Уничтожение электронного архива, это сложная регламентированная процедура, направленная на безвозвратное удаление информации, срок хранения которой истек. В отличие от бумажных документов, где достаточно измельчить носитель, работа с электронными данными требует учета специфики носителей, программного обеспечения и строгого документирования факта уничтожения. На актуальность данной темы обусловлена ростом объемов электронного документооборота и ужесточением требований к защите персональных данных и коммерческой тайны.

Нормативная база и ключевые принципы

Важно понимать: в нормативных правовых актах в области делопроизводства и архивного дела способы и методы уничтожения документов не устанавливаются жестко. Организация имеет право самостоятельно выбрать способ, исходя из степени конфиденциальности информации, типа носителя и технических возможностей. Однако выбор должен гарантировать невозможность восстановления данных.

Основные документы, регулирующие процесс:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 22).
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (требования к обезвреливанию/уничтожению ПДн).
• Приказ Росархива от № 136 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» (утв. сроки хранения).
• Внутренние локальные акты организации: Положение об архиве, График хранения документов, Порядок уничтожения.

Ключевой принцип: селективность

Тексты документов архива хранятся на магнитном носителе, и при проведении регламентной процедуры удаления с носителя должны безвозвратно удаляться файлы только тех документов, срок хранения которых истек. Об уничтожении целого носителя (диска, ленты, флеш-накопителя) как единого целого речь идет редко, чаще задача состоит в точечном удалении конкретных файлов или папок с сохранением работоспособности носителя для дальнейшего использования.

Методы уничтожения электронных документов

Выбор метода зависит от класса конфиденциальности информации (Гос. тайна, Коммерческая тайна, Персональные данные, Внутренние документы) и типа носителя (HDD, SSD, магнитные ленты, оптические диски, флеш-память, облачные хранилища).

Программные методы (Логическое уничтожение)

Применяются, когда носитель планируется использовать повторно (передача в другой отдел, продажа, утилизация как техники).

• Многократная перезапись данных (Wiping): Запись на сектора диска случайных последовательностей нулей и единиц по стандартам (DoD 5220;22-M, Gutmann, ГОСТ Р 50739-95). Гарантирует невозможность восстановления программными методами.
• Криптографическое стирание (Crypto Erase): Удаление ключей шифрования, если диск был зашифрован (BitLocker, FileVault, LUKS, аппаратное шифрование SED). Мгновенно делает данные нечитаемыми.
• Команда TRIM / Secure Erase (для SSD/NVMe): Использование встроенных прошивки контроллера команд для физического обнуления ячеек памяти. Стандартная перезапись вредна для SSD и неэффективна из-за wear leveling.

Физические методы (Уничтожение носителя)

Применяются для носителей с информацией высшей степени конфиденциальности, вышедших из строя или не подлежащих повторному использованию. Электронные документы стирают с носителя или вовсе уничтожают сам носитель.

• Механическое измельчение (Шредерование): Промышленные шредеры для жестких дисков, SSD, флеш-накопителей, лент. Частицы должны соответствовать классу безопасности (например, DIN 66399 / ISO 21964: H-4, H-5, E-3, E-4).
• Демагнитизация (Degaussing): Воздействие мощным переменным магнитным полем. Эффективно для магнитных лент и HDD. Не подходит для SSD, флеш-памяти и оптических дисков. После демагнитизации HDD становится неработоспособным (сбивается сервисная зона).
• Термическое воздействие (Сжигание / Плавление): Сжигание в специальных печах (температура > 1000°C) или плавление. Подходит для ликвидации больших объемов. «Термическое воздействие. Способ уничтожения подходит для ликвидации больших объёмов архивных документов».
• Химическое уничтожение: Растворение носителей в агрессивных химических средах. Применяется крайне редко из-за экологических норм и сложности утилизации отходов.
• Гравировка / Дробление / Измельчение до порошка: Физическое разрушение кристаллической решетки памяти.

Специфика облачных и распределенных архивов

При уничтожении данных в облаке (S3, Яндекс.Облак, AWS, 1С:Fresh и др.) необходимо:

1. Инициировать удаление через API/консоль управления.
2. Убедиться в выполнении политики Data Remanence провайдером (гарантия физического уничтожения на их стороне по сертификатам ISO 27001, SOC 2).
3. Удалить все копии (снэпшоты, бэкапы, версии объектов, корзина).
4. Получить от провайдера подтверждение (акт/логи) о безвозвратном удалении.

Порядок проведения процедуры: пошаговая инструкция

Процесс уничтожения — это не просто нажатие кнопки «Delete», а документированная административная процедура.

Этап 1: Формирование экспертной комиссии

Приказом руководителя создается комиссия (председатель — руководитель/заместитель, секретарь — архивист/делопроизводитель, члены — ИБ-специалист, юрист, системный администратор, представитель владельца документов).

Этап 2: Отбор документов (Экспертиза сроков хранения)

Секретарь комиссии по Графику хранения и Номенклатуре дел формирует Акт отбора документов на уничтожение. В акте указываются: наименование дела/файла, даты, срок хранения, основание для уничтожения (истек срок, дубль и т.д.).

Этап 3: Согласование и утверждение

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. Без утвержденного акта уничтожение недопустимо.

Этап 4: Прямое уничтожение (Выполнение)

Ответственное лицо (сисадмин/специалист ИБ) выполняет уничтожение выбранным методом.

• Для программного стирания: запуск утилиты (BCWipe, Blancco, HDDErase, nwipe, shred), сохранение отчета (лога) с хеш-суммами, серийными номерами дисков, стандартом перезаписи, временем начала/окончания, результатом (PASS/FAIL).
• Для физического уничтожения: передача носителей под роспись в акте приема-передачи утилизирующей организации (лицензиат) или внутреннему исполнителю с фото/видеофиксацией процесса.

Этап 5: Оформление Акта уничтожения

Составляеться Акт уничтожения электронных документов. Обязательные реквизиты:

• Номер и дата акта отбора (основание).
• Способ уничтожения (программное: стандарт перезаписи; физическое: шредерование, сжигание и т;д.).
• Дата и время проведения.
• Сведения о носителе (тип, серийный номер, инвентарный номер).
• Перечень уничтоженных файлов/делов (ссылка на приложение).
• Подписи исполнителя, членов комиссии, председателя.
• Примечание: Факт уничтожения электронного файла документа ограниченного распространения фиксируется путем проставления на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, записи «Файл уничтожен» (с указанием использованного способа уничтожения файла, даты уничтожения) и подписи исполнителя.

Этап 6: Учет и хранение документации

Акты отбора и уничтожения хранятся в архиве организации постоянно (срок хранения — постоянно/75 лет в зависимости от вида акта). Информация вносится в учетную систему (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, ЭлАР и др.), статус дела меняется на «Уничтожен».

Особенности уничтожения в системах ЭДО и ЭА (1С, Directum, СБИС, Диадок)

В современных системах электронного документооборота (ЭДО) и электронных архивов (ЭА) удаление — это многоуровневый процесс:

• Логическое удаление (в корзину): Документ скрыт из интерфейса, но существует в БД. Восстановление возможно администратором/пользователем.
• Очистка корзины / Физическое удаление из БД: Удаление записей из таблиц БД. Данные могут оставаться в файлах БД (freelist), бэкапах, WAL-логах, репликах.
• Полное уничтожение (Purge): Процедура, гарантирующая удаление из основного хранилища, всех бэкапов (включая инкрементальные), реплик, журналов транзакций и кэшей. Требует участия DBA/администратора инфраструктуры.

Важно: При внедрении ЭА для бухгалтерии и других отделов необходимо заранее заложить в ТЗ требование к функции «Безвозвратное уничтожение по Графику хранения» с формированием неотрекаемого аудит-лога.

Внутренние ресурсы vs Аутсорсинг

Организация имеет два пути:

Внутреннее уничтожение

• Плюсы: Полный контроль, не выносится носитель за периметр, экономия на малых объемах.
• Минусы: Необходимость покупки ПО (Blancco, East-Tec и др.) или оборудования (шредер для HDD/SSD, демагнитизатор), обучения персонала (курсы ВНИИДАД), ответственность за качество.
• «Единственное, что они могут сделать, это взять на работу опытного специалиста либо направить имеющегося сотрудника на обучение во ВНИИДАД… И тем не менее нужно иметь хоть какое-то представление о том, как проводить отбор документов и их уничтожение».

Аутсорсинг (Лицензированные компании)

• Плюсы: Профессиональное оборудование (промышленные шредеры, мобильные установки для выезда на объект), сертификаты соответствия, страхование рисков, готовый пакет документов (Акт, Сертификат утилизации, Видеопротокол).
• Минусы: Стоимость, логистика (вывоз носителей требует охраны/пломбирования), передача активов третьим лицам (требует ДСП/NDA);
• «Компания оставляет … утилизировать с помощью специальной организации, измельчить шредером, сжечь или подвергнуть химической обработке…».

Типичные ошибки и риски

1. Простое удаление файла (Shift+Delete) или форматирование диска. Данные восстанавливаются любой утилитой за минуты. Недопустимо для конфиденциальной информации.
2. Игнорирование бэкапов. Уничтожен основной файл, но копия лежит в бэкапе за вчера, на в сейфе или в облаке.
3. Отсутствие Акта отбора. Уничтожение без документа — грубое нарушение архивного законодательства и 152-ФЗ, чревато штрафами (ст. 13.11 КоАП РФ, ст. 13.14 КоАП РФ).
4. Использование неподходящего метода для SSD. Перезапись (wiping) изнашивает ресурс SSD и не гарантирует очистку из-за перераспределения блоков контроллером. Нужен Secure Erase / Sanitize.
5. Сдача техники в утиль без очистки дисков. Классическая утечка данных при списании ноутбуков/серверов.
6. Недокументированное уничтожение «дублей» и черновиков. Даже копии документов строгой отчетности или ПДн требуют акта, если они попали в учетную систему.

Чек-лист для проверки готовности к уничтожению

Уничтожение электронного архива — это не IT-операция, а архивно-правовая процедура с IT-наполнением. Главная цель — не просто «освободить место на диске», а обеспечить гарантированную невозможность восстановления информации и доказуемую юридическую фиксацию факта уничтожения.

На 2026 год стандарт де-факто для серьезных организаций — использование сертифицированного программного обеспечения для стирания (с генерацией отчетов-протоколов) для рабочих носителей и привлечение лицензированных подрядчиков с видеофиксацией для физического уничтожения списанных носителей. Пренебрежение документированием (актами отбора и уничтожения) создает риски штрафов, репутационных потерь и утечек данных, стоимость которых многократно превышает затраты на правильную организацию процесса.

Статья подготовлена на основе актуальной на нормативной базы и практики архивного дела. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется консультироваться с архивистом организации и юристом по защите информации.