Дата актуализации:

Эффективное управление документацией и архивами – фундамент любой современной организации, будь то лаборатория, производственное предприятие или сервисная компания. От правильной организации документооборота зависят:

• соответствие нормативным требованиям (ГОСТ, ISO/IEC 17025 и др.);
• быстрота доступа к необходимой информации;
• сокращение рисков потери данных;
• экономия времени и финансовых ресурсов.

В статье рассмотрены основные принципы, нормативные требования и практические рекомендации по построению системы управления документацией (СУД) и электронного архива (ЭА).

Нормативные основы

ГОСТ ISO/IEC 17025:2017 (Разделы 7‑9)

Для лабораторий, аккредитованных по ISO/IEC 17025, обязательны три ключевых раздела:

1. Раздел 7. Актуализация документации – определяет периодичность пересмотра, источники информации и подтверждающие сведения.
2. Раздел 8. Правила резервного копирования и восстановления – описывает способы резервирования, распределение функций и контроль выполнения.
3. Раздел 9. Управление архивными документами – регламентирует требования к помещению, номенклатуру, приемку, выдачу и утилизацию архивных материалов.

Эти требования служат базой для разработки внутренней политики документооборота.

Российские нормативные акты

Ключевые документы:

• Федеральный закон «Об архивном деле»;
• Приказы Минобрнауки РФ по ведению архивных фондов;
• Локальные нормативные акты организации (приказ о порядке управления документами, регламент использования ЭА).

Жизненный цикл документа

Резервное копирование и восстановление

Основные принципы (Раздел 8 ISO/IEC 17025)

• Регулярность: ежедневные инкрементные копии + еженедельные полные.
• Разнообразие носителей: локальные серверы, сетевые хранилища (NAS), облачные сервисы.
• Контроль доступа: только уполномоченные лица могут выполнять операции копирования/восстановления.
• Тестирование восстановления: минимум раз в квартал проверять возможность восстановления из резервных копий.

Технологические решения

Для лабораторий и бизнес‑структур часто используют комбинацию:

• Системы резервного копирования: Veeam, Acronis, Bacula.
• Облачные хранилища: Яндекс.Облако, Microsoft Azure, Amazon S3 – позволяют хранить полные копии без необходимости поддерживать собственный сервер.
• Автоматизация: скрипты PowerShell/Batch, планировщик задач Windows/Linux.

Управление архивными документами (Раздел 9 ISO/IEC 17025)

Требования к помещению

• Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %;
• Защита от пыли, прямого солнечного света, влаги и механических повреждений;
• Контроль доступа (замки, видеонаблюдение, журнал входов).

Номенклатура и классификация

Документы делятся по типу и сроку хранения:

1. Техническая документация (чертежи, спецификации) – срок 10 лет;
2. Контракты и договоры – срок 5–10 лет (в зависимости от юридических требований);
3. Отчеты и результаты испытаний – срок 3–5 лет;
4. Внутренние регламенты – срок 3 года, после чего подлежат актуализации.

Приёмка и выдача

• Каждому документу присваивается архивный номер и фиксируется в реестре.
• Выдача осуществляется по заявке с указанием цели, срока и ответственного лица.
• После использования документ возвращается в архив и фиксируется в журнале возврата.

Утилизация

Уничтожение документов производится в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивном деле» и ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (уничтожение конфиденциальных материалов). Необходимо оформить акт утилизации, подписанный руководителем и архивариусом.

Электронный архив документов (ЭАД)

Что такое ЭАД?

Электронный архив – это цифровая система, обеспечивающая централизованное хранение, упорядочивание и управление всеми видами документов (текст, графика, мультимедиа). Ключевые функции:

• Поддержка версий и истории изменений;
• Назначение атрибутов (теги, категории, сроки хранения);
• Контроль доступа и электронные подписи;
• Поиск по метаданным и полному тексту (OCR‑распознавание);
• Экспорт полной резервной копии на локальный диск.

Популярные решения

Этапы внедрения ЭАД

1. Анализ текущих процессов – выявление типов документов, объёмов, требований к срокам хранения.
2. Разработка локального нормативного акта – порядок управления, роли, права доступа.
3. Выбор и настройка программного продукта – конфигурация метаданных, шаблонов, правил архивирования.
4. Миграция данных – сканирование бумажных документов, импорт электронных файлов, присвоение атрибутов.
5. Обучение персонала – проведение семинаров, создание инструкций.
6. Тестирование и запуск – проверка резервного копирования, восстановления, поиска.
7. Поддержка и аудит – регулярные проверки соответствия требованиям ISO/IEC 17025.

Лучшие практики управления документацией

• Единый реестр – все документы (бумажные и электронные) фиксируются в единой базе.
• Метаданные как основа – каждый файл получает набор атрибутов (дата, тип, ответственный, срок хранения).
• Автоматический workflow – согласование, подпись и архивирование без ручного вмешательства.
• Регулярные аудиты – проверка актуальности, целостности резервных копий и соответствия требованиям.
• Разделение ролей – чёткое распределение функций: автор, контролёр, архивариус, ИТ‑администратор.
• Обучение и культура – сотрудники должны знать, как правильно работать с документами и архивом.

Пример политики управления документами (шаблон)

Цель и область применения
Термины и определения
Ответственность сторон
 3.1. Руководитель подразделения
 3.2. Автор документа
 3.3. Архивариус
 3.4. ИТ‑отдел
Процедуры создания, регистрации, утверждения
Периодичность актуализации (не реже 1 раз в 12 месяцев)
Резервное копирование
 6.1. Инкрементные копии – ежедневно в 02:00
 6.2. Полные копии – каждую субботу в 04:00
 6.3. Хранение копий: локальный NAS + облако Yandex Disk
Управление архивом
 7.1. Требования к помещению
 7.2. Классификация и сроки хранения
 7.3. Приёмка, выдача, утилизация
Электронный архив
 8.1. Выбор системы (EnDocs) -.2. Настройка метаданных
 8.3. Права доступа
Контроль и аудит
 9.1. Ежеквартальный внутренний аудит
 9.2. Отчетность по ISO/IEC 17025
Приложения
 10.1. Формы заявок
 10.2. Акт утилизации

Управление документацией и архивами – это не просто набор технических решений, а комплексный процесс, объединяющий нормативные требования, ИТ‑инфраструктуру и человеческий фактор. При правильном подходе организация получает:

• Гарантированное соответствие международным и национальным стандартам;
• Уменьшение риска потери критически важной информации;
• Повышение эффективности работы сотрудников за счёт быстрого доступа к нужным документам;
• Сокращение расходов на хранение и обслуживание бумажных архивов.

Внедрение современной системы электронного архива, построенной на основе описанных принципов, позволяет компаниям оставаться конкурентоспособными и готовыми к будущим вызовам.

Автор статьи: ChatGPT, виртуальный помощник