Управление делопроизводства и архива – один из ключевых структурных подразделений Правительства Ставропольского края. Оно отвечает за организацию документооборота‚ хранение и обеспечение доступа к государственным архивным материалам‚ а также за внедрение современных информационных технологий в процессы управления.

Общая характеристика управления

Управление делопроизводства и архива (далее – УДА) образовано в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными актами. Основные задачи управления включают:

• Организацию и контроль за делопроизводством в органах исполнительной власти края;
• Ведение и охрану государственных архивов‚ формирование архивных фондов;
• Обеспечение доступа граждан и юридических лиц к архивным документам в рамках закона;
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) и цифровых архивных систем;
• Подготовку и проведение обучающих мероприятий для сотрудников государственных органов.

Миссия и цели

Миссия УДА – создание прозрачной‚ эффективной и безопасной системы управления документами и архивами‚ способствующей повышению качества государственных услуг. Ключевые цели на 2024‑2026 годы:

1. Полный переход на электронный документооборот во всех структурных подразделениях края;
2. Внедрение процессной аналитики для оптимизации сроков обработки запросов;
3. Укрепление взаимодействия с финансовыми и технологическими партнёрами (например‚ ПАО «Совкомбанк» и Сбер).

Организационная структура

Управление делопроизводства и архива состоит из нескольких отделов‚ каждый из которых отвечает за определённый блок функций:

Основные направления деятельности

Делопроизводство

В рамках делопроизводства УДА обеспечивает:

• Создание и поддержание единой системы классификации документов;
• Внедрение электронных подписей и систем контроля доступа;
• Соблюдение сроков регистрации‚ рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов.

Архивное дело

Архивный отдел отвечает за формирование и поддержание архивных фондов‚ включающих:

• Документы органов исполнительной власти‚ их исторические материалы;
• Электронные архивы‚ созданные в результате цифровизации;
• Соблюдение требований к сохранности и конфиденциальности информации.

Цифровая трансформация

С 2024 года в управлении реализуется масштабный проект цифровой трансформации‚ включающий:

1. Внедрение процессной аналитики от Сбера – система позволяет автоматически отслеживать сроки выполнения задач‚ выявлять узкие места и предлагать оптимальные решения.
2. Партнёрство с ПАО «Совкомбанк» в рамках Петербургского международного экономического форума – совместная разработка финансовых сервисов для упрощения оплаты государственных услуг.
3. Создание единой облачной платформы для хранения электронных архивов‚ обеспечивающей быстрый и безопасный доступ к документам.

Ключевые проекты и инициативы

Соглашение с ПАО «Совкомбанк»

В рамках Петербургского международного экономического форума Правительство Ставропольского края и ПАО «Совкомбанк» подписали соглашение о совместном развитии финансово‑технологических решений. Основные направления сотрудничества:

• Разработка и внедрение онлайн‑платежей за государственные услуги;
• Создание единой платёжной инфраструктуры для муниципальных и региональных органов;
• Обучение персонала работе с новыми финансовыми инструментами.

Процессная аналитика от Сбера

С 2024 года в управлении активно используется Process Mining – технология‚ позволяющая визуализировать реальное выполнение бизнес‑процессов. Благодаря ей удалось:

• Сократить среднее время обработки запросов граждан на 27 %;
• Уменьшить количество ошибок в документообороте на 15 %;
• Повысить прозрачность работы подразделений за счёт автоматических отчётов.

Электронный архивный портал

Запущен портал archive.stavkray.ru‚ где:

• Можно запросить копию любого публичного документа;
• Доступен поиск по ключевым словам‚ датам и типам документов;
• Обеспечена защита персональных данных в соответствии с ФЗ‑152.

Правовая база

Деятельность УДА регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Федеральный закон № 8‑ФЗ «Об электронном документообороте»;
3. Закон Ставропольского края «Об организации делопроизводства в органах государственной власти»;
4. Приказы и методические рекомендации Правительства Ставропольского края от 2022‑2025 гг.

Контактная информация

Для обращения в Управление делопроизводства и архива используйте следующие каналы:

• Адрес: 357000‚ г. Ставрополь‚ ул. Пушкина‚ д. 12
• Телефон: +7 (8652) -5‑55‑55
• Электронная почта: info@stavkray.gov.ru
• Сайт: gov;stavkray.ru/udap

Перспективы развития

В ближайшие годы Управление планирует:

1. Достигнуть 100 % перехода на электронный документооборот;
2. Расширить функционал процессной аналитики‚ включив в неё прогнозирование нагрузки на отделы;
3. Создать региональную цифровую библиотеку исторических архивов‚ доступную для исследователей и школьников;
4. Укрепить взаимодействие с федеральными и международными архивными институтами.

Управление делопроизводства и архива Правительства Ставропольского края играет фундаментальную роль в обеспечении прозрачности‚ эффективности и законности работы государственных органов. Интеграция современных ИТ‑решений‚ таких как процессная аналитика от Сбера‚ и стратегическое партнёрство с финансовыми институтами‚ например ПАО «Совкомбанк»‚ позволяют региону идти в ногу с цифровой трансформацией‚ повышая качество государственных услуг для граждан.

Системный подход к управлению документами и архивными фондами гарантирует сохранность исторической памяти края и способствует развитию открытого и ориентированного на граждан государства.