Современные организации всё чаще переходят на электронный документооборот (ЭДО) и используют электронные подписи․ Это ставит перед архивными службами новые задачи: обеспечить сохранность, доступность и учет электронных документов на протяжении всего установленного срока хранения․ Ниже представлен подробный обзор принципов, нормативной базы и практических шагов учёта электронных носителей в архиве․

Нормативная база

• ГОСТы и стандарты, регулирующие хранение электронных документов (в т․ч․ ГОСТ Р 7․0․8‑2013 «Архивное дело․ Электронные документы․ Требования к хранению»)․
• Федеральный закон «Об электронной подписи»․
• Закон «О бухгалтерском учёте»․
• Законы о персональных данных․
• Локальные нормативные акты государственных и муниципальных архивов․
• Рекомендации Росархива, введшие термин СХЭД (система хранения электронных документов)․

Основные принципы учёта электронных носителей

1. Двухэкземплярное хранение – один экземпляр считается основным, другой – рабочим․ Носители размещаются на разных физических носителях (например, на двух флешках или дисках)․
2. Маркировка и учётные данные – на каждом носителе указывается дата создания, степень доступа, название проекта, а также информация о виде и учётных данных внешних носителей копии․
3. Учёт ведётся в делах – каждому электронному делу присваивается учётный номер, который является частью архивного шифра․
4. Периодическая проверка – состояние физических носителей и воспроизводимость файлов проверяется не реже одного раза в 5 лет (для бумажных носителей – раз в 10 лет)․ При смене руководителя архива или по мере необходимости проверка проводится внепланово․
5. Миграция и конвертация – при выявлении устаревания носителей или форматов осуществляется своевременный перенос на новые носители и, при необходимости, конвертация документов в актуальные форматы․
6. Использование лицензионного ПО – хранение электронных документов с применением нелицензионного программного обеспечения нежелательно․

Процесс приема и оформления электронных документов в архив

Подготовка документов

• Описание документов с учётом всех требований ГОСТа и внутренних нормативов․
• Проверка правильности оформления (наличие реквизитов, электронной подписи, метаданных)․
• Формирование контейнера электронного документа: файл документа в формате архивного хранения + файлы приложений․

Проверка носителей

• Проверка физического и технического состояния электронных носителей (CD‑R/DVD‑R, флеш‑накопители, внешние жёсткие диски)․
• Проверка электронных документов на наличие вирусов и повреждений․
• При отсутствии собственных серверов – хранение мастер‑копий на CD‑R/DVD‑R в не менее чем двух экземплярах․

Внесение в учётную систему

• Запись о поступлении носителей в учетную книгу поступления носителей․
• Присвоение каждому электронному делу учётного номера и включение его в опись фонда․
• Создание электронного дела в соответствии с номенклатурой дел архива․

Настройка доступа и ответственности

• Приказом руководителя настраиваются права доступа к электронному архиву․
• Назначаются ответственные сотрудники за ведение и сохранность архива․
• Утверждаются архивные учётные формы (журналы, описи, карточки учёта)․

Хранение и контроль сохранности

Для обеспечения долговременной сохранности электронных документов необходимо:

• Создать оптимальные условия хранения носителей (температура, влажность, защита от магнитных полей и вибрации)․
• Обеспечить надёжность хранения, управление доступом, защиту от несанкционированного доступа и стабильную среду хранения․
• Регулярно (не реже одного раза в 5 лет) проверять состояние физических носителей и воспроизводимость файлов․
• При выявлении деградации носителей – выполнять перенос данных на новые носители․
• При необходимости – конвертировать документы в новые форматы, соответствующие актуальным стандартам․

Учётные формы и описи

Все электронные архивные документы (ЭАД) подлежат учёту․ Учёт ведётся следующим образом:

• Каждое электронное дело получает уникальный учётный номер, который включается в архивный шифр․
• Опись фонда содержит разделы и подразделы, где указываются:
  • название дела;
  • учётный номер;
  • степени доступа;
  • информация о носителе (тип, маркировка, количество экземпляров)․
• В архивных справочниках фиксируется информация о передаче внешнего носителя с электронной копией в соответствующее подразделение архива․
• Учёт электронных документов ведётся в делах; при передаче документов в электронный архив действие заносится в учётную книгу поступления носителей․

Ответственность и доступ

• Ответственный за архив (или лицо, назначенное приказом) обеспечивает соблюдение всех требований по хранению, учёту и выдаче документов․
• Права доступа распределяются в соответствии с должностными обязанностями и уровнем конфиденциальности информации․
• При смене руководителя архива проводиться внеплановая проверка наличия и состояния электронных документов․

Учёт электронных носителей в архиве – это комплексный процесс, который сочетает нормативные требования, технические меры и organisational procedures․ Соблюдение принципов двухэкземплярного хранения, регулярной проверки и миграции данных, правильного оформления и маркировки обеспечивает сохранность, доступность и легитимность электронных документов на протяжении всего срока их хранения․ Внедрение системы СХЭД, использование лицензионного программного обеспечения и чёткое распределение ответственности позволяют организациям эффективно управлять электронным архивом и минимизировать риски потери информации․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуальных нормативных актов на ․