Управление по архивам Администрации города Махачкала, это структурное подразделение органов местного самоуправления, осуществляющее полномочия по управлению архивным делом на территории города. Оно играет ключевую роль в сохранении документального наследия столицы Дагестана, обеспечении прав граждан на доступ к архивной информации и поддержке документационного обеспечения деятельности городской администрации.

Правовая основа деятельности

Деятельность управления регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Республики Дагестан «Об архивном деле в Республике Дагестан»;
• Устав города Махачкала;
• Положение об Управлении по архивам, утвержденное администрацией города;
• Распоряжения и приказы Главы города и Главы Администрации города.

Основные функции и полномочия

В соответствии с типовым положением об органе управления архивным делом субъекта/муниципального образования, Управление по архивам Махачкалы решает следующие задачи:

Государственное управление и контроль

1. Осуществление контроля за состоянием архивного дела в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и организациях.
2. Методологическое руководство архивами муниципальных организаций (музеями, библиотеками, ЗАГСами, управлением архитектуры и градостроительства и др.).
3. Участие в экспертизе документации на предмет исторической ценности (формирование фондов постоянного хранения).

Обеспечение прав граждан

• Организация выдачи архивных справок, выписок и копий документов гражданам (подтверждение стажа, заработной платы, наград, места жительства и т.д.).
• Обеспечение доступа пользователей к архивным фондам в читальных залах и в электронном виде.
• Рассмотрение обращений граждан и организаций по архивным вопросам.

Сохранение и пополнение фондов

• Прием на хранение архивных фондов ликвидированных и реорганизованных муниципальных организаций.
• Контроль за соблюдением сроков хранения документов и порядком их уничтожения.
• Организация работы по оцифровке документов и созданию электронных архивов.

Документационное обеспечение Администрации

Отдельным важным направлением является ведение делопроизводства самой Администрации города: регистрация, учет, хранение и обеспечение исполнительской дисциплины по входящим и исходящим документам, поручениям Главы города.

Структура Управления

Типовая структура управления включает следующие отделы и сектора (наименования могут незначительно варьироваться в зависимости от актуального штатного расписания):

• Отдел учета, хранения и использования архивных фондов (работа с фондами, выдача справок, читальный зал);
• Отдел методологической работы и контроля (инспекции, семинары, экспертиза ценности документов);
• Сектор (отдел) делопроизводства и архива Администрации (внутренний документооборот мэрии);
• Сектор информатизации и оцифровки (создание электронных баз данных, сканирование фондов);
• Юридический сектор / сектор кадровой и правовой работы.

Услуги для граждан и организаций

Управление оказывает следующие востребованные услуги:

Выдача архивных справок и выписок

Гражданам выдаются документы, подтверждающие:

• Трудовой стаж и заработную плату (для назначения пенсий, льгот);
• Наличие наград и званий;
• Факты рождения, брака, смерти (дубликаты записей актов гражданского состояния, если ЗАГС не сохраняет архивы старше 100 лет);
• Место жительства / регистрации в прошлые периоды;
• Образование (архивы ликвидированных учебных заведений).

Научно-справочная работа

Предоставление информации по истории города, генеалогическим запросам, изучению топонимики, истории предприятий и организаций Махачкалы.

Прием документов на хранение

Прием архивов ликвидированных муниципальных предприятий, учреждений, а также документов частного происхождения (личных фондов известных граждан, семейных архивов) на условиях договора.

Режим работы и контакты

Цифровизация и проект «Электронный архив»

В рамках нацпроекта «Культура» и программы «Цифровая государственная администрация», Управление по архивам Махачкалы активно внедряет современные технологии:

• Создание автоматизированной информационной системы (АИС) «Архив» для учета фондов и формирования выдачи справок в электронном виде.
• Массовая оцифровка фондов постоянного хранения (метрические книги, делопроизводство советов народных депутатов, личные дела предприятий).
• Размещение описей фондов и справочников на официальном портале для удаленного предварительного поиска документов пользователями.
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) внутри Администрации города для перехода на бескागовый деловой оборот.

Важные нюансы для обращающихся

1. Заявление: Для получения справки необходимо написать заявление по установленному образцу (можно на месте или заранее с сайта/Госуслуг).
2. Документы: Паспорт гражданина РФ. Если запрашиваете справку не для себя — нотариальная доверенность или заявление от руки владельца данных с указанием паспортных данных доверенного лица.
3. Сроки: Закон устанавливает срок выдачи архивной справки — до 30 календарных дней (для сложных запросов), на практике стандартные справки о стаже готовят за 5–10 рабочих дней.
4. Платность: Выдача архивных справок гражданам для реализации пенсионных, трудовых, жилищных и иных социальных прав — бесплатная. Для коммерческих целей или срочного изготовления — по тарифам, утвержденным администрацией.
5. Госуслуги: Многие услуги (заказ справки о стаже, заработной плате) доступны через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) в разделе «Работа и пенсия» -> «Архивные справки». Это значительно ускоряет процесс.

Историческая справка

Архивное дело в Махачкале имеет глубокие корни. Формирование городского архива началось в советское время (архив Горсовета депутатов трудящихся). В разные годы структура подчинялась Департаменту внутренних дел ДагАССР, Главному архивному управлению при СМ РСФСР/Дагестана, а с 1990-х годов, непосредственно Администрации города. Сегодня Управление по архивам является правопреемником исторических архивов города Петропавловск-Порт-Артур-Махачкала, храня уникальные документы о строительстве порта, нефтепроводов, развитии курорта, истории национальных кадров и обороны города в годы ВОВ.

Контрольная и проверочная работа

Управление регулярно проводит плановые и внеплановые проверки состояния архивного дела в муниципальных организациях. Основные нарушения, выявляемые при инспекциях:

• Отсутствие утвержденных перечней документов (номенклатур дел).
• Несвоевременное сдача дел в архив (свыше установленных сроков хранения в структурных подразделениях).
• Нарушение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность).
• Отсутствие экспертизы документов перед уничтожением.
• Неведение учетных документов (описей, реестров).

По итогам проверок выдаются предписания об устранении нарушений, за неисполнение которых предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Управление по архивам Администрации города Махачкала — это не просто «склад старых бумаг», а современный информационно-справочный центр, гарантирующий правовую защищенность граждан, сохранение исторической памяти города и эффективное делопроизводство органов власти. Благодаря курсу на цифровизацию и интеграцию с порталом Госуслуг, получение архивных документов становится все более доступным и прозрачным для жителей столицы Дагестана.

Данная статья носит информационный характер. Для получения актуальных реквизитов, режиме работы, тарифах и списке необходимых документов обязательно обращайтесь на официальный сайт Администрации города Махачкала или по телефонам Управления по архивам.