Управление по архивам Ставропольского края — это ключевое структурное подразделение администрации региона, осуществляющее государственную политику в области архивного дела, документирования и обеспечения доступа граждан и организаций к архивным фондам. На 2026 год управление продолжает динамично развиваться, внедряя передовые цифровые технологии для повышения качества госуслуг и сохранения исторического наследия края.

История формирования и правовой статус

Архивное дело на Ставрополье имеет глубокие корни, уходящие в предреволюционное время, когда формировались первые архивы губернских управлений. В советский период система архивов прошла путь от губернского архивного управления до Областного главного архивного управления (ОГАУ).

В современной России правовой основой деятельности управления является:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Ставропольского края «Об архивном деле в Ставропольском крае»;
• Постановления Правительства Ставропольского края, утверждающие Положение об Управлении по архивам.

На данный момент Управление по архивам является ведомством администрации Главы (Губернатора) Ставропольского края — Правительства Ставропольского края. Оно осуществляет координацию работы архивных учреждений края, входящих в сетевую форму управления.

Основные функции и полномочия

Деятельность Управления охватывает широкий спектр задач, направленных на сохранение и использование документального наследия:

Государственное управление и нормативное регулирование

• Разработка и реализация региональных программ в области архивного дела;
• Методологическое руководство архивами краевого подчинения и консультационная помощь муниципальным архивам;
• Экспертиза документов на предмет исторической ценности (перечень документов, подлежащих хранению в архивах);
• Лицензирование деятельности по охране и использованию архивных документов.

Обеспечение доступа к архивной информации

• Организация выдачи архивных справок, выписок и копий документов гражданам и юридическим лицам;
• Обеспечение права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, и иную охраняемую законом тайну (в установленном порядке);
• Работа с обращениями граждан (электронные и письменные) по архивным вопросам.

Сохранение и пополнение фондов

• Прием на хранение архивных фондов органов государственной власти, местного самоуправления, организаций — правосубъектов;
• Организация научной обработки фондов (опись, систематизация, каталогизация);
• Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТу (температура, влажность, пожаробезопасность, биозащита);
• Реставрация и консервация поврежденных документов.

Информатизация и цифровизация

• Создание и развитие электронных информационных ресурсов (ЭИР), баз данных и автоматизированных систем;
• Массовая оцифровка документов для удаленного доступа;
• Интеграция с федеральными и региональными информационными системами (ЕГИССО, ГИС «Архивы», портал госуслуг).

Структура архивной сети края

Управление по архивам координирует работу единой архивной сети Ставропольского края, которая включает:

1. Краевые государственные архивы:
   • Государственный архив Ставропольского края (г. Ставрополь), главный хранитель документов краевого значения (фонды администраций области/края, предприятий, общественных организаций, личные фонды выдающихся деятелей).
   • Государственный архив современной истории Ставропольского края (г. Ставрополь) — документы советского и постсоветского периода, партийные архивы, фонды КГБ/ФСБ (рассекреченные), личное дело.
   • Государственный архив Ставропольского края в г. Пятигорске (филиал) — документы по истории Курортного края, бальнеологии, санаторно-курортного хозяйства.
2. Муниципальные архивы (архивы администраций городов и районов), находящиеся в ведении органов местного самоуправления, но получающие методическую поддержку от краевого управления.
3. Ведомственные архивы министерств, ведомств и крупных предприятий края.

Цифровая трансформация: внедрение Процессной аналитики от Сбера

Ключевое событие 2026 года стало стратегическим партнерством Правительства Ставропольского края и Сбером. В июле 2026 года было официально объявлено о внедрении решения «Процессная аналитика» (Process Mining) от Сбера в деятельность регионального управления, включая Управление по архивам.

Цели внедрения:

• Ускорение предоставления госуслуг: сокращение сроков выдачи архивных справок и ответов на запросы за счет выявления «узких мест» в бизнес-процессах.
• Повышение качества управления: переход от реактивной модели к проактивной на основе данных о реальном ходе процессов (а не на основе регламентов).
• Прозрачность и контроль: возможность мониторинга исполнительской дисциплины и загрузки сотрудников в режиме реального времени.

Как это работает на практике:

1. Сбор событийных логов: Система автоматически собирает данные из информационных систем управления (ЭДО, АИС «Архивы», CRM для работы с обращениями, портал госуслуг) без вмешательства в их код.
2. Восстановление реальных процессов: Алгоритмы строят визуальную карту того, как на самом деле проходит запрос гражданина: от регистрации на портале -> распределение по исполнителям -> поиск дела в фонде -> сканирование/ксерокопирование -> подпись руководителя -> отправка ответа.
3. Анализ отклонений: Система выявляет циклы, повторные возвраты на доработку, простои на этапе «Поиск дела» (например, из-за отсутствия электронного описи) или «Согласование».
4. Симуляция изменений: Руководство может смоделировать: «Что будет, если мы введем автоматическое распределение запросов по компетенции?» или «Как повлияет оцифровка фонда № 500 на срок ответа?».

Ожидаемые результаты для Управления по архивам:

• Сокращение среднего срока предоставления архивной справки на 20–30%;
• Снижение количества ошибок в оформлении ответов за счет автоматизированных чек-листов;
• Оптимизация трудового времени архивистов (меньше рутины — больше работы с фондами и пользователями);
• Повышение индекса удовлетворенности граждан качеством архивных услуг.

Приоритетные направления деятельности на 2026–2028 годы

Помимо внедрения Process Mining, Управление фокусируется на следующих стратегических задачах:

Массовая оцифровка и проект «Цифровой архив края»

Продолжается масштабный проект по сканированию наиболее востребованных фондов: метрические книги, ревизские сказки, фонды земских управлений, дела по репрессированным. Цель — вывести 80% запросов граждан в онлайн-режим через личный кабинет на портале госуслуг или специализированный портал «Архивы Ставрополья».

Внедрение ИИ для расшифровки и атрибуции

Пилотные проекты по использованию нейросетей для:

• Автоматического чтения рукописных текстов (HTR — Handwritten Text Recognition) документов XVIII–XIX веков;
• Автоматического заполнения метаданных (названия дел, даты, имена) для ускорения научной обработки.

Модернизация хранилищ

Капитальный ремонт и оснащение хранилищ Государственного архива Ставропольского края современными системами микроклимата, газовых пожаротушения и физической защиты. Решение вопроса о строительстве нового современного архивного комплекса для размещения растущих фондов ведомств края.

Патриотическое воспитание и наука

• Публикация документальных сборников («Ставрополье в годы ВОВ», «История космонавтики на крае»);
• Организация выставок (виртуальных и стационарных) к значимым датам;
• Поддержка геноалогических исследований — проведение семинаров, создание удобных онлайн-инструментов для поиска предков.

Обращение в Управление: контакты и порядок получения услуг

Гражданам и организациям доступны следующие каналы взаимодействия:

Управление по архивам Ставропольского края на современном этапе проходит качественную трансформацию из традиционного «хранилища бумаг» в высокотехнологичный центр управления документальной информацией; Внедрение Процессной аналитики от Сбера в 2026 году стало точкой бифуркации, позволяющей на новом уровне решить вечные проблемы архивной сферы: долгие сроки ожидания, сложность поиска информации и неравномерную загрузку специалистов.

Сохранение исторической памяти края, обеспечение прав граждан на доступ к социально-правовым документам и поддержка управленческих решений власти документально подтвержденными данными — это три кита, на которых стоит деятельность управления. Цифровизация, искусственный интеллект и процессный подход делают архивы Ставрополья доступными, понятными и эффективными для каждого жителя региона.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации Главы (Губернатора) Ставропольского края — Правительства Ставропольского края, Федерального закона № 125-ФЗ и пресс-релизов от о внедрении решений СберПроцессАналитика.