Управление архивов РК – это система государственных и ведомственных органов, отвечающих за сбор, комплектование, хранение, учёт и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. Деятельность этих органов регулируется рядом нормативных правовых актов, а также специальными приказами Министерства культуры и информации.

Правовая база

Основным нормативным документом, определяющим порядок архивного дела в стране, является Закон Республики Казахстан «Об архивном деле». Он регулирует:

1. Сбор и комплектование архивных документов.
2. Хранение и государственный учёт архивных фондов.
3. Использование архивных материалов пользователями.
4. Организацию и финансирование государственных архивов.

Ключевые изменения в законодательстве внесены приказами Министерства культуры и информации:

• Приказ и.о. Министра культуры и информации РК от № 115-НҚ (вводится в действие с ) – определяет порядок составления списков источников комплектования.
• Приказ Министра культуры и информации РК от № 544-НҚ – уточняет правила документирования и использования электронного документооборота.
• Преамбула закона с изменениями от № 155-VI – вступает в силу через 10 календарных дней после официального опубликования.

Структура управления архивным делом

Система органов управления архивным делом в РК состоит из центральных и территориальных уровней:

Центральный уровень

• Национальный архив Республики Казахстан – главный архивный центр, отвечающий за формирование и поддержание Национального архивного фонда.
• Отдел координации ведомственных архивов и делопроизводства – обеспечивает взаимодействие между центральными и региональными архивами.
• Центральный государственный архив кинофото‑документов и звукозаписей – специализированный архив.

Территориальный уровень

Территориальные органы управляются Министерством культуры и информации и включают:

• Областные управления архивов (например, Государственный архив Западно‑Казахстанской области, Государственный архив Восточно‑Казахстанской области).
• Городские управления архивов (например, в Алматы, Нур-Султане).
• Специальные архивы государственных учреждений (например, архивы министерств, судов, вузов).

Функции и задачи архивных управлений

Основные функции территориальных управлений архивов включают:

• Приём и регистрацию запросов граждан и юридических лиц (архивные справки, копии документов, выписки).
• Выдачу архивных справок и ответов об отсутствии документов на государственном хранении.
• Составление и актуализация списков источников комплектования в соответствии с нормативными актами.
• Контроль за соблюдением правил хранения и использования архивных материалов.
• Организация работы по цифровизации архивных фондов.
• Обеспечение доступа к архивным документам в рамках законодательства о защите информации.

Источники комплектования архивов

Согласно пункту 9 Правил, списки источников комплектования формируются на основании:

1. Нормативных правовых актов Республики Казахстан.
2. Рекомендаций уполномоченного органа управления архивами и документацией.
3. Норм пунктов 6‑8 настоящих Правил.

В течение десяти рабочих дней после утверждения списка уполномоченным органом, сотрудники архивов вносят его в информационную систему ЭА (Электронный архив).

Примеры источников комплектования

• Государственные органы (министерства, комитеты, агентства).
• Муниципальные учреждения (районы, города).
• Образовательные и научные организации.
• Культурные учреждения (музеи, театры, библиотеки).
• Корпоративные архивы крупных предприятий.

Документирование и электронный документооборот

С 2024 года в архивном деле активно внедряется система электронного документооборота (ЭДО). Основные положения:

• Все новые документы, подлежащие архивированию, фиксируются в электронных реестрах.
• Для исторических и уникальных материалов сохраняются оригиналы в бумажной форме, а их цифровые копии хранятся в специализированных хранилищах.
• Пользователи могут подавать запросы через онлайн‑порталы, получая ответы в электронном виде.

Финансирование архивов

Финансирование государственных архивов регулируется статьями 21‑22 Закона об архивном деле:

• Статья 21 – определяет источники финансирования (бюджетные ассигнования, целевые программы, гранты).
• Статья 22 – описывает порядок распределения средств между центральными и региональными архивами.

Дополнительные средства могут привлекаться за счёт:

1. Платных услуг (выдача копий, подготовка справок).
2. Международных проектов по цифровизации.
3. Сотрудничества с частным сектором (например, сканирование и хранение корпоративных архивов).

Текущие реформы и планы развития

В 2026 году реализуются несколько ключевых инициатив:

• Внедрение нового приказа № 115-НҚ, который упрощает процесс формирования списков источников комплектования.
• Расширение сети региональных архивов: открытие новых отделений в областных центрах.
• Создание единой национальной электронно‑информационной системы «ЭА», объединяющей все архивные реестры.
• Увеличение доли цифровых копий в архивных фондах до 70 % к 2030 году;

Проблемы и вызовы

Несмотря на прогресс, в управлении архивами Республики Казахстан остаются актуальные задачи:

1. Недостаточное финансирование некоторых региональных архивов, особенно в отдалённых районах.
2. Необходимость повышения квалификации персонала в области цифровых технологий.
3. Обеспечение долгосрочной сохранности электронных носителей.
4. Согласование интересов различных заинтересованных сторон (граждан, учёных, государственных органов).

Как получить архивные сведения

Граждане и организации могут обратиться в территориальное управление архивов по месту жительства или в центральный архив. Процедура получения информации включает:

• Подачу письменного или электронного запроса (через портал ЭА или лично).
• Указание конкретных данных (номер дела, период, тип документа).
• Оплату услуг (если запрос подразумевает копирование или подготовку справки).
• Получение ответа в установленный срок (обычно в течение 10‑30 рабочих дней).

Управление архивов Республики Казахстан представляет собой сложную, но хорошо структурированную систему, направленную на сохранение исторической памяти и обеспечение доступа к документам. Современные реформы, ориентированные на цифровизацию и повышение эффективности, позволяют стране сохранять своё культурное наследие в условиях быстро меняющегося информационного пространства.

Для дальнейшего развития необходимо продолжать инвестировать в технологии, обучать персонал и укреплять финансовую базу архивных учреждений, чтобы гарантировать надёжную защиту и доступность архивных материалов для будущих поколений.

Дата актуализации: 02:43:48 ()