Управление хранения архивов – это комплекс мероприятий, направленных на систематизацию, сохранность, учет и доступ к архивным документам в государственных, муниципальных и частных организациях. Правильная организация архивного хранения обеспечивает юридическую значимость документов, их долговременную сохранность и возможность быстрого доступа к нужной информации.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие архивное хранение в России:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г. – определяет общие принципы формирования, комплектования, учета и использования архивных фондов.
2. Приказ Росархива № 77 от г. – утверждает Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них прописаны сроки хранения, требования к классификации и порядок передачи документов в государственный архив.
3. Региональные нормативные акты (приказ Минкультуры, муниципальные постановления) – дополняют федеральные требования в зависимости от специфики организации.

Соблюдение этих нормативных актов является обязательным как для государственных, так и для коммерческих структур (компаний, ИП, нотариусов).

Типы архивных хранилищ

• Внутренний (офисный) архив – хранение документов в помещениях организации. Требует соблюдения условий микроклимата, пожарной безопасности и контроля доступа.
• Внеофисный (внешний) архив – передача документов в специализированные архивные центры. Преимущества: профессиональное обслуживание, экономия площадей, гарантии сохранности.
• Электронный архив (СЭД) – хранение сканированных копий и оригинальных электронных документов в информационных системах.

Выбор типа хранилища зависит от объёма документов, их ценности, требований к срокам хранения и финансовых возможностей организации.

Внутренний архив

Для организации внутреннего архива необходимо:

1. Определить помещение с контролируемой температурой (18‑22 °C) и относительной влажностью (45‑55 %).
2. Обеспечить пожарную безопасность (системы автоматического пожаротушения, датчики дыма).
3. Организовать систему доступа (ключи, электронные карты, видеонаблюдение).
4. Разработать регламент работы с архивом (приём, комплектование, выдача, возврат).

Внеофисный архив

Услуги внешних архивных центров (например, Инфолоджистикс, Делис Архив) включают:

• Приём и классификацию любых документов (кадровые, бухгалтерские, технические и пр.).
• Обеспечение быстрых запросов к документам (в среднем 24 ч).
• Контроль сроков хранения и автоматическое уведомление о предстоящей утилизации.
• Оцифровку и последующее хранение в электронном виде.

Электронный архив (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют:

• Сохранять юридическую значимость электронных документов.
• Автоматически индексировать и распознавать текст (OCR).
• Контролировать доступ и вести журнал действий пользователей.
• Интегрировать архив с другими ИТ‑системами организации (ERP, CRM).

Процедуры организации архивного хранения

Формирование архива

Архив формируется в результате систематического пополнения документами, которые:

• Утверждены к передаче в архив (по решению руководителя).
• Соответствуют установленным срокам хранения (см. таблицу ниже).

Классификация и комплектование

Документы классифицируются по категориям:

Учет и контроль

Для учёта документов используют:

• Картотечный учёт (бумажные карточки, штрих‑коды).
• Электронные системы «Архивное дело», «Электронный архив» и др., которые автоматизируют:
  • Регистрацию поступления.
  • Отслеживание местоположения.
  • Контроль сроков хранения.
  • Подготовку к передаче в государственный архив.

Доступ и выдача

Запросы к архиву оформляются в виде служебных записок или электронных заявок. При выдаче документов фиксируется:

1. Дата и время выдачи.
2. ФИО получателя и его должность.
3. Перечень выданных материалов.
4. Подпись получателя (в электронном виде – цифровая подпись).

Утилизация

По истечении установленного срока хранения документы подлежат утилизации. Процедура утилизации включает:

• Согласование с руководителем.
• Подготовку акта утилизации (подписи ответственных лиц).
• Передачу в лицензированную организацию по уничтожению бумаг.

Управление электронным архивом

Оцифровка бумажных документов

Эффективная оцифровка включает:

1. Сканирование с разрешением не менее 300 dpi.
2. Применение OCR (распознавание текста) для последующего поиска.
3. Назначение метаданных (дата, тип, подразделение).
4. Проверку качества сканов (отсутствие искажений, полное покрытие страницы).

Хранение электронных документов

Ключевые требования к электронному архиву:

• Надёжные резервные копии (минимум 3 копии, хранение в разных географических локациях).
• Контроль целостности файлов (контрольные суммы, цифровые подписи).
• Соблюдение требований к электронной подписи и доступности в течение установленного срока.
• Регулярные аудиты безопасности.

Интеграция с системами управления документами (СЭД)

Современные СЭД позволяют:

• Автоматически формировать архивные карточки при завершении жизненного цикла документа.
• Управлять правами доступа (роли, группы пользователей).
• Отслеживать изменения в реальном времени (журнал аудита);
• Генерировать отчёты о состоянии архива (кол‑во документов, сроки хранения, статус утилизации).

Лучшие практики управления архивным хранением

• Разработать внутренний регламент в соответствии с Приказом № 77 и ФЗ‑125, адаптировать его под особенности организации.
• Проводить регулярные инвентаризации (раз в полгода) для сверки фактического наличия документов с учётными данными.
• Обучать персонал – проводить семинары по правилам обращения с архивными документами и работе в СЭД.
• Внедрять автоматизацию – использовать специализированные программы («Архивное дело», «Электронный архив», «DocuWare») для снижения человеческого фактора.
• Контролировать микроклимат в физических хранилищах (температура, влажность, отсутствие прямого солнечного света).
• Обеспечить резервное копирование электронных архивов минимум раз в сутки и хранить копии в облаке и на физическом носителе.
• Планировать миграцию форматов – своевременно переводить документы из устаревших форматов (например, ;doc) в современные (PDF/A).
• Согласовывать утилизацию с юридическим отделом, чтобы избежать потери документов, имеющих доказательственную ценность.

Примерный алгоритм организации архивного хранения в организации

1. Определение объёма и типов документов – анализ текущего документооборота.
2. Разработка политики архивирования – сроки хранения, классификация, ответственные лица.
3. Выбор типа хранилища (внутренний, внешнее, электронный) и заключение договоров с провайдерами (при необходимости).
4. Подготовка помещений – установка систем контроля микроклимата и безопасности.
5. Классификация и комплектование – присвоение архивных номеров, формирование карточек.
6. Внедрение СЭД – импорт метаданных, настройка прав доступа.
7. Обучение персонала – проведение инструктажей и практических занятий.
8. Запуск учёта и контроля – ввод данных в систему, настройка автоматических уведомлений о сроках утилизации.
9. Регулярный мониторинг – отчёты, аудиты, корректировка процессов.

Эффективное управление хранения архивов – это сочетание строгого соблюдения законодательных требований, грамотной организации физических и электронных хранилищ, автоматизации учёта и постоянного контроля. При правильном подходе архивные документы сохраняют свою юридическую силу, обеспечивают быстрый доступ к важной информации и помогают организации соответствовать нормативным требованиям, минимизируя риски потери данных.

Помните: правильная организация архива сегодня – экономия времени и средств завтра.