Управление архивами и документацией (УАД) Алматинской области – территориальный орган Министерства культуры и информации Республики Казахстан, подведомственный Комитету информации и архивов. Оно отвечает за систематизацию, хранение, охрану и предоставление доступа к архивным документам, а также за организацию электронного документооборота в регионе.

Основные задачи и функции УАД

• Сбор и хранение архивных материалов – государственные, муниципальные и частные документы, подтверждающие исторические, правовые и экономические процессы.
• Создание и поддержка электронных архивов – сканирование, оцифивание и индексация бумажных носителей в соответствии с ГОСТ 7.0‑2008.
• Выдача архивных справок и выписок – предоставление информации юридическим и физическим лицам по запросу.
• Контроль за соблюдением сроков хранения – определение, какие документы подлежат уничтожению, а какие – постоянному хранению.
• Обучение и консультирование – проведение семинаров для государственных учреждений и частных компаний по вопросам архивного дела.
• Организация уничтожения документов – безопасное и конфиденциальное уничтожение материалов, срок хранения которых истёк.

Структура управления

Управление делится на несколько отделов, каждый из которых отвечает за определённый спектр услуг:

1. Отдел архивного хранения – физическое хранение документов в специализированных хранилищах.
2. Отдел электронного документооборота (ЭДО) – создание, поддержка и обслуживание электронных архивов.
3. Отдел архивной обработки – классификация, инвентаризация и подготовка документов к хранению или уничтожению.
4. Отдел обслуживания граждан и организаций – выдача справок, консультации, приём заявок.

Ключевые услуги для бизнеса и граждан

Оцифрование и сканирование документов

Сканирование проводится в соответствии с требованиями ГОСТ 7.0‑2008, с последующей индексацией и загрузкой в электронный архив. Это позволяет:

• Сократить физическое пространство для хранения;
• Обеспечить быстрый поиск и доступ к документам;
• Повысить уровень защиты информации.

Хранение бумажных и электронных документов

Для физических носителей используются специализированные архивные помещения с контролем температуры и влажности. Электронные документы хранятся в защищённых дата‑центрах с резервным копированием.

Уничтожение документов

Уничтожение производится в лицензированных компаниях (например, OSG Records Management) с применением шредеров, соответствующих требованиям конфиденциальности.

Выдача архивных справок и выписок

Запросы могут подаваться как в электронном виде через портал Электронного правительства РК, так и лично в офисе управления.

Консультации по срокам хранения

Специалисты помогают определить, какие документы необходимо хранить постоянно, а какие могут быть уничтожены после истечения нормативных сроков.

Как обратиться в Управление архивами и документацией Алматы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как подать заявку на оцифрование документов?

Заполнить форму на сайте управления, указать количество листов, тип документов и желаемый срок выполнения. После согласования будет сформирован договор и назначен ответственный специалист.

Сколько стоит хранение документов в архиве?

Стоимость рассчитывается индивидуально, в зависимости от объёма (куб. м) и срока хранения. Примерные тарифы (по состоянию на 2026 г.):

• 1 м³ – 5 000 тенге в год;
• 5 м³ – 22 000 тенге в год (скидка 12 %);
• Услуги по оцифрованию – от 30 тенге за лист.

Можно ли получить доступ к документам онлайн?

Да. После оцифрования документы помещаются в электронный архив, к которому можно получить доступ через портал Электронного правительства с использованием личного кабинета.

Партнеры и сервисные компании

Для выполнения специализированных работ Управление привлекает проверенные частные компании:

• OSG Records Management – сканирование, архивная обработка, уничтожение документов. Тел.: 7 (775) -07 48 55.
• GetSklad – безопасное хранение документов в складских помещениях с круглосуточным доступом. Тел.: 7 (705) -11 00 20.
• ZIPСклад – хранение личных вещей и производственной документации, включая архивные коробки.

Перспективы развития УАД Алматы

В ближайшие годы планируется:

1. Полная цифровизация государственных архивов и переход к электронному архиву национального уровня.
2. Внедрение систем искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска документов.
3. Расширение сети региональных архивных пунктов в сельских районах Алматинской области.
4. Усиление мер кибербезопасности и создание резервных копий в облачных хранилищах.

Управление архивами и документацией Алматинской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти, обеспечении правовой определённости и поддержке бизнес‑процессов в регионе. Благодаря широкому спектру услуг – от традиционного бумажного хранения до современных решений в области электронного документооборота – УАД помогает организациям и гражданам эффективно управлять информационными ресурсами.

Помните: своевременное обращение в Управление архивами и документацией позволяет избежать штрафов за нарушение сроков хранения и гарантирует надёжную защиту ваших данных.