDF/A, XML, TIFF).
- Регулярная миграция на новые носители и форматы (по рекомендациям ГОСТ Р 54989‑2012).
- Ведение отдельного реестра «долгосрочных» учетных единиц с указанием даты следующей миграции.
Учетная единица электронных документов – фундаментальный элемент системы электронного архива
организации. Правильное её определение, присвоение уникального номера и включение в шифр позволяют:
- Обеспечить быстрый поиск и достоверную идентификацию документов.
- Соблюдать нормативные требования к срокам хранения и к защите информации.
- Упростить процессы миграции, аудита и контроля качества.
- Снизить риск потери или дублирования данных.
Внедрение единой методологии, основанной на ГОСТ‑стандартах и рекомендациях Федерального архивного
агентства, а также автоматизация процессов через специализированные системы электронного архива
гарантируют надёжность и эффективность управления электронными документами в любой организации.
Дата актуализации: 11 июля 2026 г.