Управление архивов Костанайской области, это ключевое ведомство в системе архивного дела региона, обеспечивающее сохранение документального наследия, формирование государственных архивных фондов и предоставление доступа к архивной информации для государственных органов, организаций и граждан. Деятельность управления регулируется Законом Республики Казахстан «Об архивном деле и архивах» и нормативными правовыми актами аккимата области.
Исторический экскурс: От губернских архивов к современному управлению
История архивного дела на территории современной Костанайской области неразрывно связана с развитием региона:
- Дореволюционный период: Первые системные работы по сбору и хранению документов велись в губернских и уездных архивах (Тургайская, Актюбинская области), которые формировались при губернских правлениях и уездных управах.
- Советский этап (1920–1990-е гг.): После установления советской власти была создана сеть государственных архивов. В 1921 году сформирован Костанайский губернский архив, позже — областной. В 1930–1960-е годы активно формировались фонды партийных, советских, хозяйственных органов, а также личные фонды выдающихся деятелей культуры, науки и производства.
- Независимый Казахстан (с 1991 г.): Архивное дело получило новый правовой базис. Управление архивами перешло в ведение аккимата области. Ключевым этапом стало централизованное хранение документов ликвидированных и реорганизованных предприятий, а также переход на электронное документооборот.
Организационная структура и подведомственные архивы
Управление архивов Костанайской области осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью архивных учреждений региона. В систему входят:
- Государственный архив Костанайской области (ГАКО), главный хранитель фондов областного значения (документы органов власти, управления, крупных предприятий, общественных организаций).
- Районные (городские) архивы, архивы городов Костанай, Рудный, Аракал, Жетикары, Лисаковск и районов области. Они хранят документы местных исполнительных органов, сельских округов, мелких предприятий и организаций.
- Специализированные архивы (при крупных промышленных предприятиях, учебных заведениях, медицинских учреждениях), которые находятся на ведении соответствующих министерств или АО, но находятся под методическим контролем Управления.
Основные функции и полномочия
Согласно уставу, Управление архивов решает следующие стратегические задачи:
Государственное управление и нормативная база
- Разработка и реализация региональных программ развития архивного дела.
- Методическое обеспечение архивных учреждений области (инструкции, рекомендации, стандарты описания).
- Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле во всех организациях области (государственных, частных, НКО).
- Ведение Единого государственного реестра архивных фондов и fonds области.
Формирование и сохранение архивных фондов
- Прием на хранение документов ликвидированных и реорганизованных юридических лиц.
- Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТ и санитарным нормам (температура, влажность, пожаробезопасность, биозащита).
- Организация работ по реставрации, дезарактизации и микрозаписи ценных и изношенных документов.
- Экспертиза документов на предмет исторической ценности (отбор к государственному хранению или утилизация).
Информационное обслуживание и доступ
- Выдача архивных справок, выписок и копий документов гражданам (пенсионные, жилищные, рейтинговые, генеалогические).
- Обеспечение доступа исследователей к читальным залам и электронным каталогам.
- Публикация путеводителей, реестров фондов, тематических сборников документов.
- Работа с обращениями граждан через портал «э-Отиниш» и в приемной управлением.
Цифровая трансформация: Электронный архив и порталы
На сегодняшний день (статус на ) приоритетом являеться полный переход на цифровые технологии:
Автоматизированная информационная система (АИС «Архив»)
Внедрена для учета фондов, описания дел, формирования справочно-поисковой аппаратуры (описаний, указателей, карточек) и учета выдачи документов; Это позволяет сократить время поиска дела с часов до минут.
Цифровой репозиторий и портал «Электронный архив Костанайской области»
- Массовая оцифровка: Ежегодно оцифровываются сотни тысяч листов документов (метрические книги, ревизские сказки, указы, фотоснимки, карты).
- Дистанционный доступ: Пользователи могут заказывать справки и получать сканы документов через личный кабинет на портале egov.kz или региональном ресурсе, не приходя в архив лично.
- Электронный документооборот (ЭДО): Управление координирует перевод ведомств области на архивирование электронных документов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и штампов времени.
Социально-значимые услуги для населения
Большая часть обращений касается подтверждения правовых фактов. Управление обеспечивает выдачу следующих видов справок:
| Вид справки | Основные документы-источники | Срок готовности (стандартный) |
|---|---|---|
| Подтверждение стажа/заработной платы (пенсионные) | Личные карточки учетa, табели, ведомости выплаты зарплаты, трудовые книги предприятий | 10–15 рабочих дней |
| Подтверждение права на жилье/проживание | Домовые книги, списки жильцов, приказы о заселении, технические паспорта БТИ | 10–15 рабочих дней |
| Генеалогические/исторические | Метрические книги (ЗАГС), ревизские сказки, confesionalные росписи, списки приходчан | До 1 месяца (сложный поиск) |
| Образование/квалификация (ликвидированные учебные заведения) | Личные дела студентов, ведомости экзаменов, журналы учета | 10–15 рабочих дней |
| Реабилитация/политические репрессии | Дела НКВД/КГБ, списки осужденных, постановления о реабилитации | Срочный порядок (законодательно установлен) |
Важно: С 2023 года большинство справок предоставляется в электронном виде с ЭЦП архива, что имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом.
Научно-издательская и просветительская деятельность
Управление не ограничивается только хранением, активно популяризируя историю края:
- Публикация ежегодника «Архив Костанайского края» и сборников документов к значимым датам (годовщина области, Победа в ВОВ, День Независимости).
- Организация выставок в музеях, библиотеках, культурных центрах («Костанайская область в документах», «Страницы истории: от крепости к мегаполису»).
- Проведение конкурсов исследовательских работ среди школьников и студентов («Мой род — моя история», «Архив — память народа»).
- Сотрудничество с медиа для подготовки рубрик «Архивное фото», «Документ месяца».
Проблемы и перспективы развития
Несмотря на достижения, перед Управлением стоят актуальные вызовы:
Актуальные проблемы
- Износ фондов и дефицит площадей: Значительная часть документов предреволюционного и раннесоветского периодов требует срочной реставрации. Хранилищи многих районных архивов не соответствуют современным стандартам (категория хранения А/Б).
- Архивирование «рожденных цифровых» документов: Сложность обеспечения подлинности, целостности и читаемости электронных документов на длительный срок (проблема форматов, носителей, ключей ЭЦП).
Стратегия развития до 2029 года
- Капитальный ремонт и строительство: Построение нового современного хранилища ГАКО категории «А» с автоматизированными системами микроклимата и роботизированными стеллажами.
- Проект «Цифровой архив Костанайского края»: Оцифровка 100% метрических книг и ревизских сказок, создание открытой онлайн-базы для генеалогов.
- Внедрение ИИ: Использование нейросетей для распознавания рукописных текстов (HTR) на казахском (арабица, кириллица) и русском языках для автоматического атрибутирования дел.
- Межведомственная интеграция: Полная интеграция АИС «Архив» с базами ЦОН, ЗАГС, Пенсионного фонда, БТИ для автоматического формирования справок «в один клик».
Контакты и реквизиты для обращений
Управление архивов Костанайской области (структурное подразделение Аккимата Костанайской области):
- Адрес: г. Костанай, ул. Аль-Фараби (ранее ул. Ленина/Назарбаева), Дом правительства/Аккимат, соответствующий кабинет/блок.
- Телефон приемной/справочный: +7 (7142) XX-XX-XX (актуальные номера уточняйте на сайте kostanay.gov.kz в разделе «Структура аккимата»).
- Официальный сайт/страница: Раздел «Управление архивов» на портале аккимата Костанайской области.
- Электронная почта: archive@kostanay.gov.kz (примерный формат).
- Режим приема граждан: Обычно в будни с 09:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (предварительная запись через портал «э-Отиниш» рекомендуется).
Государственный архив Костанайской области (ГАКО), основной исполнитель услуг:
- Адрес: г. Костанай, ул. Момышулы (или ул. Кобыланды батыра), специальное здание архива.
- Читальный зал: Работает для исследователей по предварительной записи.
Управление архивов Костанайской области прошло путь от хранилища бумажных дел до современного цифрового хаба, обеспечивающего прозрачность власти, защиту прав граждан и сохранение исторической памяти региона. Ключевым вектором на ближайшие годы остается завершение цифровизации уникальных фондов, внедрение искусственного интеллекта для работы с массивами данных и приведение материально-технической базы в соответствие с международными стандартами (ISO 14721, ISO 16363). Это позволит сделать документальное наследие Костанайского края по-настоящему доступным для каждого исследователя и гражданина, независимо от его местонахождения.
Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов РК, отчетов Аккимата Костанайской области и общедоступной информации о деятельности архивных учреждений региона. Актуальность сведений: октябрь 2026 года.