Цель документа: предоставить сотрудникам организации полное руководство по организации, ведению и использованию архивного фонда в соответствии с действующим законодательством РФ и нормативными актами.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие работу с архивными документами:

1. Приказ Минкультуры России от № 526 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
2. Приказ Росархива от № 237 «Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения».
3. Приказ Росархива от № 77 «Правила организации архивного фонда в органах местного самоуправления и организациях».
4. ГОСТ ISO/IEC 17025:2017, раздел 9 «Правила управления архивными документами» (требования к помещению, номенклатуре, приёмке, выдаче и утилизации).
5. Методические рекомендации по разработке нормативных и методических документов по архивному делу (внутренние документы организации).

Основные понятия

• Архивный фонд – совокупность всех архивных документов, принятых к хранению в организации.
• Архивный документ – документ, подлежащий длительному хранению в архиве в соответствии с установленными сроками.
• Срок хранения – период, в течение которого документ сохраняется в архиве (установлен нормативным актом).
• Утилизация – процесс уничтожения архивных документов после истечения срока их хранения.

Обязанности и роли

Для эффективного управления архивом необходимо чётко распределить функции:

Роль	Основные обязанности
Руководитель организации	Утверждает регламенты, обеспечивает ресурсное обеспечение архива.
Главный архивариус (ответственный за архив)	Разрабатывает нормативные документы, контролирует соблюдение сроков хранения, организует приём‑выдачу и утилизацию.
Сотрудники подразделений	Подготавливают документы к передаче в архив, заполняют формы, соблюдают сроки передачи.
Специалисты по ИТ (для электронного архива)	Обеспечивают работу систем электронного документооборота, резервное копирование, безопасность данных.

Процедуры управления архивом

Подготовка документов к передаче

1. Определить тип документа согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 237).
2. Проверить полноту и соответствие оригиналов (подписи, печати, даты).
3. Заполнить форму «Акт приёма‑передачи архивных документов» (образец – Приложение 1).
4. Указать срок хранения, основанный на нормативных актах.
5. Пометить документы штрих‑кодом/бар‑кодом для автоматизированного учёта.

Передача документов в архив

• Передача осуществляется в установленный день (не реже одного раза в месяц).
• Сопровождающий лист (акт) подписывается представителем подразделения и архивариусом.
• Документы размещаются в соответствующем деле (дело‑год‑номер) согласно номенклатуре архива.

Приёмка и регистрация в архиве

1. Проверка соответствия актов и фактического наличия документов.
2. Внесение записи в журнал приёма‑выдачи архивных документов (электронный или бумажный).
3. Назначение места хранения (физическое помещение, стеллаж, ящик) и запись в реестр фондов.
4. Создание электронного описания (metadata) в системе EDRMS (Electronic Document & Records Management System).

Хранение и охрана архивных документов

Требования к помещению архива (согласно ГОСТ ISO/IEC 17025):

• Температура +18…+22 °C, относительная влажность 45…55 %.
• Защита от прямого солнечного света, пыли, влаги и механических повреждений.
• Контроль доступа: только уполномоченные лица (карточки доступа, журнал входа).
• Регулярный мониторинг условий (ежемесячные измерения).

Выдача и использование архивных документов

1. Сотрудник оформляет запрос на выдачу (форма Приложение 2).
2. Архивариус проверяет наличие, срок хранения и цель использования.
3. Оформляется акт выдачи с указанием количества копий, сроков возврата.
4. После использования документы возвращаются в архив и фиксируются в журнале.

Утилизация архивных документов

Утилизация производится только после истечения установленного срока хранения и при отсутствии ограничений (например, судебных запретов).

1. Подготовка плана утилизации (форма Приложение 3).
2. Согласование плана с руководителем организации и, при необходимости, с Росархивом.
3. Уничтожение производится в специализированных организациях, с выдачей сертификата утилизации.
4. Ведение реестра утилизированных документов.

Документация и формы

Все формы и реестры должны быть утверждены в должностных инструкциях архивариуса и храниться в архиве организации.

• Акт приёма‑передачи архивных документов
• Журнал приёма‑выдачи
• Реестр фондов и дел
• Запрос на выдачу архивных документов
• План утилизации и сертификат утилизации

Электронный архив и системы управления

Для упрощения работы рекомендуется использовать системы электронного документооборота (EDRMS), такие как:

• Docsvision – модуль «Управление архивом» позволяет создавать разделы и дела по годам, вести электронный реестр и автоматизировать контроль сроков.
• Directum – обеспечивает номенклатуру дел, автоматическое формирование сроков хранения и их контроль.
• ArcGIS Enterprise – хранение резервных копий данных векторных слоёв, возможность восстановления в случае аварий.

Ключевые функции ИТ‑систем:

1. Метаданные документов (дата, тип, срок хранения, ответственный).
2. Автоматическое уведомление о приближающемся окончании срока хранения.
3. Контроль доступа (роли, права).
4. Резервное копирование и восстановление (соответствие требованиям ISO/IEC 27001).

Контроль и аудит

Регулярный контроль осуществляется в виде:

• Ежеквартального аудита соответствия сроков хранения.
• Проверки условий хранения (температура, влажность, охрана).
• Сверки реестра фондов с фактическим наличием документов.
• Отчётности перед Росархивом (при необходимости).

Обучение персонала

Для поддержания высокого уровня качества работы с архивом необходимо:

1. Проводить вводный курс для новых сотрудников (обзор нормативов, правила передачи и выдачи).
2. Организовать ежегодные семинары по обновлению нормативных актов и работе с ИТ‑системами.
3. Вести журнал повышения квалификации архивариуса (по рекомендациям Минкультуры).

Лучшие практики

• Стандартизация номенклатуры – использовать единый классификатор документов (по типу, подразделению, году).
• Автоматизация – внедрить электронный реестр и автоматические напоминания о сроках.
• Регулярный мониторинг условий хранения – фиксировать показатели в журнале и корректировать при отклонениях.
• Документирование всех действий – каждый приём, выдача и утилизация фиксируются в акте.
• Соблюдение конфиденциальности – ограничить доступ к документам, содержащим персональные данные.

Эффективное управление архивом обеспечивает сохранность важнейших управленческих и юридических документов, упрощает их поиск и использование, а также гарантирует соответствие требованиям законодательства РФ. Следуя представленной инструкции, организация сможет построить надёжную систему архивного делопроизводства, минимизировать риски потери информации и обеспечить прозрачность работы с документами.

---

Дата актуализации: 18:11:07