Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать и управлять делопроизводством и архивным делом в современной организации, опираясь на действующее законодательство, лучшие практики и современные программные решения.

Эффективное управление документами и их архивным хранением – фундаментальная часть любой организации, будь то государственное учреждение, муниципальная структура или частное предприятие. От правильного построения системы делопроизводства зависят:

• Скорость и точность поиска информации;
• Соблюдение требований законодательства (125‑ФЗ, закон РБ «Об архивном деле и делопроизводстве» и др.);
• Сохранность и достоверность официальных бумаг;
• Контроль за исполнением задач и ответственности сотрудников.

В статье рассмотрим ключевые аспекты управления, нормативную базу, организационную структуру, номенклатуру дел, автоматизацию и контроль.

Правовое регулирование

В России и в Беларуси существуют специальные законы, определяющие порядок ведения делопроизводства и архивного дела.

Российская Федерация

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (вступил в силу 2006 г.) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов независимо от их формы собственности.
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 149‑ФЗ) задаёт требования к электронному документообороту (ЭДО).
• Приказы Минкультуры РФ и методические рекомендации (например, «Основные правила постановки документальной части делопроизводства»).

Республика Беларусь

• Закон от 25 ноября 2011 г. № 323‑З «Об архивном деле и делопроизводстве» определяет компетенции государственных органов, ответственных за архивную политику.
• Постановления Совета Министров и Приказы Минэкономразвития, регулирующие порядок ведения архивных фондов в государственных и муниципальных учреждениях.

Все перечисленные нормативные акты требуют от организации разработки приказов и инструкций по делопроизводству и архивному делу, а также их регулярного обновления.

Основные понятия

Функции управления в делопроизводстве

1. Планирование и разработка нормативных документов (приказы, инструкции, регламенты).
2. Организация документооборота – определение маршрутов согласования, сроков исполнения, форматов документов.
3. Контроль за соблюдением сроков хранения – автоматическое формирование напоминаний о предстоящем списании или передаче в архив.
4. Обеспечение доступа и безопасности – разграничение прав доступа, шифрование, резервное копирование.
5. Аудит и оценка эффективности – проведение проверок, анализ показателей (время обработки, количество ошибок).
6. Обучение персонала – проведение курсов повышения квалификации (например, дистанционный курс «Делопроизводство (документационное обеспечение)» от ВИАКАДЕМИИ).

Организационная структура управления делопроизводством и архивом

Структура зависит от размеров и специфики организации, но в большинстве случаев включает следующие уровни:

• Руководитель отдела делопроизводства – отвечает за стратегию и взаимодействие с другими подразделениями.
• Специалисты по документообороту – занимаются регистрацией, распределением и контролем исполнения документов.
• Архивариусы (специалисты по архивному делу) – отвечают за формирование, хранение и использование архивных фондов.
• ИТ‑подразделение – поддерживает СЭД, обеспечивает интеграцию с другими информационными системами.

Пример иерархии (по модели Docsvision):

1. Аппарат управления
2. Департамент
3. Отдел
4. Сектор

Каждый уровень может иметь собственный конструктор номенклатуры дел, что позволяет гибко настраивать классификацию и сроки хранения.

Номенклатура дел и классификация документов

Номенклатура – это систематизированный перечень видов дел, используемый для их регистрации и последующего архивирования.

Принципы построения номенклатуры

• Универсальность – должна охватывать все виды деятельности организации.
• Иерархичность – возможность создания многоуровневой структуры (отдел → направление → тип документа).
• Согласованность с законодательством – сроки хранения и категории соответствуют требованиям 125‑ФЗ и аналогичным актам.

Пример номенклатуры (упрощённый)

1. Корпоративные документы
   • Устав, учредительные документы
   • Приказы руководства
2. Финансово‑бюджетные документы
   • Бюджетные планы
   • Отчётность
3. Трудовые документы
   • Трудовые договоры
   • Приказы о приёме/увольнении
4. Техническая документация
   • Проекты
   • Эксплуатационные инструкции

Электронный документооборот (ЭДО) и автоматизация

Современные организации переходят от бумажного к электронному документообороту, что позволяет сократить издержки, ускорить процессы и обеспечить контроль.

Ключевые функции СЭД

• Регистрация входящих и исходящих документов;
• Маршрутизация и согласование в автоматическом режиме;
• Электронная подпись и криптозащита;
• Контроль сроков исполнения и автоматическое формирование напоминаний;
• Интеграция с архивным модулем (перенос документов в электронный архив после завершения их жизненного цикла).

Пример решения – Docsvision

Система Docsvision включает модуль «Архивное делопроизводство», позволяющий задать:

• Сроки и категории хранения для каждого вида документа;
• Многоуровневую иерархию подразделений (не ограничено количество уровней);
• Готовые образцы и шаблоны дел;
• Списание документов в электронный архив с сохранением метаданных.

В Смоленской областной Думе (декабрь 2006 – апрель 2007) внедрение такой системы позволило существенно ускорить поиск и контроль исполнения документов.

Переход от бумажного к электронному архиву

1. Аудит текущих бумажных архивов и определение объёмов сканирования.
2. Выбор формата сканирования (PDF/A‑1, TIFF) и уровня качества.
3. Создание электронных метаданных (дата, тип, ответственный, срок хранения).
4. Загрузка в СЭД и привязка к соответствующим делам.
5. Установление процедур доступа и резервного копирования.

Процедуры архивного хранения

Архивное хранение делится на несколько этапов:

• Комплектование – формирование архивных фондов из завершенных дел.
• Регистрация – внесение сведений о документе в реестр архивных фондов.
• Хранение – обеспечение условий (температура, влажность, защита от доступа посторонних).
• Использование – выдача документов по запросу, контроль за их перемещением.
• Списание – уничтожение или передача в другие архивы в соответствии с установленными сроками.

Согласно 125‑ФЗ, минимальные сроки хранения могут составлять от 2 до 75 лет в зависимости от категории документа (деловые, бухгалтерские, кадровые и т.д.).

Контроль и аудит

Регулярный контроль позволяет своевременно выявлять нарушения и повышать эффективность системы.

Показатели эффективности (KPI)

• Среднее время регистрации входящего документа;
• Процент документов, обработанных в установленный срок;
• Количество ошибок в номенклатуре дел;
• Уровень доступности архивных материалов (время поиска).

Аудитные мероприятия

1. Проверка соответствия реестров дел и архивных фондов нормативным требованиям.
2. Тестирование прав доступа и защиты информации.
3. Оценка состояния физического архива (условия хранения).
4. Анализ использования электронных систем (лог‑файлы, журнал операций).

Практические рекомендации по внедрению

1. Сформировать проектный офис – назначить руководителя проекта, собрать команду из ИТ‑специалистов, делопроизводителей и архивариусов.
2. Провести анализ текущих процессов (бизнес‑процессы, номенклатуру, сроки хранения).
3. Разработать регламенты и инструкции в соответствии с 125‑ФЗ и локальными требованиями.
4. Выбрать и адаптировать СЭД (например, Docsvision, 1С‑Документооборот, SAP Document Management).
5. Обучить персонал – провести тренинги, создать справочные материалы.
6. Запустить пилотный проект в одном подразделении, собрать обратную связь.
7. Постепенно масштабировать систему на всю организацию, учитывая полученный опыт.
8. Организовать постоянный мониторинг и корректировать процессы по результатам аудитов.

Управление организацией делопроизводства и архивом – это комплексный процесс, требующий согласования правовых, организационных и технологических аспектов. При правильном подходе система обеспечивает:

• Соблюдение требований законодательства;
• Оптимизацию расходов на хранение и обработку документов;
• Повышение прозрачности и контроля над бизнес‑процессами;
• Защиту информации и её доступность для уполномоченных лиц.

Инвестируя в автоматизацию (СЭД, модули архивного управления) и в обучение персонала, организация получает конкурентное преимущество и готова к вызовам цифровой трансформации.

Статья подготовлена на основе актуальной информации (данные от ) и рекомендаций ведущих экспертов в сфере делопроизводства и архивного дела.