В условиях стремительного перехода к цифровой работе организации сталкиваются с необходимостью
правильно организовать учёт, хранение и использование электронных документов․ От того, насколько
соответствующим образом будет построена система электронного архива, зависят юридическая
правоспособность документов, их доступность для последующего использования и защита от потери
информации․ В статье рассмотрены нормативно‑правовая база, ключевые требования, технические
решения и практические рекомендации по учёту документов на электронных носителях․

Нормативно‑правовая база

С 2024‑2025 годов в России приняты новые стандарты, которые регулируют работу с электронными
документами в архивных фондах:

• Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г․ № 19 – вводит стандарты ответственности за
  соблюдение требований архивного законодательства, включая штрафы за нарушения правил
  хранения и обращения с документами․
• ГОСТ Р 7․0․8‑2025 – обновляет терминологию и устанавливает стандарты делопроизводства и
  архивного дела с учётом электронных документов; фиксирует понятия, способствующие правильной
  организации хранения и учёта․
• ГОСТ Р 54989‑2012 и TR 18492 – регламентируют технические требования к формату,
  подписи и метаданным электронных архивных документов․
• Федеральный закон «Об электронной подписи», закон «О бухгалтерском учёте», закон «О
  персональных данных» – определяют правовые основания для использования электронных
  подписей, сроки хранения и требования к защите персональной информации․
• Приказ № 61н – устанавливает порядок хранения первичных (сводных) учетных документов и
  регистров бухгалтерского учёта в электронном виде (не менее 5 лет после окончания отчётного
  года)․
• Проект рекомендаций ФАА «О комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных
  документов в архивах организаций» – описывает порядок описания, систематизации и внесения
  электронных дел в описи и справочники․

Основные требования к электронным документам

Для того чтобы электронный документ мог считаться архивным, он должен отвечать следующим
критериям:

1. Подлинность – подтверждение того, что документ действительно создан указанным
   автором и не был подделан․
2. Целостность – гарантия того, что содержимое документа не изменилось после его
   создания (контрольные суммы, хеш‑подписи)․
3. Достоверность – соответствие содержимого документу в момент его создания․
4. Доступность – возможность извлечения и чтения документа в течение установленного
   срока хранения․
5. Конфиденциальность и защита персональных данных – соблюдение требований
   законодательства о персональных данных и ограничение доступа к документам согласно
   их классификации․

Организация учёта электронных документов

Классификация и систематизация

Электронные документы группируются по тематикам, видам дел и юридическим признакам․ Для
каждой группы создаётся опись или справочник, в котором фиксируются:

• Уникальный номер дела;
• Шифр (включающий номер дела, год, тип документа, код подразделения);
• Краткое описание содержания;
• Метаданные (дата создания, автор, тип подписи, срок хранения)․

Метаданные и описательные карточки

Согласно ГОСТ Р 54989‑2012, каждый электронный документ обязан иметь метаданные,
содержащие информацию о:

• Формате файла (PDF/A, XML, TIFF и др․);
• Алгоритме подписи и её валидности;
• Контрольных суммах (SHA‑256, MD5);
• Уровне доступа (публичный, ограниченный, конфиденциальный)․

Присвоение уникального номера и шифра

Каждому делу в электронном архиве присваивается уникальный номер учёта, который
включается в шифр документа․ Пример структуры шифра:

[Код организации]-[Год]-[Номер дела]-[Тип документа]-[Версия]

Такой подход обеспечивает однозначную идентификацию и упрощает поиск․

Технические средства и инфраструктура

Электронные носители

Для долгосрочного хранения рекомендуется использовать несколько типов носителей:

• Твердотельные накопители (SSD) – быстрый доступ, но ограниченный срок службы;
• Жёсткие диски (HDD) – экономичный вариант для массового хранения;
• Магнитные ленты – проверенный способ архивного хранения с длительным сроком
  сохранности (до 30 лет);
• Облачные сервисы – дополнительные копии в географически распределённых дата‑центрах
  (при условии соответствия требованиям ГОСТ и ФЗ)․

Системы электронного архива (СЭД)

Для автоматизации учёта применяются специализированные программные комплексы:

• Системы электронного документооборота (СЭД) с модулем архивирования;
• Программные решения, поддерживающие стандарты ГОСТ Р 54989‑2012 и TR 18492;
• Сервисы резервного копирования и репликации (Veeam, Bacula, Acronis и др․)․

Защита и резервирование

Ключевые меры безопасности:

1. Создание двух независимых копий на разных носителях и в разных местах;
2. Регулярное проверка целостности (контрольные суммы, тестовое восстановление);
3. Контроль доступа – назначение ролей и прав в системе (по принципу «необходимости знать»);
4. Шифрование хранимых данных и каналов передачи (AES‑256, TLS);
5. Внедрение журнала аудита всех операций с документами․

Сроки хранения и особенности

Сроки хранения зависят от вида документа и требований законодательства:

Контроль, аудит и ответственность

Согласно Приказу Росархива № 19 от , организации обязаны:

• Вести регулярный внутренний аудит процессов учёта и хранения электронных документов;
• Обеспечивать доступность документации для проверяющих органов;
• Нести ответственность за нарушения – штрафы могут достигать 300 000 рублей за каждый
  случай несоблюдения требований к архивному хранению․

Практические рекомендации по внедрению учёта электронных документов

1. Сформировать нормативный документ (приказ организации), в котором описаны
   процедуры учёта, сроки хранения, роли ответственных лиц․
2. Определить классификацию документов и создать единую схему шифрования дел․
3. Выбрать техническую платформу, поддерживающую ГОСТ Р 54989‑2012 и возможность
   автоматической генерации метаданных․
4. Осуществить оцифровку бумажных документов с применением квалифицированной
   электронной подписи․
5. Разработать политику резервного копирования (минимум 2 копии, разные носители,
   географическое распределение)․
6. Настроить журналы аудита и периодически проверять контрольные суммы файлов․
7. Обучить персонал правилам работы с электронным архивом и требованиям конфиденциальности․
8. Провести пилотный запуск на небольшом наборе документов, оценить эффективность и
   скорректировать процессы․
9. Внедрить регулярный мониторинг состояния носителей (проверка износа, деградации
   магнитных лент)․
10. Обеспечить соответствие требованиям внешних проверок – подготовить отчёты и
    предоставить доступ к описям и журналам аудита․

Учет документов на электронных носителях в архиве – это комплексный процесс, который
требует согласования правовых, организационных и технических аспектов․ Современные
нормативные акты (Приказ Росархива 2024, ГОСТ Р 7․0․8‑2025, ГОСТ Р 54989‑2012) задают чёткие
требования к подлинности, целостности и срокам хранения электронных документов․ При правильном
подходе к классификации, метаданным, использованию надёжных носителей и автоматизированных
систем управления архивом организация получает гарантии юридической силы документов,
их доступности в любой момент и защиты от потери или несанкционированного изменения․

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете построить эффективную систему учёта электронных
документов, минимизировать риски и соответствовать требованиям российского архивного
законодательства․