Учетная единица – это базовый элемент измерения количества архивных (в т․ч․ электронных) документов, который используется для их систематического учета, присвоения уникального номера и включения в архивный шифр․ В современных организациях, где большинство делопроизводственной информации хранится в цифровом виде, правильное определение и оформление учетных единиц является фундаментом надёжного электронного архива․

Понятие учетной единицы электронных документов

Согласно ГОСТ Р 7․0․8‑2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Делопроизводство и архивное дело․ Термины и определения», учетной единицей называется:

• единица измерения количества архивных документов, используемая для их учета;
• единица, имеющая учетный номер, который входит в состав архивного шифра․

Для электронных документов учетная единица может представлять:

1. один электронный файл (например, скан‑копию договора в формате PDF);
2. набор файлов, объединённых в электронный дело (например, проектный пакет, включающий чертежи, спецификации, письма);
3. электронную копию оригинального бумажного документа, если она подлежит хранению в архиве․

Нормативно‑правовая база

Определения и требования к учетным единицам электронных документов закреплены в ряде нормативных актов:

• Приказ Росархива от № 77 – утверждает типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СХЭД) и к системам хранения электронных документов в архивах государственных органов․
• Типовые функциональные требования к СХЭД (утверждены приказом Росархива от ) – пункт 4․1 обязывает систему обеспечивать прием, учет, хранение и использование электронных архивных документов без предварительного бумажного документирования․
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ Росархива от № 236) – регламентируют формы учёта (АУФ) и сроки хранения․
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов․

Все эти документы согласованы между собой и образуют единую правовую основу, в которой учетная единица выступает как основной элемент учётной модели․

Классификация электронных документов в архиве

Для корректного учета необходимо классифицировать электронные документы по нескольким признакам:

Присвоение учетных номеров и формирование архивного шифра

Процесс присвоения учетного номера состоит из нескольких этапов:

1. Регистрация в системе СХЭД․ При поступлении электронного документа в архивную систему оператор вводит метаданные (дата создания, автор, тип документа, классификатор)․
2. Генерация уникального номера․ Номер формируется по схеме, установленной в организации (например, ГГГГ/КодПодразделения/НомерДокумента)․
3. Включение в архивный шифр․ Учетный номер становится частью архивного шифра, который дополнительно содержит сведения о фонде, серии, деле․
4. Регистрация в учетных формах (АУФ)․ По каждому документу заполняется архивная учетная форма (АУФ) – бумажный или электронный шаблон, предусмотренный Правилами хранения․

Пример архивного шифра:

01/2026/07/12/00123-ЭД-2026
│ │ │ │ │
│ │ │ │ └─ тип документа (ЭД – электронный документ)
│ │ │ └───── порядковый номер в серии
│ │ └─────── дата (дд/мм/гг)
│ └───────── код подразделения
└─────────── код фонда

Формы учёта (АУФ) и их заполнение

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, каждый уровень архивного хранения оформляется в виде архивных учетных форм (АУФ)․ Основные формы:

• Лист фонда – отражает общие сведения о фонде (название, период, количество единиц хранения)․
• Список дел – перечень всех электронных дел, входящих в фонд;
• Опись электронного дела – детализированный перечень всех файлов, их форматов, размеров и метаданных․
• Карта документа – карточка отдельного электронного документа с указанием учетного номера, даты, автора, срока хранения․

Все формы могут быть реализованы в электронном виде и автоматически заполняться системой СХЭД на основании введённых метаданных․

Технологическое обеспечение учётных единиц

Для надёжного учёта и сохранения электронных документов необходимо обеспечить:

• Систему электронного документооборота (СЭД) / СХЭД – должна поддерживать функции регистрации, присвоения номеров, формирования шифров и интеграции с архивным хранилищем․
• Электронное хранилище (ЭХ) – сертифицированные решения, отвечающие требованиям ФЗ‑127 «О персональных данных» и ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001 (информационная безопасность)․
• Метаданные – обязательные поля: учетный номер, дата создания, тип документа, автор, срок хранения, ссылка на оригинал/копию, контрольная сумма (hash)․
• Контроль целостности – регулярные проверки контрольных сумм (SHA‑256) и резервное копирование согласно правилам 3‑кратного резервирования․
• Электронная подпись – для подтверждения подлинности оригинальных электронных документов․

Практические рекомендации по организации учёта

1. Разработайте регламент присвоения учетных номеров․ Утвердите шаблон шифра, учитывающий структуру организации․
2. Обучите персонал работе с СХЭД․ Особое внимание уделите вводу метаданных и проверке их полноты․
3. Автоматизируйте заполнение АУФ․ Используйте возможности СЭД для генерации листов фонда и описей дел․
4. Периодически проводите аудит․ Сравнивайте реальное количество файлов в хранилище с данными учетных форм․
5. Обеспечьте соответствие срокам хранения․ Настройте автоматическое перемещение документов в архивный фонд или их уничтожение по истечении срока․
6. Внедрите систему контроля доступа․ Ограничьте права на изменение учетных номеров и метаданных․

Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица измерения количества архивных документов, имеющая уникальный учетный номер и входящая в состав архивного шифра․ Правильное определение, классификация и регистрация этих единиц обеспечивают:

• Надёжность и прослеживаемость архивных материалов;
• Соответствие нормативным требованиям (ГОСТ Р 7․0․8‑2025, Приказ Росархива № 77/2023, Приказ № 236/2019);
• Эффективность управления электронным архивом и возможность быстрого доступа к документам․

Следуя изложенным рекомендациям и используя современную СХЭД, организация сможет построить устойчивую систему учёта электронных документов, отвечающую требованиям законодательства и лучшим практикам архивного дела․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․ | Автор: виртуальный помощник ChatGPT