Управление архивом — это сложный‚ многоуровневый процесс‚ направленный на обеспечение сохранности‚ учетности и доступности архивных документов на всем их жизненном цикле. Эффективное архивное дело является фундаментом правового состояния организации‚ гарантией ее исторической памяти и инструментом оптимизации управленческих процессов. В данной статье подробно рассматриваются ключевые задачи и функции управления архивом в соответствии с современными стандартами архивоведения (в частности‚ требованиями ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018 и международным стандартом ISO 15489).

Основные задачи управления архивом

Задачи управления архивом формируются из миссии архивного учреждения или подразделения. Их можно классифицировать по стратегическим‚ тактическим и операционным уровням.

Стратегические задачи (целеполагание и развитие)

• Формирование архивной политики: разработка и утверждение нормативных документов (Положения об архиве‚ Инструкций‚ Планов формирования фондов)‚ регламентирующих работу с документами.
• Обеспечение правовой ответственности: создание условий для предоставления документов в установленные законом сроки заинтересованным сторонам (судам‚ правоохранительным органам‚ гражданам‚ аудиторам).
• Стратегическое планирование ресурсов: обоснование потребностей в помещениях‚ оборудовании‚ программном обеспечении (ЭАРХ/СЭД)‚ кадрах и финансировании на долгосрочную перспективу.
• Цифровая трансформация: внедрение технологий электронного документооборота‚ перевода бумажных фондов в электронный вид (цифровое копирование) и обеспечение долгосрочного хранения электронных документов (DLH).

Тактические задачи (организация процессов)

• Организация приема и регистрации: построение процесса передачи дел в архив от структурных подразделений (образователей) с соблюдением сроков и правил экспертизы ценности документов.
• Научно-справочный аппарат (НСА): создание и поддержание в актуальном состоянии описей‚ указателей‚ карточек учета‚ электронных баз данных для быстрого поиска информации.
• Обеспечение условий хранения: контроль микроклимата (температура‚ влажность)‚ освещения‚ пожаробезопасности‚ санитарного состояния и безопасности помещений хранения.
• Управление сроками хранения и утилизацией: ежегодная проведение акта экспертизы ценности и сроков хранения‚ формирование дел к уничтожению или перечней к бессрочному хранению.

Операционные задачи (повседневная деятельность)

• Выдача документов на временное пользование (внутренним и внешним пользователям) и учет их возврата.
• Оформление справок‚ выписок‚ заверенных копий.
• Проведение инвентаризаций фондов (полных и выборочных).
• Ремонт‚ реставрация‚ обеззараживание и переплетка поврежденных документов.
• Ведение отчетности (формы госстатистики‚ внутренние отчеты перед руководством).

Функции управления архивом

Функции представляют собой специфические виды управленческой деятельности‚ через которые реализуются задачи. В архивоведении принято выделять общие управленческие функции (по Файолю/Менделю) и специальные архивные функции.

Общие управленческие функции

1. Планирование:
   • Разработка годового плана работы архива (график приема дел‚ инвентаризаций‚ экспертиз).
   • Планирование бюджета на закупку архивной техники‚ расходников‚ лицензий на ПО.
   • Планирование кадровых потребностей (обучение‚ повышение квалификации архивистов).
2. Организация:
   • Распределение обязанностей между сотрудниками (приемка‚ описание‚ выдача‚ хранение‚ НСА).
   • Создание рабочих мест‚ соответствующих эргономическим и безопасностным требованиям.
   • Внедрение и администрирование автоматизированных систем (СЭД‚ ЭАРХ‚ 1С:Архив и др.).
3. Мотивация:
   • Стимулирование сотрудников к качественному описанию дел‚ внедрению инноваций (OCR‚ автоклассификация).
   • Создание условий для профессионального роста (членство в профессиональных ассоциациях‚ участие в конференциях).
4. Контроль:
   • Ежедневный контроль за соблюдением режима хранения (температура/влажность журналы/датчики).
   • Проверка полноты и своевременности поступления дел от образователей.
   • Аудит качества описания дел (соответствие номенклатуре‚ полноту реквизитов).
   • Контроль за соблюдением сроков выдачи документов и предоставления информации.
5. Координация:
   • Взаимодействие с делопроизводителями (структурными подразделениями) на этапе формирования дел.
   • Связь с вышестоящими архивами/органами архивного дела (Росархив‚ архивы субъектов РФ) по вопросам методики и передачи фондов.
   • Координация с ИТ-отделом по вопросам резервного копирования‚ информационной безопасности ЭАРХ.

Специальные (профильные) архивные функции

Эти функции уникальны для архивного дела и составляют его профессиональное ядро.

А. Функция формирования архивного фонда (Аквизиция)

Включает в себя:

• Экспертизу документов на предмет ценности: определение исторической‚ правовой‚ практической ценности для установления сроков хранения (временные / бессрочные).
• Приемку документов: проверку соответствия дел требованиям ГОСТ Р 7.0.99-2018 (формирование дел)‚ полноте‚ оформлению корешков‚ наличию описей.
• Учет поступивших фондов: внесение данных в общий журнал учета фондов (ф. № 28 или электронный аналог).

Б. Функция описания и научно-справочной обеспеченности (Инвентаризация/Каталогизация)

• Создание номенклатуры дел (утверждается ежегодно) — основного документа управления фондом.
• Составление описаний дел (ф. № 29) — основного справочника по фонду.
• Ведение указателей (именных‚ географических‚ предметных) для обеспечения доступа к информации внутри дел.
• Формирование электронных каталогов/баз данных с полнотекстовым поиском и метаданными по стандартам Dublin Core‚ ISAD(G)‚ РАДД (Русские архивные описательные данные).

В. Функция хранения и сохранение (Презервация)

• Обеспечение физической сохранности: поддержание микроклимата (Т 18±2°С‚ Вл 50±5% для бумаги)‚ защита от света‚ пыли‚ газов‚ биологических поражающих (грибок‚ насекомые‚ грызуны).
• Обеспечение химической стойкости: использование безкислотных коробок‚ папок‚ переплетных материалов.
• Профилактика и реставрация: плановые мероприятия по очистке‚ укреплению бумаги‚ восстановлению носителей информации (фото‚ пленка‚ магнитные ленты‚ оптические диски).
• Долгосрочное хранение электронных документов (DLH): миграция форматов‚ проверка целостности (хеш-суммы)‚ эмуляция сред‚ поддержка читаемости носителей.

Г. Функция предоставления и использования (Референс-сервис)

• Организация доступа: определение режима доступа (открытый‚ ограниченный‚ секретный) в соответствии с законодательством (152-ФЗ‚ Закон о гостайне‚ Архивный закон).
• Обслуживание пользователей: работа в читальном зале‚ удаленное обслуживание через портал архива/СЭД‚ предоставление копий (бумажных и электронных).
• Информационно-рекламная деятельность: публикация путеводителей‚ создание виртуальных выставок‚ публикация в соцсетях/на сайте для популяризации фондов.

Д. Функция учета и мониторинга состояния фондов

• Ведение Государственного учета архивных фондов (для гос. архивов) или внутреннего учета (для ведомственных/корпоративных).
• Проведение инвентаризаций (плановых и внеплановых) для выявления утерь‚ порчи‚ несоответствия учета реальности.
• Анализ коэффициентов использования фондов (оборот фонда‚ процент выдач‚ популярность фондов) для оптимизации хранения (перемещение редкоупотребительных фондов в удаленные хранилища).

Е. Функция экспертизы и утилизации (Деселекция)

• Ежегодная проведение акта экспертизы ценности и сроков хранения (Комиссия по экспертизе).
• Формирование перечней дел к уничтожению (с изъятием документов бессрочного хранения) и перечней дел к бессрочному хранению.
• Организация уничтожения документов с истекшими сроками хранения (шредерование‚ макулатура‚ санитизация электронных носителей) с составлением акта уничтожения.

Современные вызовы и векторы развития управления архивом

Традиционные задачи и функции трансформируются под воздействием цифровизации:

Ключевые нормативные документы‚ регламентирующие задачи и функции

Для правового обоснования деятельности архива необходимо опираться на следующий пакет документов:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий принципы‚ задачи‚ права и обязанности.
2. Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении типовых нормативных правовых актов‚ регламентирующих архивное дело в организациях» (Типовое положение об архиве‚ Типовая номенклатура дел‚ Типовые перечни сроков хранения).
3. ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
4. ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Формирование дел организаций. Общие требования».
5. ГОСТ Р 7.0.101-2019 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования».
6. ISO 15489-1:2016 «Information and documentation — Records management» (Международный стандарт управления записями).
7. ФЗ-152 «О персональных данных» и ФЗ-98 «О коммерческой тайне» — при определении режима доступа.

Управление архивом — это не просто «хранение бумаг»‚ а системная управленческая деятельность‚ охватывающая весь жизненный цикл документа: от момента его создания (или поступления в организацию) до окончательного уничтожения или перевода в бессрочное хранение как части национального культурного наследия.

Главное правило эффективного управления архивом: переход от реактивной модели («принял — положил на полку») к проактивной модели управления записями (Records Management)‚ где архивная функция интегрирована в бизнес-процессы организации‚ автоматизирована и обеспечивает не только сохранность‚ но и быструю извлекаемость информации для принятия управленческих решений.

Качественное выполнение задач формирования‚ описания‚ хранения‚ учета и предоставления документов‚ основанное на четком разделении функций планирования‚ организации‚ мотивации и контроля‚ превращает архив из «центра затрат» в стратегический актив организации.

Статья подготовлена на основе требований российского архивного законодательства и международных стандартов архивоведения. Рекомендуется использовать как методическую основу для разработки внутренних нормативных актов организации (Положения об архиве‚ Инструкций архивариуса‚ Планов работы).