Управление делами архивов — это сложная‚ многоуровневая система государственных и муниципальных органов‚ обеспечивающая сохранность‚ учет и использование документов‚ составляющих Архивный фонд Российской Федерации. В условиях цифровой трансформации роль данных органов существенно меняется: от чисто хранительской функции они переходят к управлению информационными активами в электронной среде.

Правовое регулирование архивного дела

Деятельность органов управления по делам архивов строится на жесткой законодательной основе. Ключевыми нормативными правовыми актами являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон‚ определяющий принципы‚ полномочия и ответственность.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы электронных архивов и защиты персональных данных.
• Постановления Правительства РФ (например‚ Постановление № 1470 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве» и типовые положения об органах управления архивным делом субъектов РФ).
• Приказы Росархива — методические рекомендации по описанию‚ хранению‚ цифровизации и комплектованию архивов.

Важно: В соответствии со ст. 19 ФЗ № 125-ФЗ‚ органы управления архивным делом субъектов РФ создаются исполнительными органами власти субъектов федерации и финансируются за счет их бюджетов.

Иерархия и структура системы управления

Система управления архивами в России имеет четкую вертикаль власти:

1. Федеральный уровень: Росархив (Федеральное архивное агентство) — осуществляет контроль и надзор‚ формирует государственную политику‚ ведет Госреестр уникальных документов.
2. Региональный уровень: Управления (департаменты‚ комитеты) по делам архивов субъектов РФ. Именно они являются ключевыми операторами на местах: координируют работу муниципальных архивов‚ ведут госучет документов органов власти региона‚ формируют государственные архивы субъекта.
3. Муниципальный уровень: Архивы муниципальных образований‚ архивы органов местного самоуправления.
4. Ведомственный уровень: Архивы министерств‚ ведомств‚ государственных корпораций и организаций.

Основные функции органов управления по делам архивов

Полномочия региональных управлений по делам архивов (УДА) широты и включают:

Государственный учет и комплектование архивов

• Прием на хранение документов ликвидированных и реорганизованных государственных органов‚ организаций.
• Комплектование государственных архивов субъекта документами исторической‚ научной‚ культурной ценности.
• Ведение Единого государственного реестра архивных фондов (в части регионального сегмента).

Методологическое руководство и контроль

• Разработка и утверждение инструкций по делопроизводству‚ номенклатур делам‚ срокам хранения;
• Проведение проверок (плановых и внеплановых) состояния делопроизводства и архивного дела в ведомствах и организациях региона.
• Организация экспертизы документов на предмет их исторической ценности перед уничтожением.

Обеспечение доступа и использование

• Организация работы читальных залов‚ предоставление архивных справок гражданам (подтверждение стажа‚ зарплаты‚ наград и т;д.).
• Цифровизация фондов и создание электронных каталогов/описаний.
• Публикация архивных документов в открытом доступе (порталы «Архивы России»‚ региональные информационные системы).

Сохранность и безопасность

• Контроль за соблюдением режимов хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антибиологическая защита).
• Обеспечение информационной безопасности электронных архивов (защита от несанкционированного доступа‚ резервное копирование).

Цифровая трансформация: ГИС и электронные архивы

Современный этап развития архивного дела неразрывно связан с внедрением Государственных информационных систем (ГИС) и платформ для управления электронными документами.

Ключевые направления:

• Перевод делопроизводства в электронный вид: Отказ от бумажных дел в пользу электронных систем управления документами (СУД) и систем электронного документооборота (СЭД).
• Создание электронных архивов (ЭА): Долгосрочное хранение электронных документов с сохранением их юридической значимости (использование ЭП‚ хэш-сумм‚ форматов PDF/A‚ XML).
• Интеграция с ГИС Платформа ЦХЭД (Цифровые Хранилища Электронных Документов): Региональные управления развертывают собственные узлы или подключаются к федеральной инфраструктуре для хранения вечных и долгосрочных электронных документов.

Актуальные проблемы и тренды 2024–2026 гг.

Оптимизация и ликвидация региональных управлений

В ряде субъектов РФ наблюдается тенденция к ликвидации самостоятельных управлений по делам архивов и передаче их функций в структуру министерств культуры‚ управления внутренней политики или департаментов информатизации.

• Случай Ярославской области (конец 2025 г.): Принято решение о ликвидации областного управления по делам архивов‚ полномочия переданы в иное ведомство. Это вызвало общественный резонанс и беспокойство профессионального сообщества.
• Позиция Росархива: Руководитель Федерального архивного агентства Андрей Артизов публично выражал обеспокоенность подобными решениями. По мнению ведомства‚ выделение архивного дела в отдельную структуру — гарантия независимости экспертизы документов и сохранности фондов‚ не подчиненных текущим политическим или экономическим интересам профильных министерств.

Кадровые назначения как индикатор стабильности

Несмотря на оптимизацию‚ в ключевых регионах продолжаются целевые назначения руководителей. Например‚ с 19 января 2026 года Елена Фролова назначена начальником Управления по делам архивов Тюменской области распоряжением губернатора. Это говорит о сохранении приоритетности архивного дела в крупных промышленных регионах.

Дефицит кадров и квалификация

Сложность работы с гибридными архивами (бумага + электронные документы + базы данных) требует новых компетенций: архивисты-цифровые кураторы‚ специалисты по цифровой сохранности (digital preservation)‚ эксперты по метаданным (Dublin Core‚ METS‚ PREMIS). Образовательные программы (ВУЗы культуры‚ РГУФК‚ РГСУ) адаптируются‚ но дефицит кадров на местах остается острейшей проблемой.

Доступность архивной информации для граждан

Развитие порталов «Госуслуги» и региональных аналогов требует интеграции архивных справочно-информационных систем для предоставления услуг в проактивном режиме (например‚ автоматическое подтверждение стажа для назначения пенсии без справок).

Перспективы развития: Стратегия до 2030 года

Основные векторы развития управления делами архивов на ближайшие годы:

1. Полный переход на электронное делопроизводство в органах власти (цель — 100% документооборота в электронном виде).
2. Создание единого федерального реестра архивных фондов с открытым API для межведомственного взаимодействия.
3. Внедрение ИИ-технологий для автоматической классификации документов‚ распознавания рукописных текстов (HTR)‚ извлечения сущностей (NER) и формирования описаний фондов.
4. Укрепление правовой базы электронных архивов: детализация требований к форматам долгосрочного хранения‚ процедурам миграции данных‚ подтверждению подлинности копий.
5. Международное сотрудничество: возвращение вывезенных ценностей‚ цифровая репатриация документов‚ стандартизация метаданных (ICA‚ ISO 14721 — OAIS).

Управление делами архивов сегодня — это не просто «хранилище бумаг»‚ а высокотехнологичный сектор управления информацией‚ обеспечивающий правовую непрерывность государства‚ защиту прав граждан и сохранность исторической памяти. Ключевыми вызовами текущего момента остаются: сохранение организационной самостоятельности региональных органов (как того требует Росархив)‚ успешная миграция в цифровую среду без потери подлинности документов и решение кадрового голода. Интеграция с платформами вроде ГИС Платформа ЦХЭД становится новым стандартом инфраструктурной зрелости региональных архивных служб.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ № 125-ФЗ‚ Постановления Правительства РФ)‚ материалов сайта Росархива (rosarhiv.gov.ru) и открытых информационных источников за 2024–2026 гг. (включая новости ITFB Group‚ кадровые назначения в Тюменской области‚ ситуацию в Ярославской области).