Управление архивами в структуре МКУ ТГО (Муниципального казенного учреждения «Территориальное управление архивов») представляет собой сложный, многоуровневый процесс, направленный на сохранение документального наследия, обеспечение информационной открытости и правовых интересов граждан и организаций. Деятельность таких учреждений регулируется строгими нормативными актами и требует внедрения современных подходов к учету, хранению и использованию документов.

Нормативно-правовая основа деятельности

Работа МКУ ТГО строится на иерархии нормативных актов. Незнание или несоблюдение этих документов недопустимо, так как архивные дела относятся к сфере особой ответственности.

Ключевые документы:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы архивного дела, права и обязанности субъектов.
• Постановление Правительства РФ от № 1343 «Об утверждении Правил ведения архивных дел государственными архивами…» — регламентирует процессы приема, учета, хранения, комплектации и использования документов.
• Приказ Росархива от № 99 «Об утверждении типовых инструкций по организации архивного дела в организациях» — методическая база для внутренней работы и консультирования ведомственных архивов.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.100-2018 — стандарты по системам организационно-распорядительной документации и управлению записями.
• Региональные законы и уставы МКУ ТГО, утверждаемые учредителем (муниципалитетом).

Важно: Ежегодно необходимо мониторить изменения в законодательстве (например, поправки в 125-ФЗ, касающиеся сроков хранения, оцифровки и доступа к архивным документам).

Организационная структура и функции МКУ ТГО

Типовая структура учреждения включает функциональные подразделения, каждое из которых решает специфические задачи управления архивами.

Основные структурные единицы:

1. Отдел приема и государственной регистрации фондов: экспертиза стоимости документов, актирование, передача дел из ведомственных архивов и организаций-ликвидаторов.
2. Отдел научной обработки фондов (описания): системная и научная опись, составление справочных аппаратов (путеводителей, реестров), формирование электронных баз данных.
3. Отдел хранения и обеспечения сохранности: контроль микроклимата (температура 18±2°С, влажность 50±5%), борьба с биологическими повреждениями, пожарная безопасность, антиграбительская защита.
4. Отдел информационно-справочного обслуживания (ЧЗ): выдача справок, выписок, дубликатов, работа с удаленными запросами через Госуслуги и портал «Архивы России».
5. Сектор оцифровки и электронного документооборота: сканирование, распознавание (OCR), формирование электронных копий, внедрение ЭАРХ (электронных архивов).
6. Методологический сектор: кураторство над ведомственными и муниципальными архивами района/города: проверки, консультации, обучение кадров.

Ключевые процессы управления архивами

Прием и учет документов (Фондообразование)

Процесс начинается задолго до передачи дел в ТГО. Специалисты МКУ проводят экспертизу документов по срокам хранения (по номенклатурам) прямо у формирователей.

• Составление акта отбора документов (для ликвидируемых организаций).
• Проверка оформления дел по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (обложки, переплеты, нумерация листов).
• Государственная регистрация фондов (присвоение индексов фонда, описи, дела).

Научная обработка и информационно-поисковые системы

Современное управление невозможно без автоматизации. МКУ ТГО обязаны вести электронные описи в специализированном ПО (например, «Архивист», «ЭЛАР», «ДокСвидетель», 1С:Архив).

Этапы:

1. Внесение реквизитов дела в БД (индекс, заглавие, даты, количество листов, срок хранения).
2. Составление тематического рубрикатора/классификатора.
3. Публикация открытых описей на сайте учреждения и в АИС «Архивы России».

Обеспечение сохранности (Профилактика и Реставрация)

Это «сердце» архивного управления. Включает:

• Мониторинг микроклимата: ежедневные замеры термогигрометрами, ведение журналов, автоматизированные системы СКУД/Климат-контроль.
• Планово-профилактические работы: сухая уборка хранилищ, обработка от насекомых/грызунов (ДДВ), проверка пожарной сигнализации и пожаротушения (газовые модули).
• Реставрация: создание в штате или аутсорсинг реставрационной мастерской для документов с механическими, биологическими или химическими повреждениями.

Оцифровка и формирование Электронного архива (ЭАРХ)

Приоритет современной государственной политики — переход к «безбумажному» доступу.

• Массовая оцифровка: сканирование по запросам граждан (поштучно) и проектная оцифровка целых фондов (метрические книги, фонды ликвидированных предприятий).
• Технические требования: разрешение не менее 300 dpi, формат TIFF (архивный мастер) / JPEG/PDF (пользовательская копия), контроль качества (пропуски листов, искажения).
• Метаданные: привязка файлов к карточке дела в БД (XML-обмен по стандарту СМЭВ/ЕАРХ).

Информационно-справочное обслуживание граждан и организаций

МКУ ТГО — это сервисная структура. Качество работы измеряется скоростью и полнотой выдачи информации.

Каналы обращения:

• Личный прием в читальном зале (по предварительной записи).
• Портал Госуслуг (ЕПГУ) — подача заявлений на выдачу архивных справок (услуга входит в реестр госуслуг).
• Почта России / Электронная почта / Форма обратной связи на сайте.
• Система СМЭВ (СМЭВ 3) — межведомственное электронное взаимодействие (запросы от ЗАГСов, ПФР/СФР, МВД, судов).

Сроки исполнения (ст. 22 125-ФЗ, Административный регламент):

• Справки архивные — до 30 календарных дней (обычно 10-15 дней).
• Выдача копий документов — в день обращения (в читальном зале) или в сроки почтовой доставки.
• Отказы должны быть мотивированы и оформлены в установленной форме с указанием порядка обжалования.

Методологическая работа с ведомственными архивами

МКУ ТГО не просто хранит документы, оно управляет архивным делом на территории.

Функции кураторства:

• Проведение проверок состояния архивного дела в организациях муниципальной собственности (плановые/внеплановые).
• Согласование номенклатур дел и перечней типовых управленческих архивных документов.
• Организация семинаров, вебинаров, стажировок для ответственных за архивы и архивистов ведомств.
• Контроль за своевременной передачей дел в ТГО (после истечения сроков хранения в ведомстве).
• Выдача заключений по ликвидации/реорганизации организаций (архивный аспект).

Современные вызовы и векторы развития

Контрольные мероприятия и отчетность

Для оценки эффективности управления архивами в МКУ ТГО внедряется система KPI (ключевых показателей эффективности):

• Процент описанных фондов от общего объема (цель — 100%).
• Процент оцифрованных фондов / дел по запросам.
• Средний срок выдачи архивной справки (фактический vs нормативный).
• Количество выявленных нарушений при проверках ведомственных архивов и динамика их устранения.
• Удовлетворенность потребителей (анкетирование, анализ жалоб).
• Исполнение бюджета (закупка оборудования, ПО, расходников, капремонт).

Ежегодно готовится Годовой отчет о деятельности учреждения, который утверждается учредителем и публикуется на сайте.

Управление архивами в МКУ ТГО сегодня — это не просто «хранение бумаг», а управление информационными активами территории. Успех зависит от трех китов: строгого соблюдения законодательства, компетентных кадров и активной цифровизации процессов. Только системный подход, объединяющий физическое сохранение оригиналов и создание удобных электронных копий для удаленного доступа, позволяет выполнить главную миссию архивов — быть надежным фундаментом для прав граждан, истории региона и управления государством.

Статья подготовлена на основе действующего на 2024–2025 годы законодательства РФ (125-ФЗ, Постановление № 1343, Приказы Росархива, ГОСТ Р 7-серии). Рекомендуется верифицировать ссылки на нормативные акты в актуальных правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) перед применением на практике.