Дата актуализации: 10 июля 2026 г.
Общие сведения
Управление архива администрации Одинцовского городского округа (далее – Управление) является структурным подразделением администрации, отвечающим за систематизацию, хранение, охрану и предоставление доступа к документам, образующим официальную документацию округа.
Основные задачи Управления:
- Создание и поддержание единой архивной системы округа;
- Обеспечение законности и достоверности архивных материалов;
- Осуществление цифровой трансформации архивных фондов;
- Предоставление информационных услуг гражданам, организациям и исследователям.
Правовая основа деятельности
Деятельность Управления регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Закон Московской области от № 12‑ОЗ «Об архивном деле в Московской области»;
- Устав Одинцовского городского округа;
- Приказ администрации Одинцовского округа № 02‑2023 «Об утверждении Положения об Управлении архива администрации».
Согласно этим документам, архивные документы делятся на публичные и закрытые (секретные, служебные и персональные). Управление обязано соблюдать требования по срокам хранения, уничтожения и передаче документов в государственные архивы.
Структура Управления
| Подразделение | Ответственное лицо | Основные функции |
|---|---|---|
| Отдел документального обеспечения | зам. начальника отдела – Иванов И.И. | Приём, регистрация и классификация входящих документов. |
| Отдел цифровой трансформации | зам. начальника отдела – Петров П.П. | Сканирование, оцифровка и создание электронных архивов. |
| Отдел охраны и консервации | зам; начальника отдела – Сидорова С.С. | Физическое хранение, контроль микроклимата, реставрация. |
| Отдел обслуживания запросов | зам. начальника отдела – Кузнецова К.К. | Обработка запросов граждан и организаций, выдача копий. |
| Отдел правового обеспечения | зам. начальника отдела – Смирнов С.С. | Контроль соблюдения законодательства, подготовка нормативных актов. |
Основные функции и задачи
4.1 Приём и регистрация документов
Все документы, поступающие в администрацию, регистрируются в Единой системе учёта архивных материалов (ЕСУАМ). При регистрации указывается:
- Наименование документа;
- Код классификации;
- Сроки хранения;
- Уровень доступа.
4.2 Классификация и систематизация
Документы распределяются по деловым разделам (финансы, градостроительство, социальная политика, образование и т.д.) согласно Руководству по деловой классификации архивов РФ.
4.3 Оцифровка и создание электронных архивов
С 2022 г. Управление активно внедряет цифровую инфраструктуру:
- Сканирование бумажных документов в формате PDF/A‑2b;
- Хранение оригиналов в защищённом облачном хранилище «ГосАрхив‑Облако»;
- Метаданные фиксируются в системе Электронный архив Одинцовского округа (ЭАО);
- Регулярные резервные копии делаются раз в сутки.
4.4 Охрана и консервация
Для обеспечения долгосрочного сохранения физических документов применяются:
- Контроль температуры (18 ± 2 °C) и влажности (45 ± 5 %);
- Использование архивных коробок из безкислотного картона;
- Регулярные осмотры и профилактика плесени, вредителей и механических повреждений.
4.5 Обслуживание запросов и предоставление доступа
Запросы могут подаваться в трех формах:
- Лично в приемной Управления (пн‑пт, 09:00‑17:00);
- Электронно через email archive@odincity.ru;
- Через портал Госуслуги – раздел «Архивные документы».
Срок рассмотрения запроса – до 10 рабочих дней. Для публичных документов копии выдаются бесплатно; для закрытых – требуется согласование с руководителем отдела правового обеспечения.
Цифровой архив и онлайн‑сервисы
5.1 Публичный портал «Электронный архив Одинцовского округа»
На портале доступны:
- Поиск по метаданным (название, дата, код классификации);
- Просмотр отсканированных документов в режиме онлайн;
- Заказ копий в электронном виде (PDF/A) или на носителе;
- Подписка на обновления выбранных разделов.
5.2 Интеграция с государственными системами
ЭАО синхронизирован с:
- Единой государственной информационной системой «Госархив»;
- Системой электронного документооборота администрации (ЭДО);
- Порталом открытых данных Московской области.
Публичные мероприятия и образовательные программы
Управление регулярно проводит открытые мероприятия, направленные на повышение архивной культуры среди жителей округа:
- Экскурсии в архив – раз в месяц, предварительная запись;
- Вебинары по теме «Как пользоваться архивными материалами»;
- Школьные проекты «История нашего района» – совместно с отделом образования;
- Выставки «Документы, изменившие Одинцовский округ» – в муниципальных библиотеках.
Контактная информация
Адрес: 141200, Московская область, г. Одинцово, ул. Советская, д. 12, офис 3
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (приёмная)
E‑mail: archive@odincity.ru
Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑17:00 (без обеда)
Сайт: https://archive.odincity.ru
Перспективные направления развития
В ближайшие годы Управление планирует реализовать следующие проекты:
- Полная миграцию всех бумажных фондов в электронный формат (цель – 2028 г.);
- Внедрение технологии ИИ‑поиска для автоматического распознавания текста в отсканированных документах;
- Создание интерактивных карт исторических событий округа с привязкой к архивным материалам;
- Развитие мобильного приложения «Одинцовский архив», позволяющего получать доступ к документам «на ходу».