Эффективное управление персоналом невозможно без надёжного учёта и архивирования кадровых документов. Современные организации используют как бумажные, так и электронные архивы, соблюдая требования законодательства РФ (ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле») и нормативов по защите персональных данных. В статье рассмотрены ключевые аспекты создания и ведения архива сотрудников, технологические решения (1С:ЗУП, 1С:Архив), а также практические рекомендации.

Правовая база

Согласно Федеральному закону от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Перечню типовых управленческих архивных документов, организации обязаны:

• Определять перечень кадровых документов, подлежащих архивированию.
• Устанавливать сроки их хранения (от 3 до 75 лет в зависимости от типа документа).
• Обеспечивать сохранность и конфиденциальность персональных данных.
• Вести опись архивных дел и регистрировать их в государственном реестре архивных фондов.

Нарушение этих требований влечёт административную ответственность и повышает юридические риски компании.

Что такое архив сотрудников?

Архив сотрудников – это систематизированный набор личных дел, содержащих все кадровые документы, связанные с конкретным работником, от трудового договора до справок о доходах и увольнении. Архив может быть:

• Бумажным – традиционные папки и описи.
• Электронным – файлы, хранящиеся в системе СХЭД (Система Хранения Электронных Документов) или в 1С:Архив.

Формирование личного дела сотрудника

3.1 Состав документов

Этап	Документы	Срок хранения
Трудоустройство	Трудовой договор, заявление, копия паспорта, ИНН, СНИЛС, медицинская справка	30 лет после окончания трудовых отношений
Трудовая деятельность	Приказы о повышении, перемещении, аттестации, графики работы, табели	30 лет
Увольнение	Приказ об увольнении, расчётный лист, справка о доходах (2‑НДФЛ), акт приёма‑сдачи дел	30 лет
Дополнительные документы	Образцы согласий на обработку персональных данных, электронные подписи, копии сертификатов	5–10 лет (в зависимости от типа)

3.2 Порядок формирования папки

1. Создать папку с уникальным номером (например, № 2026‑001‑ИМ).
2. Разместить документы в порядке их появления (по хронологии).
3. Составить опись (перечень всех вложений) и подписать её ответственным кадровиком.
4. При необходимости оформить электронную копию и загрузить в 1С:Архив.

Электронный архив сотрудников

4.1 Преимущества электронного архива

• Быстрый поиск по ключевым полям (ФИО, дате, типу документа).
• Сокращение физического пространства.
• Автоматическое формирование сроков хранения и уведомления о предстоящей утилизации.
• Контроль доступа: только уполномоченные лица могут просматривать/изменять документы.
• Подтверждение подлинности через электронную подпись.

4.2 Интеграция с 1С:ЗУП и 1С:Архив

В большинстве российских компаний используется связка 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) + 1С:Архив. Процесс выглядит так:

1. В 1С:ЗУП создаётся карточка сотрудника со всеми персональными данными.
2. При формировании нового кадрового документа система автоматически заполняет реквизиты (организация, дата, номер, тип).
3. Документ передаётся в 1С:Архив, где сохраняется в виде файла с привязанной ЭП (если есть).
4. В 1С:ЗУП появляется ссылка на архивный файл, что обеспечивает единый доступ к документу из обеих систем.

Для корректной работы необходимо настроить:

• Схему прав доступа (роли «Кадровик», «Бухгалтер», «Руководитель»).
• Параметры сроков хранения в справочнике «Типы документов».
• Регулярные резервные копии архива (ежедневно, с хранением копий в облаке).

Процедура сдачи личных дел в архив

5.1 Подготовка к сдаче

1. Проверить полноту документов (по чек‑листу из пункта 3.1).
2. Составить опись дел в электронном виде (формат .xlsx или .docx).
3. Подписать опись печатью отдела кадров.
4. Если используется электронный архив – загрузить опись в 1С:Архив и привязать к соответствующей папке.

5.2 Передача в центральный архив

• Для бумажных дел – оформить акт передачи (подписывают руководитель отдела кадров и архивариус).
• Для электронных дел – выполнить операцию «Сдать в архив» в 1С:Архив, система автоматически генерирует акт и сохраняет его.

Управление персоналом в архиве

Помимо хранения документов, архив сотрудников играет роль аналитического инструмента:

• Анализ текучести кадров (по датам увольнений).
• Оценка сроков службы и планирование пенсионных выплат.
• Подготовка отчётов для проверок (Госнадзор, ФНС, ПФР).
• Выявление недостающих документов и автоматическое формирование задач в 1С:ЗУП.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствия	Решение
Отсутствие единых стандартов оформления папок	Трудности в поиске, риск потери документов	Ввести регламент (шаблоны нумерации, обязательные реквизиты)
Неправильный срок хранения	Уничтожение нужных документов или избыточное хранение	Настроить автоматический контроль сроков в 1С:Архив
Отсутствие резервного копирования	Потеря данных при сбое оборудования	Организовать ежедневные бэкапы и хранить их в облаке
Недостаточный контроль доступа к персональным данным	Утечка конфиденциальной информации, штрафы по ФЗ‑152	Внедрить ролевую модель доступа и журнал аудита

Лучшие практики внедрения архива сотрудников

1. Сформировать проектную группу – кадровик, ИТ‑специалист, юрист.
2. Разработать политику хранения и архивирования (периоды, форматы, подписи).
3. Выбрать инструмент автоматизации (1С:ЗУП + 1С:Архив, альтернативы – SAP HR, Microsoft SharePoint).
4. Провести обучение персонала (работники отдела кадров, архивариусы, руководители подразделений).
5. Запустить пилотный проект на небольшом подразделении, собрать обратную связь.
6. Внести корректировки и масштабировать решение на всю компанию.
7. Регулярно проводить аудит соответствия (каждые 6‑12 месяцев).

Архив сотрудников – это не просто хранилище бумаг, а стратегический ресурс, позволяющий компании:

• Соблюдать законодательные требования и минимизировать юридические риски.
• Обеспечить быстрый доступ к кадровой информации.
• Получать аналитические данные для планирования персонала.
• Гарантировать безопасность персональных данных.

Внедрение электронного архива на базе 1С:ЗУП и 1С:Архив, чёткое определение сроков хранения и строгий контроль доступа делают процесс управления персоналом более прозрачным и эффективным. При правильном подходе архив сотрудников становится надёжным фундаментом для любой современной организации.

---

Дата публикации:  г.