Управление архивов и документации Карагандинской области — это ключевой структурный подразделение аппарата акимата области‚ осуществляющее государственное управление в сфере архивного дела и документирования. Оно играет системообразующую роль в сохранении документального наследия региона‚ обеспечении правовых гарантий граждан и поддержке управленческой деятельности органов власти.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность управления регламентируется комплексом нормативных правовых актов Республики Казахстан:

• Конституция РК, гарантия права граждан на доступ к архивным документам‚ затрагивающим их права и свободы.
• Закон РК «Об архивном деле и архивах» — основной отраслевой закон‚ определяющий принципы формирования‚ хранения‚ учета и использования архивных фондов.
• Закон РК «Об офисной работе и делопроизводстве» — регулирует вопросы документирования деятельности государственных органов и организаций.
• Постановления Правительства Рка и Приказы Министра культуры и информации РК — уточняют порядок ведения дела‚ сроки хранения‚ требования к цифровизации и электронному документообороту.
• Актовые документы акимата Карагандинской области — локальные нормативные акты‚ адаптирующие федеральное законодательство к региональным специфике.

Основные функции и полномочия

В соответствии с Типовым положением об управлении архивов и документации области‚ к ключевым задачам относятся:

1. Государственное управление и координация: реализация единой государственной политики в сфере архивного дела на территории области; методическое руководство архивами районов‚ городов областного подчинения и архивами ведомств.
2. Формирование и сохранность архивных фондов: прием на хранение архивных документов от государственных органов‚ организаций‚ лиц; контроль за состоянием фондов‚ обеспечение условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антибиологическая защита).
3. Научно-справочная работа и использование: составление справочных аппаратов (путеводителей‚ описей‚ каталогов); выдача архивных справок‚ выписок‚ заверенных копий гражданам и организациям; организация доступа к документам в читальных залах и через электронные порталы.
4. Методическое обеспечение делопроизводства: контроль за организацией делопроизводства в органах управления и ведомствах; утверждение типовых номенклатур дел‚ сроков хранения; экспертиза документов на предмет исторической ценности.
5. Цифровизация и электронное документооборот: перевод фондов в электронный вид; ведение электронных баз данных; интеграция в единую государственную систему электронного документооборота (ЕГСЭД) и портал «Электронный архив».
6. Международное и межрегиональное сотрудничество: обмен опытом‚ участие в конференциях‚ реализацию совместных проектов по восстановлению утерянных документов.

Организационная структура

Структура управления формируется акимом области по представлению руководителя управления. Типично для регионального органа архивного дела следующее структурное деление:

• Руководитель управления (Директор области архивов) — несет персональную ответственность за выполнение задач.
• Заместители руководителя — курируют отдельные направления (фондово-хранительская работа‚ использование и информатизация‚ делопроизводство‚ административно-хозяйственная часть).
• Отдел (сектор) формирования и государственной регистрации архивных фондов — приемка документов‚ государственная регистрация фондов (ГРАФ)‚ экспертиза ценности документов.
• Отдел (сектор) хранения и обеспечения сохранности — работа в хранилищах‚ санитарно-профилактическая обработка‚ реставрация‚ переплетное дело.
• Отдел (сектор) научной обработки и использования, опись документов‚ составление справочников‚ работа в читальном зале‚ выдача справок‚ оцифровка.
• Отдел (сектор) делопроизводства и методической работы — инспекции делопроизводства в ведомствах‚ согласование номенклатур‚ обучение кадров.
• Служба информатизации и технической защиты информации — администрирование АИС «Архив»‚ электронного архива‚ защита персональных данных.
• Административно-хозяйственный сектор — кадры‚ финансы‚ бухгалтерия‚ материально-техническое обеспечение.

Архивные фонды области: состав и ценность

Архивные фонды Карагандинской области являются уникальным историческим источником‚ отражающим этапы формирования промышленного гиганта Казахстана — угольной и металлургической базы страны.

Ключевые комплекты фондов:

• Документы органов советской власти (1920–1990 гг.): исполкомы облсовета‚ горсовета‚ райисполкомы; отраслевые управления (горнорудное‚ угольное‚ металлургическое‚ сельское хозяйство).
• Фонды промышленных предприятий-гигантов: АО «АрселорМittal Темиртау» (ранее КМС)‚ АО «Каззуголь»‚ РГП «КазНИИМОН»‚ шахты «Абай»‚ «Майкудук»‚ «Сараны» и др. Это уникальные материалы по истории индустриализации‚ Великой Отечественной войне (эвакуационные заводы)‚ развитию девственных земель.
• Персональные фонды: выдающихся ученых‚ геологов (открывавших Карагандинское угольное поле)‚ писателей‚ Героев Социалистического Труда‚ участников войны и трудового фронта.
• Документы периода независимости (с 1991 г.): акимат области‚ маслихат‚ территориальные органы министерств‚ документы по вопросам приватизации‚ социально-экономического развития‚ ЭКСПО-2017.
• Фонды ЗАГС и нотариальных архивов: акты гражданского состояния (рождение‚ брак‚ смерть) — основной массив для подтверждения прав граждан на пенсии‚ наследство‚ жилье.

Общий объем фондов исчисляется сотнями тысяч дел (хранительных единиц)‚ размещенных в специализированных хранилищах общей площадью нескольких тысяч квадратных метров.

Цифровая трансформация и электронные сервисы

В последние годы управление делает акцент на переходе к «безбумажному» архиву и предоставлении услуг в режиме «онлайн»:

• Портал «Электронный архив» (e-archive.kz): удаленный доступ к оцифрованным фондам (метрические книги‚ ревизские сказки‚ документы по репрессиям‚ фотофонды).
• Автоматизированная информационная система «Архив» (АИС «Архив»): учет фондов‚ формирование электронных описей‚ учет обращений пользователей.
• Единый портал государственных услуг (egov.kz): заказ архивных справок (подтверждение стажа‚ зарплаты‚ места жительства‚ наград) в электронном виде с доставкой по почте или получением через ЦОН.
• Цифровизация фондов: ежегодное сканирование десятков тысяч дел по приоритетным тематикам (репрессированные‚ ветераны‚ земельные дела‚ метрические книги).
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО): перевод делопроизводства акимата и ведомств на электронный вид с автоматической передачей дел в архив по истечении сроков хранения в ведомстве.

Работа с обращениями граждан и социально-правовое значение

Одной из самых востребованных функций является выдача архивных справок. Ежегодно управление обрабатывает тысячи запросов:

• Пенсионные справки: подтверждение стажа работы на вредных/тяжелых производствах‚ в далеких северных регионах‚ стажа работы вообще (для назначения пенсий по возрасту).
• Жилищные и земельные справки: подтверждение права собственности‚ членства в кооперативе‚ факта проживания (архивы бывших исполкомов‚ ЖЭСКов‚ БТИ).
• Справки для судов и нотариусов: восстановление утерянных документов об образовании‚ награждениях‚ репрессиях родственников (для реабилитации).
• Генеалогические запросы: поиск предков по метрическим книгам (рождение‚ венчание‚ смерть) XIX–XX вв.

Сроки выдачи: согласно стандартам госуслуг‚ справки выдаются в течение 5–15 рабочих дней в зависимости от сложности поиска. Электронные запросы через egov.kz обрабатываются быстрее.

Кадровая политика и профессиональное развитие

Кадровый потенциал, основа качественной работы. В управлении работают архивисты‚ референты‚ реставраторы‚ переплетчики‚ IT-специалисты. Важное внимание уделяется повышению квалификации:

• Ежегодные стажировки и семинары на базе Казахского национального архивистического института (КазНАИ) и НЦГО «Архив».
• Обучение работе в АИС «Архив»‚ системах ЭДО‚ методам цифровизации и реставрации.
• Участие в профессиональных конкурсах («Лучший архивист года»)‚ научных конференциях.

Актуальная кадровая информация (по данным на ):

На аппаратном совещании аким области Ермаганбет Булекпаев сообщил о кадровых изменениях. На должность руководителя Управления архивов и документации (или смежной структуры) назначен Галымжан Отелбайулы. Новый руководитель обладает опытом работы в системе государственных органов‚ окончил Государственный университет (подробности биографии уточняются). Задачей нового руководства поставлено ускорение цифровизации фондов‚ повышение доступности услуг для населения и усиление методической работы с ведомственными архивами области.

Перспективы развития до 2027–2029 гг.

Стратегические ориентиры работы управления на ближайшее будущее:

1. Полный перевод на электронное делопроизводство во всех подведомственных организациях с автоматической архивацией.
2. Создание «Цифрового хранилища области» — единого репозитория для долгосрочного хранения электронных документов с гарантированной юридической значимостью (квалифицированная электронная подпись‚ временные штампы).
3. Массовая оцифровка уникальных фондов по программам «Мәңгілік Ел»‚ «Архив-2025»: документы по истории Лагерей ГУЛАГ (Карлаг‚ АЛЖИР)‚ промышленного наследия‚ genelогических источников.
4. Развитие мобильных приложений для удаленного заказа справок и просмотра описей.
5. Модернизация материально-технической базы: строительство/реконструкция хранилищ класса «А» и «Б» с автоматизированными системами микроклимата и пожаротушения (инертные газы).
6. Патриотическое воспитание: публикация документальных сборников‚ проведение выставок («Караганда в документах эпохи»)‚ внедрение архивной педагогики в школьные программы.

Контакты и реквизиты (справочно)

Для обращения в Управление архивов и документации Карагандинской области:

• Адрес: г. Караганда‚ пр. Бухар-Жирау (или ул. Нуркена Абдирова — уточнять на актуальном сайте акимата)‚ здание акимата области / отдельное здание архива.
• Режим работы приемной/читального зала: обычно Пн–Пт: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00)‚ Сб–Вс: выходной. Рекомендуется уточнять по телефону перед визитом.
• Телефоны справочного бюро / приемной: +7 (7212) XX-XX-XX (актуальные номера публикуются на сайте karaganda.gov.kz в разделе «Структура акимата» -> «Управление архивов и документации»).
• Электронная почта: archive@karaganda.gov.kz (примерный формат).
• Официальный сайт/страница: раздел на портале акимата области.

Управление архивов и документации Карагандинской области прошло путь от закрытого ведомственного хранилища до современного информационно-аналитического центра. Сегодня его миссия, не просто «хранить бумаги»‚ а обеспечивать прозрачность власти‚ защиту прав граждан и сохранение исторической памяти региона; Внедрение цифровых технологий‚ открытость фондов и профессионализм сотрудников делают архив доступным инструментом для каждого жителя области‚ ученого‚ юриста или бизнесмена.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов‚ отчетов об деятельности акимата области и информации из интернет-источников (статус на ). Для получения юридически значимых сведений и заказа услуг обращайтесь в Управление напрямую или через портал eGov.kz.