В системе государственного управления Российской Федерации особое место занимают органы‚ обеспечивающие сохранность документального наследия страны․ Управление по делам архивов (или архивное управление) — это ключевое структурное подразделение исполнительной власти (как федерального‚ так и регионального уровня)‚ на плечах которого лежит ответственность за формирование‚ учет‚ хранение и использование архивных фондов; В статье подробно разберем‚ что представляет собой данное управление‚ каковы его полномочия‚ как оно эволюционирует и какие вызовы стоят перед ним сегодня․

Правовая природа и место в системе власти

Управление по делам архивов — это уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела․ На федеральном уровне эту роль выполняет Федеральное архивное агентство (Росархив)‚ а на региональном, управления (департаменты‚ комитеты) по делам архивов субъектов РФ․

Деятельность данных органов регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной нормативный акт);
• Постановлениями Правительства РФ;
• Уставами самих управлений‚ утверждаемыми вышестоящими органами власти;
• Региональными законами об архивном деле (в субъектах Федерации)․

Важно: Управление по делам архивов не является «архивом» в бытовом понимании (местом хранения коробок с бумагами)․ Это орган управления‚ который осуществляет государственную политику‚ контроль‚ лицензирование и методологическое руководство за всей архивной сетью региона или отрасли․

Основные функции и полномочия

Согласно ст․ 10 ФЗ № 125 и типовым уставам‚ ключевые функции управления включают:

Нормативное регулирование и контроль

• Разработка и утверждение нормативных правовых актов в сфере архивного дела на соответствующем уровне․
• Государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле со стороны организаций (создателей документов)‚ архивов и должностных лиц․
• Проведение проверок состояния делопроизводства и архивного дела в ведомствах и организациях․

Формирование и учет архивного фонда

• Ведение Государственного реестра архивных фондов (на федеральном уровне) и региональных реестров․
• Организация экспертизы документов на предмет их исторической‚ научной‚ культурной ценности (определение сроков хранения)․
• Принятие решений о передаче документов в государственные архивы или об их уничтожении после истечения сроков хранения․

Методологическое обеспечение и координация

• Разработка инструкций‚ рекомендаций‚ стандартов по делопроизводству‚ архивному учету‚ хранению и оцифровке․
• Координация деятельности ведомственных и муниципальных архивов․
• Организация обучения и повышения квалификации архивистов․

Обеспечение доступа и информационная открытость

• Организация предоставления архивной информации гражданам и организациям (справки‚ выписки‚ копии)․
• Развитие электронных сервисов (порталы архивов‚ автоматизированные информационно-справочные системы)․
• Рассмотрение обращений о рассикречивании документов и изменении условий доступа․

Лицензирование и аккредитация

Управления (через Росархив на федеральном уровне) осуществляют лицензирование деятельности по восстановлению‚ консервации и микрографированию документов государственных архивных фондов‚ а также аккредитацию экспертов-архивистов․

Типовая организационная структура

Структура управления по делам архивов (на примере регионального органа) обычно включает:

1. Руководитель управления (Директор Департамента/Начальник управления) — несет персональную ответственность за выполнение полномочий․
2. Заместители руководителя — курируют отдельные направления (делопроизводство‚ государственные архивы‚ ИТ‚ правовое обеспечение)․
3. Отдел (управление) делопроизводства и архивного учета — работа с создателями документов‚ экспертиза‚ сроки хранения․
4. Отдел государственных архивов, методологическое руководство сетевыми архивами‚ контроль за хранением․
5. Отдел информатизации и электронных ресурсов — оцифровка‚ создание ЭАРХИВов‚ поддержка порталов‚ кибербезопасность․
6. Правовой отдел / Сектор контроля, проверки‚ рассмотрение жалоб‚ нормативная работа․
7. Административно-хозяйственная служба — обеспечение деятельности аппарата․

Непосредственно в подчинении у управления‚ как правило‚ находятся государственные архивы (областные‚ краевые‚ городские‚ специализированные)‚ которые являются юридическими лицами — государственными учреждениями․

Современные вызовы и тренды развития (актюальность на 2026 год)

Анализ недавних новостей и практики (включая события 2024–2026 гг․) показывает‚ что сфера архивного управления переживает период масштабной трансформации․

Оптимизация и ликвидация региональных управлений: риски и последствия

В открытых источниках фиксируются случаи ликвидации областных управлений по делам архивов (например‚ решение ярославских властей в конце 2023/начале 2024 г․ о передаче полномочий в иные структуры); Это вызывает серьезную озабоченность у профильного сообщества и руководства Росархива (А․ Артизов)․

Основные риски такого подхода:

• Потеря экспертизы: Архивное дело, высокоспециализированная сфера․ Перенос функций в департаменты культуры‚ внутренней политики или управления делами часто приводит к тому‚ что вопросы архивов решают неспециалисты․
• Снижение контроля: Ослабляется государственный контроль за делопроизводством в ведомствах‚ что ведет к массовому незаконному уничтожению документов․
• Разрыв в методологии: Прекращается системная работа по обучению кадров и внедрению стандартов․

Позиция Росархива: управление по делам архивов должно сохраняться как самостоятельный уполномоченный орган или выделяться в структурное подразделение с сохранением полноты полномочий․

Цифровая трансформация: от «Электронного архива» к «Цифровому двойнику»

Ключевой вектор, создание Единой архивной информационной системы (ЕАИС) и региональных порталов․

• Оцифровка фондов: Массовый перевод документов в электронный вид (проекты «Цифровой архив»‚ «Народная память» и др․)․
• Электронное делопроизводство (ЭДО): Управления по делам архивов становятся главными драйверами перевода офисной работы в безбумажный формат‚ разработки требований к электронным документам и электронным подписям в долгосрочной перспективе․
• Пример внедрения: В 2024 г․ ITFB Group развернула региональный архив для Службы по делам архивов ЯНАО на базе дистрибутива ГИС «Платформа ЦХЭД»․ Это эталонный кейс построения современной геоинформационной системы архива с возможностью управления пространственными данными и сложными объектами․

Кадровый голод и профессиональные стандарты

Средний возраст архивистов в регионах часто превышает 50–55 лет․ Управления по делам архивов инициируют:

• Сотрудничество с вузами (РГСУ‚ РАНХиГС‚ ИКИ РАН) для подготовки кадров по направлению «Архивоведение и документоведение»․
• Создание корпоративных университетов и центров непрерывного образования при управлениях․

Обеспечение информационной безопасности и суверенитета ПО

В условиях санкций и требований ФСТЭК/ФСБ управления по делам архивов отвечают за:

• Переход на отечественное ПО (АСТРА Линукс‚ РЕД ОС‚ СУБД Postgres Pro‚ 1С и др․)․
• Сертификацию автоматизированных систем хранения гостайны и персональных данных․
• Защиту архивных информационных ресурсов от несанкционированного доступа и утечек․

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Эффективная работа управления невозможна без взаимодействия:

Сторона	Формы взаимодействия
Росархив (Федеральный уровень)	Исполнение федеральных программ‚ отчетность‚ участие в коллегиях‚ получение методических рекомендаций‚ лицензирование․
Органы исполнительной власти субъекта / Ведомства	Контроль за делопроизводством‚ согласование графиков экспертизы‚ передача документов в архивы․
Муниципальные образования	Методологическая помощь муниципальным архивам‚ контроль за сохранностью фондов местного значения․
Общественные организации (Советы ветеранов‚ Общественные советы‚ РВИО)	Совместные проекты по оцифровке‚ поиску пропавших без вести‚ патриотическое воспитание‚ экспертиза ценности документов․
Граждане и бизнес	Предоставление архивных справок (пENSIONные‚ правовые‚ генеалогические)‚ платные услуги оцифровки и копирования․

Перспективы нормативного регулирования

На повестке дня законодательной работы (уровень Росархива и профильного комитета Госдумы):

• Поправки к ФЗ № 125: Уточнение понятий «электронный документ архивного фонда»‚ «автоматизированная информационная система архива»‚ введение обязательности создания электронных копий при передаче в госархив․
• Регламентация сроков предоставления архивной информации в электронном виде через Госуслуги / региональные порталы (цель — «один окно» для получения справок)․
• Законодательное закрепление статуса управлений по делам архивов как обязательных структурных единиц в каждом субъекте РФ для предотвращения их ликвидации/слияния․
• Регулирование ИИ в архивном деле: использование нейросетей для распознавания почерка (HTR)‚ автоматической атрибуции и классификации документов․

Чек-лист: эффективное Управление по делам архивов, как оно выглядит?

Для оценки качества работы управления (как для руководства региона‚ так и для общественного контроля) можно использовать следующие критерии:

1. Наличие актуального Устава и штатного расписания‚ соответствующего реальным задачам․
2. Покрытие контроля: процент проверенных за год организаций-создателей документов (план/факт)․
3. Цифровой уровень: доля фондов с электронными описями/изображениями‚ доступных удаленно․
4. Своевременность экспертизы: отсутствие задержек в выдаче актов экспертизы ведомствам․
5. Кадровая устойчивость: текучесть кадров ниже 10% в год‚ наличие программы наставничества․
6. Открытость: работающий портал с открытыми данными (описания фондов‚ справочники‚ сервисы заказа справок)․
7. Безопасность: наличие действующих аттестатов ФСТЭК на АРМ и серверы‚ планы реагирования на инциденты ИБ․

Управление по делам архивов, это не бюрократическая инстанция‚ а «нервная система» государственной памяти․ Оно обеспечивает правовую непрерывность поколений‚ защиту прав граждан (пенсии‚ жилье‚ реабилитация) и основу для исторической науки․

Современные вызовы — оптимизация структур власти‚ тотальная цифровизация‚ кадровый дефицит и требования информационной безопасности, требуют от управлений не просто сохранения статус-кво‚ а качественного скачка в управленческих компетенциях․ Ключевыми факторами успеха становятся: сохранение субъектности органа (против ликвидации/слияния)‚ внедрение отечественных высокотехнологичных платформ (как опыт ЯНАО) и системная работа с человеческим капиталом․ Только при этих условиях архивное дело сможет выполнить свою конституционную миссию — гарантировать доступность и сохранность документального наследия России․

---

Статья подготовлена на основе анализа ФЗ № 125-ФЗ‚ типовых уставов управлений по делам архивов субъектов РФ‚ докладов Росархива за 2023–2025 гг;‚ а также открытых новостных источников (в т․ч․ данные о ликвидации управления в Ярославской области‚ проекте ITFB Group в ЯНАО‚ позициях А․ Артизова) по состоянию на ноябрь 2026 г․