Управление делами архивов – это совокупность организационных, правовых и технических мероприятий, направленных на сохранение, систематизацию, обеспечение доступа и использование архивных документов, а также на их цифровую обработку. В Кировской области эта система построена в соответствии с федеральным законодательством и региональными нормативными актами.
Правовая база
Основные нормативные документы, регулирующие архивную деятельность в Кировской области:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных фондах» (2002 г.).
- Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе» (в части закупок архивного оборудования).
- Закон Кировской области «Об архивном деле в Кировской области» (утверждён 2021 г.).
- Приказы Министерства культуры РФ и Министерства регионального развития РФ о порядке создания, хранения и оцифровки архивных фондов.
- Региональные стандарты по цифровой обработке и защите информации (ГОСТ Р 7.0.100‑2018 и др.).
Структура управления архивами в регионе
Система управления архивными фондами Кировской области состоит из нескольких уровней:
- Кировский областной архив – центральный орган, отвечающий за формирование, хранение и предоставление доступа к государственным архивным документам области.
- Районные (городские) архивы – подразделения, которые собирают и хранят документы, относящиеся к их территории.
- Отраслевые архивы (архивы предприятий, учреждений культуры, образования, медицины и т.п.) – находятся в подчинении соответствующих организаций, но их деятельность координируется областным архивом.
- Отдел управления делами архивов при Министерстве культуры Кировской области – административно‑организационный орган, который разрабатывает стратегии, контролирует исполнение нормативных актов и распределяет финансирование.
Основные функции управления архивами
Функции делятся на оперативные и стратегические:
3.1 Оперативные функции
- Приём, классификация и регистрация поступающих документов.
- Создание и поддержание описательных справочников (каталогов) архивных фондов.
- Обеспечение физической и цифровой сохранности документов (контроль микроклимата, защита от пожара, кражи, деградации).
- Оказание услуг пользователям: выдача копий, предоставление доступа к фондам, консультации.
- Оцифровка бумажных документов и их размещение в электронных архивах.
3.2 Стратегические функции
- Разработка региональной политики в области архивного дела.
- Подготовка и реализация программ модернизации (внедрение электронных архивов, автоматизация процессов).
- Обучение персонала, повышение квалификации архивистов.
- Контроль за соблюдением требований к защите персональных данных в архивных документах.
- Сотрудничество с федеральными архивными органами и международными институтами.
Виды архивов, находящихся в управлении
В Кировской области функционируют следующие типы архивов:
| Тип архива | Краткое описание |
|---|---|
| Государственные архивы | Документы органов государственной власти, судов, правоохранительных органов. |
| Муниципальные архивы | Документы местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений. |
| Отраслевые архивы | Архивы крупных предприятий (энергетика, машиностроение), учебных заведений, культурных учреждений. |
| Электронные архивы | Цифровые копии бумажных фондов и документы, изначально созданные в электронном виде. |
Цифровизация архивных фондов
С 2018 г. в Кировской области активно реализуется программа «Электронный архив Кировской области». Ключевые этапы проекта:
- Оценка состояния бумажных фондов – определение приоритетных фондов для оцифровки.
- Подготовка технической инфраструктуры – закупка сканеров высокого разрешения, серверов хранения, систем резервного копирования.
- Разработка метаданных – создание единой схемы описания (по ГОСТ Р 7.0.100‑2018) для обеспечения поиска и совместимости.
- Оцифровка и проверка качества – сканирование, проверка на отсутствие ошибок, привязка к оригиналам.
- Размещение в открытом доступе – публикация отобранных фондов на портале archives.kirovregion.ru с возможностью онлайн‑просмотра.
- Обучение персонала – курсы по работе с системами электронного документооборота (EDMS) и защите информации.
На текущий момент оцифровано более 12 000 единиц архивных документов, включая:
- Делопроизводство советского периода (1930‑1991 гг.).
- Документы по истории промышленности Кировской области.
- Коллекции фотоматериалов и картографических изданий.
Взаимодействие с гражданами и организациями
Для удобства пользователей в региональном архиве реализованы следующие сервисы:
- Онлайн‑каталог – поиск по ключевым словам, датам, тематикам.
- Электронная заявка – возможность подать запрос на предоставление документов через форму на сайте.
- Консультационный центр – телефон +7 (8332) -5‑55‑55, электронная почта info@archives.kirovregion.ru.
- Выездные экспозиции – мобильные выставки архивных материалов в школах и музеях.
- Образовательные программы – мастер‑классы для студентов‑историков, курсы по архивному делу.
Проблемы и вызовы
Несмотря на активную работу, перед управлением делами архивов Кировской области стоят следующие задачи:
- Финансирование – необходимость постоянных инвестиций в оборудование и программное обеспечение.
- Сохранность старых носителей – деградация магнитных лент, микрофильмов.
- Защита персональных данных – соблюдение требований ФЗ‑152 «О персональных данных» при открытии исторических материалов.
- Недостаток квалифицированных кадров – требуются специалисты по цифровой консервации и кибербезопасности.
- Интеграция с другими региональными информационными системами – необходимость создания единой платформы для обмена данными.
Перспективы развития
К 2030 году планируется:
- Достичь уровня оцифровки 80 % всех бумажных фондов, хранящихся в региональных архивах.
- Внедрить искусственный интеллект для автоматической классификации и распознавания текста (OCR) в исторических документах.
- Создать облачную платформу для совместного доступа к архивным материалам научных и образовательных учреждений.
- Разработать мобильное приложение с функцией дополненной реальности (AR) для интерактивных экскурсий по архивным экспозициям.
- Укрепить международное сотрудничество, участвуя в проектах UNESCO по сохранению культурного наследия.
Как стать пользователем архивных фондов
Для получения доступа к архивным материалам необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Зарегистрироваться на официальном портале archives.kirovregion.ru.
- Сформировать запрос в разделе «Электронная заявка», указав:
- Наименование фонда или конкретного документа.
- Цель исследования (научная, учебная, личная).
- Требуемый формат (копия, скан, оригинал).
- Ожидать подтверждения от архивного специалиста (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).
- Получить материал в выбранном формате: лично в читальном зале, по электронной почте или через скачивание из личного кабинета.
Управление делами архивов Кировской области – это динамичная система, сочетающая традиционные методы охраны исторических документов и современные цифровые технологии. Благодаря чёткой правовой базе, структурированному управлению и активному процессу оцифровки регион сохраняет своё культурное наследие и делает его доступным для исследователей, педагогов и широкой общественности. Решение текущих проблем и реализация стратегических планов позволит Кировской области стать одним из лидеров в России по эффективному использованию архивных ресурсов.
Контактная информация:
Кировский областной архив
Адрес: 610000, г. Киров, ул. Советская, 12
Тел.: +7 (8332) -5‑55‑55
E‑mail: info@archives.kirovregion.ru
Сайт: https://archives.kirovregion.ru